Hộ Kinh Doanh Có Được Tự Sửa Biểu Mẫu Sổ Kế Toán Không?

Trong bối cảnh quản lý thuế và kế toán đối với hộ kinh doanh ngày càng được siết chặt theo quy định mới áp dụng từ năm 2026, nhiều chủ hộ đặt câu hỏi: Hộ kinh doanh có được tự sửa biểu mẫu sổ kế toán không? Việc điều chỉnh biểu mẫu có ảnh hưởng đến tính hợp lệ của sổ sách, nghĩa vụ thuế và rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hay không là mối quan tâm rất thực tế. 

Bài viết này Kỹ năng Kế toán sẽ làm rõ quy định pháp lý hiện hành, điều kiện được phép điều chỉnh biểu mẫu sổ kế toán và những lưu ý quan trọng để hộ kinh doanh ghi chép đúng chuẩn, tránh sai sót trong quá trình hạch toán và quyết toán thuế.

I. Cơ Sở Pháp Lý

Căn cứ pháp lý trực tiếp điều chỉnh vấn đề hộ kinh doanh có được tự sửa biểu mẫu sổ kế toán không là Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, có hiệu lực từ 01/01/2026.

Theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, pháp luật cho phép hộ kinh doanh được sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý thực tế. Tuy nhiên, việc điều chỉnh chỉ giới hạn ở hình thức trình bày, không làm thay đổi bản chất thông tin kế toán và phải bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Quy định này thể hiện quan điểm quản lý mới: tăng tính linh hoạt cho hộ kinh doanh, đồng thời vẫn giữ nguyên yêu cầu về tính minh bạch, hợp lệ và khả năng kiểm tra của sổ sách kế toán khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.

II. Hộ Kinh Doanh Có Được Tự Sửa Biểu Mẫu Sổ Kế Toán Không?

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh được phép bổ sung hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán nhằm phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý. Quy định này tạo điều kiện để hộ kinh doanh linh hoạt trong cách trình bày sổ sách, thay vì bị bó buộc cứng nhắc vào một mẫu duy nhất.

Tuy nhiên, việc sửa đổi không được tùy tiện mà phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý sau:

• Ghi rõ tên sổ kế toán, ngày, tháng, năm lập sổ theo đúng kỳ kế toán.

• Có họ tên, chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh; trường hợp hộ kinh doanh có sử dụng con dấu thì phải đóng dấu theo quy định.

• Sổ kế toán được lưu trữ hợp lệ dưới hình thức giấy hoặc điện tử, bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Cần hiểu đúng rằng, sửa biểu mẫu không đồng nghĩa với thay đổi nội dung bắt buộc của sổ kế toán. Hộ kinh doanh chỉ được điều chỉnh hình thức trình bày, bố cục cột, dòng để phục vụ quản lý nội bộ tốt hơn, trong khi thông tin kế toán cốt lõi vẫn phải đầy đủ, trung thực và đúng quy định pháp luật.

III. Khi Nào Nên Sửa Biểu Mẫu Sổ Kế Toán?

Hộ kinh doanh nên cân nhắc sửa biểu mẫu sổ kế toán trong những trường hợp thực tế sau:

• Nghiệp vụ kinh doanh phát sinh đa dạng và phức tạp, trong khi biểu mẫu sổ kế toán theo quy định không phản ánh hết đặc thù quản lý, dễ gây thiếu thông tin hoặc khó theo dõi.

• Quy mô doanh thu tăng, thường xuyên phát sinh các khoản liên quan đến thuế GTGT, thuế TNCN, cần chi tiết hóa số liệu để thuận tiện đối chiếu, quyết toán thuế.

• Nhu cầu chuẩn hóa quy trình nội bộ, phục vụ việc kiểm soát dòng tiền, chi phí và chủ động làm việc với cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra.

Lưu ý quan trọng: Việc sửa biểu mẫu chỉ mang tính điều chỉnh hình thức trình bày, không được làm thay đổi ý nghĩa kế toán, nội dung bắt buộc và bản chất số liệu theo quy định. Sổ kế toán sau khi điều chỉnh vẫn phải bảo đảm tính hợp lệ, minh bạch và có thể giải trình.

IV. Rủi Ro Khi Sửa Biểu Mẫu Sổ Kế Toán

Việc sửa biểu mẫu sổ kế toán nếu thực hiện không đúng quy định có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý cho hộ kinh doanh, phổ biến nhất là:

• Sổ kế toán không đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, bị đánh giá là không hợp lệ và có thể phát sinh xử phạt vi phạm hành chính về kế toán – thuế.

• Thiếu chữ ký, thiếu thông tin bắt buộc như tên sổ, kỳ lập sổ, người chịu trách nhiệm, khiến sổ sách không được chấp nhận khi kiểm tra, thanh tra.

• Không lưu trữ chứng từ, sổ kế toán đúng thời hạn tối thiểu 05 năm, dẫn đến khó giải trình số liệu và gia tăng rủi ro truy thu thuế.

Thực hiện đúng các nguyên tắc trên sẽ giúp hộ kinh doanh tận dụng được sự linh hoạt của quy định mới, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh.

Tóm lại, hộ kinh doanh có được tự sửa biểu mẫu sổ kế toán không đã được pháp luật cho phép với tinh thần linh hoạt nhưng có kiểm soát theo Thông tư 152/2025/TT-BTC áp dụng từ năm 2026. Hộ kinh doanh được điều chỉnh hình thức biểu mẫu để phù hợp với hoạt động và nhu cầu quản lý, nhưng không được làm thay đổi nội dung bắt buộc và bản chất thông tin kế toán.

Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định không chỉ giúp sổ sách hợp lệ về pháp lý, mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý doanh thu – chi phí hiệu quả, chủ động khi làm việc với cơ quan thuế và hạn chế rủi ro xử phạt. Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, chuẩn hóa sổ kế toán ngay từ đầu chính là giải pháp an toàn và bền vững cho hộ kinh doanh.

>>> Xem thêm: