Các Bước Hạch Toán Nghiệp Vụ Nhập Khẩu Hàng Hóa

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa ngày càng phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, đây cũng là phần hành phức tạp và dễ sai sót nhất trong kế toán, do liên quan đến nhiều yếu tố như tỷ giá ngoại tệ, thuế nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu và chi phí liên quan. 

Bài viết dưới đây của Kỹ Năng Kế Toán sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa theo đúng quy định hiện hành, giúp kế toán viên nắm rõ toàn bộ quy trình từ mở tờ khai hải quan, thanh toán quốc tế đến ghi nhận giá vốn hàng nhập khẩu, tránh sai sót khi lên sổ và báo cáo tài chính.

I. Chứng từ & Thuật ngữ cần nắm

Để hạch toán chính xác nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, kế toán viên cần hiểu rõ bộ chứng từ nhập khẩu và các thuật ngữ thường gặp sau:

1. Bộ chứng từ thương mại

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về hàng hóa, giá, điều kiện giao hàng (theo Incoterms).

• Proforma Invoice / Commercial Invoice: Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại – căn cứ xác định trị giá hàng hóa.

• Packing List: Bảng kê chi tiết hàng hóa, số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói.

2. Bộ chứng từ vận tải & bảo hiểm

• Vận đơn (B/L – Bill of Lading hoặc AWB – Airway Bill): Chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành, xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.

• C/O – Certificate of Origin: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, dùng để hưởng ưu đãi thuế quan.

• C/Q – Certificate of Quality: Giấy chứng nhận chất lượng.

• Insurance Policy: Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa.

• Arrival Notice: Thông báo hàng đến – do hãng tàu hoặc đại lý gửi cho người nhập khẩu.

3. Chứng từ hải quan

• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Chứng từ quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ thông tin lô hàng, trị giá, thuế suất, mã HS, người xuất – nhập khẩu.

• Thông báo thuế, biên lai nộp thuế: Căn cứ để ghi nhận thuế nhập khẩu (3333) và thuế GTGT khâu nhập khẩu (33312).

4. Chứng từ ngân hàng & thanh toán quốc tế

• Phương thức thanh toán quốc tế: L/C (Thư tín dụng), T/T (Chuyển tiền điện tử), D/P (Nhờ thu trả ngay), D/A (Nhờ thu chấp nhận thanh toán).

• Phí ngân hàng: Bao gồm phí mở L/C, phí chuyển tiền, phí xử lý chứng từ, thường được hạch toán vào chi phí tài chính hoặc chi phí mua hàng.

5. Hóa đơn chi phí liên quan

Hóa đơn của các đơn vị cung ứng dịch vụ: cước vận chuyển, THC (Terminal Handling Charge), local charges, phí DO (Delivery Order), phí nâng/hạ container, kiểm dịch, hun trùng, lưu bãi...

Bài viết tham khảo: Công Việc Kế Toán Tại Doanh Nghiệp Sản Xuất

Đây là chi phí mua hàng được cộng vào giá thực tế nhập kho nếu phục vụ trực tiếp cho hàng nhập khẩu.

II. Tài khoản & Tỷ giá áp dụng (theo chế độ doanh nghiệp)

1. Các tài khoản kế toán thường sử dụng

2. Tỷ giá ghi nhận

Tỷ giá áp dụng: Là tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ, được lấy theo chứng từ ngân hàng (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sổ phụ...).

Bài viết tham khảo: Top 7 Kỹ Năng Mềm Kế Toán Tổng Hợp Cần Có

Chênh lệch tỷ giá:

• Ghi lãi chênh lệch tỷ giá vào TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

• Ghi lỗ chênh lệch tỷ giá vào TK 635 – Chi phí tài chính.

Đánh giá lại cuối kỳ:

Thực hiện đánh giá lại các khoản ngoại tệ, công nợ phải trả người bán, tiền gửi ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ để phản ánh đúng giá trị thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

3. Nguyên tắc phân bổ chi phí mua hàng nhập khẩu

Chi phí mua hàng (Freight, Insurance, local charges...) phát sinh trong quá trình nhập khẩu phải được tập hợp đầy đủ và phân bổ hợp lý vào giá vốn hàng nhập khẩu.

Nếu chi phí liên quan đến nhiều lô hàng hoặc nhiều mặt hàng, có thể phân bổ theo:

• Trị giá hàng hóa từng lô hàng;

• Hoặc theo trọng lượng, thể tích, số lượng hàng hóa.

Chi phí mua không liên quan trực tiếp đến hàng hóa nhập khẩu (như chi phí hành chính, lưu chứng từ) được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

III. Quy trình nghiệp vụ theo mốc thời gian

Bước 1. Ký hợp đồng và tạm ứng / đặt cọc

Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp thường tạm ứng cho nhà cung cấp nước ngoài bằng chuyển khoản hoặc mở L/C.

Định khoản:

• Ứng trước nhà cung cấp: Nợ 331 / Có 1122 (theo tỷ giá giao dịch thực tế).

Khi thanh toán thêm các đợt sau, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá, ghi:

• Lãi CLTG: Nợ 331 / Có 515

• Lỗ CLTG: Nợ 635 / Có 331

Bài viết tham khảo: Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội

Bước 2. Mở L/C hoặc thanh toán quốc tế (T/T, D/P, D/A)

Phí mở L/C hoặc phí chuyển tiền:

• Hạch toán vào chi phí tài chính hoặc chi phí mua hàng.

• Định khoản: Nợ 642 (hoặc 242 nếu phân bổ) / Có 1122

• Ký quỹ mở L/C (nếu có): Nợ 244 / Có 1122

Bước 3. Hàng về cảng – làm thủ tục thông quan và nộp thuế

Căn cứ tờ khai hải quan nhập khẩu, xác định trị giá tính thuế (theo giá CIF hoặc FOB + chi phí điều chỉnh theo Incoterms).

Tính thuế:

• Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế × Thuế suất nhập khẩu

• Thuế GTGT NK = (Trị giá tính thuế + Thuế NK + thuế TTĐB/BVMT nếu có) × Thuế suất VAT

Định khoản khi nộp thuế:

• Nộp thuế NK: Nợ 3333 / Có 1122

• Nộp VAT NK: Nợ 33312 / Có 1122

Bước 4. Ghi nhận hàng nhập kho (hoặc hàng đang đi đường)

Nếu chứng từ về trước, hàng chưa về:

• Nợ 151 / Có 331 – ghi nhận hàng đang đi đường.

Khi hàng đã về nhập kho:

• Nợ 152/156 / Có 151 hoặc 331

Nếu có chi phí mua hàng liên quan (vận chuyển, bảo hiểm, local charges…):

• Nợ 152/156 (hoặc 242 nếu phân bổ) / Có 111/112/331

Bước 5. Thanh toán phần còn lại cho nhà cung cấp

• Thanh toán công nợ: Nợ 331 / Có 1122

Ghi nhận chênh lệch tỷ giá:

• Lãi: Nợ 331 / Có 515

• Lỗ: Nợ 635 / Có 331

• Phí ngân hàng: Nợ 642 / Có 1122

Bước 6. Ghi nhận giá vốn khi xuất bán hàng nhập khẩu

Khi xuất bán hàng nhập khẩu:

• Nợ 632 / Có 156 (tính giá xuất kho theo phương pháp FIFO, Bình quân, hoặc Đích danh).

Ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra:

• Nợ 131 / Có 511, 3331

Bài viết tham khảo: 40+ Thuật Ngữ Kế Toán Cơ Bản Mọi Người Mới Cần Biết

Tóm tắt dòng nghiệp vụ nhập khẩu (chu trình kế toán):

Tạm ứng → Mở L/C → Nộp thuế → Nhập kho → Thanh toán → Bán hàng → Ghi giá vốn

IV. Tính trị giá nhập khẩu và phân bổ chi phí mua hàng

1. Nguyên tắc xác định trị giá nhập khẩu

Trị giá hàng nhập khẩu là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đưa hàng hóa về đến kho, sẵn sàng sử dụng hoặc bán ra.

Kế toán cần tập hợp đầy đủ các khoản chi phí cấu thành giá vốn, bao gồm:

2. Công thức xác định giá thực tế nhập kho

Giá thực tế nhập kho =
Giá mua theo hóa đơn quy đổi + Thuế nhập khẩu + Chi phí mua liên quan ± Điều chỉnh chênh lệch (nếu có)

(Không bao gồm VAT nhập khẩu nếu được khấu trừ thuế đầu vào.)

3. Phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều lô hoặc nhiều mặt hàng

Khi chi phí mua phát sinh chung cho nhiều lô hàng, cần phân bổ theo tiêu chí hợp lý, ví dụ:

4. Ví dụ minh họa nhanh

Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa trị giá 10.000 USD, tỷ giá 24.500 đ/USD

→ Giá mua quy đổi: 245.000.000 đ

Thuế nhập khẩu: 10% → 24.500.000 đ

VAT nhập khẩu: 8% (khấu trừ) → không tính vào giá vốn

Chi phí local charges, vận chuyển: 12.000.000 đ

Giá thực tế nhập kho = 245.000.000 + 24.500.000 + 12.000.000 = 281.500.000 đ

5. Lưu ý khi tính giá nhập khẩu

• Không được tính VAT khâu nhập khẩu (nếu được khấu trừ) vào giá vốn.

• Phải có chứng từ hợp lệ (Invoice, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán) để được tính vào chi phí hợp lý.

• Trường hợp có giảm giá, chiết khấu hoặc truy thu thuế sau thông quan, cần điều chỉnh lại giá vốn tương ứng.

• Nếu có nhiều loại ngoại tệ, kế toán phải dùng tỷ giá thực tế riêng cho từng giao dịch.

V. Tình huống đặc biệt & cách hạch toán

Trong thực tế, nghiệp vụ nhập khẩu thường phát sinh nhiều tình huống đặc biệt ngoài quy trình chuẩn. Dưới đây là những trường hợp phổ biến và cách xử lý kế toán tương ứng:

1. Hàng về trước – Chứng từ về sau

Khi hàng đã về đến kho nhưng chưa nhận đủ bộ chứng từ (hóa đơn, tờ khai, chứng từ thanh toán), kế toán tạm ghi nhận theo giá tạm tính.

Định khoản:

• Nợ 151 – Hàng đang đi đường

• Có 331 – Phải trả người bán

Khi đủ chứng từ, kế toán điều chỉnh lại giá thực tế theo tỷ giá và trị giá đúng.

2. Chứng từ về trước – Hàng về sau

Khi đã nhận hóa đơn và chứng từ hải quan nhưng hàng chưa về, kế toán vẫn ghi nhận hàng đang đi đường để phản ánh nghĩa vụ phải trả.

Định khoản:

• Nợ 151 – Hàng đang đi đường

• Có 331 – Phải trả người bán

Sau khi hàng về nhập kho:

• Nợ 156 – Hàng hóa

• Có 151 – Hàng đang đi đường

3. Hàng thiếu, thừa, hư hỏng

Khi kiểm nhận hàng thực tế, nếu phát hiện thiếu, thừa hoặc hư hỏng, cần lập biên bản kiểm nhận và xác định nguyên nhân.

Cách xử lý:

• Nếu do nhà cung cấp → yêu cầu bồi thường hoặc giảm trừ công nợ.

• Nếu do doanh nghiệp tự chịu → ghi nhận vào chi phí khác hoặc giá vốn.

Định khoản gợi ý:

• Nợ 156 / Có 138, 338, 632 tùy trường hợp xử lý.

4. Giảm giá, chiết khấu sau thông quan

Trường hợp sau khi thông quan, doanh nghiệp được giảm giá hoặc chiết khấu từ nhà cung cấp:

• Cần điều chỉnh giảm giá mua hàng hóa tương ứng.

• Nếu đã quyết toán thuế nhập khẩu, phải làm hồ sơ điều chỉnh tại hải quan.

• Ảnh hưởng: giảm 3333 – Thuế nhập khẩu và 33312 – VAT hàng nhập khẩu nếu có.

5. Truy thu hoặc hoàn thuế sau kiểm tra sau thông quan

Nếu cơ quan hải quan truy thu hoặc hoàn thuế do điều chỉnh trị giá tính thuế, kế toán cần hạch toán bổ sung:

• Truy thu thuế: Nợ 3333/33312 – Có 1122

• Hoàn thuế: Nợ 1122 – Có 3333/33312

Đồng thời, điều chỉnh lại giá vốn hàng nhập khẩu nếu số thuế này được tính vào giá trị hàng.

6. Nhập khẩu ủy thác

Có hai bên tham gia:

• Bên ủy thác nhập khẩu: là doanh nghiệp nhờ đơn vị khác nhập hộ hàng.

• Bên nhận ủy thác nhập khẩu: là doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu thay và thu phí dịch vụ.

a. Bên ủy thác nhập khẩu:

• Khi chuyển tiền nhờ nhập khẩu: Nợ 331 / Có 112

• Khi nhận hàng & chứng từ:

• Nợ 156 (giá vốn hàng nhập)

• Nợ 133 (nếu có VAT được khấu trừ)

• Có 331 (đơn vị nhận ủy thác)

b. Bên nhận ủy thác nhập khẩu:

• Khi chi hộ thuế, phí: Nợ 138 / Có 111/112

• Khi thu phí ủy thác:

• Nợ 131 / Có 511 – Doanh thu dịch vụ

• Có 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Lưu ý chung khi gặp tình huống đặc biệt

• Luôn lập biên bản và lưu chứng từ chứng minh để đảm bảo chi phí được chấp nhận hợp lệ.

• Mọi điều chỉnh thuế sau thông quan cần có hồ sơ giải trình rõ ràng, được hải quan chấp thuận.

• Các khoản phát sinh chênh lệch (thiếu/thừa, giảm giá, truy thu...) phải ghi nhận kịp thời trong kỳ kế toán phát sinh, không dồn sang kỳ sau.

Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa trong kế toán đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận từ khâu nhận chứng từ cho đến hạch toán các khoản chi phí phát sinh. Việc nắm vững quy trình từ việc mở tờ khai hải quan, thanh toán quốc tế đến nhập kho và ghi nhận giá vốn là rất quan trọng để đảm bảo số liệu tài chính phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh.

Hạch toán nhập khẩu đúng quy định sẽ giúp quản lý chi phí hiệu quả, đồng thời tránh được sai sót trong quyết toán thuế và kiểm toán. Để làm chủ được toàn bộ quy trình này, kế toán viên cần kiên thức vững về chứng từ, tỷ giá, thuế và chi phí liên quan.

Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã nắm được quy trình hạch toán nhập khẩu hàng hóa và áp dụng thành công vào công việc kế toán thực tế của mình.