40+ Thuật Ngữ Kế Toán Cơ Bản Mọi Người Mới Cần Biết

Kế toán là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Đối với những người mới bắt đầu, việc nắm vững thuật ngữ kế toán cơ bản mọi người mới cần biết là bước đầu tiên để hiểu rõ về nguyên tắc kế toán, quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính. Bài viết này Kỹ năng Kế toán sẽ tổng hợp những thuật ngữ kế toán quan trọng, giúp bạn dễ dàng tiếp cận và áp dụng vào thực tế. 

I. Tổng hợp các thuật ngữ kế toán cơ bản mọi người mới cần biết

1. Chi phí (Expenses): Các khoản chi trả để tạo ra doanh thu cho công ty bạn. Thường có bốn loại chi phí: cố định, biến đổi, dồn tích và hoạt động.

2. Doanh thu (Revenue): Doanh thu là thu nhập kiếm được từ hoạt động kinh doanh đối với hàng hóa và dịch vụ bán được trước khi trừ bất kỳ khoản chi phí nào. Nó cũng bao gồm các khoản bán nợ hoặc khoản giảm giá cho hàng trả lại.

3. Tài sản (Assets): Tài sản là mọi thứ mà một công ty sở hữu bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Trong hầu hết các trường hợp, tài sản được tính đến là tài sản hữu hình, như thiết bị, tài sản, đất đai, tiền mặt và các công cụ. Nhưng tài sản vô hình, ví dụ chứng khoán, bản quyền, bằng sáng chế và nhãn hiệu hàng hóa, cũng được xếp vào loại này.

4. Nợ phải trả (Liabilities): Nợ phải trả là các khoản nợ mà công ty có trách nhiệm phải trả trong ngắn hạn hay dài hạn.

5. Các khoản phải thu: Tiền người mua, khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn khi mua hàng hoá dịch vụ.

6. Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính được sử dụng để xác định tình trạng tài chính của một công ty. Đây là nơi tất cả tài sản, nợ phải trả, giao dịch và vốn chủ sở hữu sẽ được đánh giá. Như tên gọi của nó, một bảng cân đối phải có cùng số ở mỗi bên. Công thức cân bằng cho một trong những tuyên bố này như sau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn của chủ sở hữu

7. Báo cáo doanh thu: Thể hiện doanh thu, chi phí trong một khoảng thời gian.

8. Năm tài chính: Là năm bạn dùng cho kế toán và báo cáo thuế. Năm tài chính có thể trùng hoặc khác năm dương lịch.

9. Tỷ suất lợi nhuận ròng: Đo lường mức lợi nhuận của công ty bạn, được tính bằng tỉ số % của lợi nhuận/doanh thu

10. Các khoản phải thu (Accounts Receivable): Các khoản phải thu bao gồm tiền nợ của khách hàng cho một công ty hoặc cá nhân, ví dụ thanh toán cho hàng hóa và/hoặc dịch vụ. Nó được coi là tài sản trên bảng cân đối của công ty, bởi vì chúng ta hiểu rằng khách hàng có nghĩa vụ phải trả khoản nợ này. Loại tài khoản này thường tồn tại khi một tổ chức thực hiện bán hàng bằng tín dụng hoặc cho vay tiền mặt.

11. Trích trước (Accruals): Đây là một danh sách các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán, hoặc một danh sách hàng bán đã hoàn thành nhưng chưa được xuất hoá đơn. Trích trước liên quan đến các mục sẽ sớm được ghi nhận vào sổ sách của bạn, cho dù là tăng hay giảm, nhưng chưa thực sự được ghi, thông thường do thời gian cần để hoàn thành các công việc kế toán.

12. Cơ sở kế toán dồn tích (Accrual Basis Accounting): Phương pháp kế toán dồn tích cho phép một sự linh hoạt nhất định khi ghi nhận chi phí và thu nhập. Trong phương pháp này, các công ty báo cáo khi có được thu nhập và khi phát sinh chi phí. Có những quy tắc quy định khi nào thì được hay không được báo cáo thu nhập, cũng như những quy tắc đối với việc xử lý các khoản nợ xấu.

13. Chi phí dồn tích (Accrued Expense): Chi phí dồn tích là một chi phí được báo cáo nhưng chưa được thanh toán.

14. Chi phí nợ xấu (Bad Debt Expense): Đây là một mục trên báo cáo thu nhập của một công ty, chính là các khoản không thu hồi được (gọi là “nợ xấu”) trong một khoảng thời gian nhất định.

15. Vốn (Capital): Thường được nói đến như số tiền một công ty phải đầu tư hoặc chi tiêu vào những gì cần thiết cho việc kinh doanh, vốn là tiền có thể được sử dụng, không bao gồm tài sản công ty hoặc nợ phải trả. Nó cũng thường được gọi là “vốn lưu động.”

16. Cơ sở kế toán tiền mặt (Cash Basis Accounting): Cơ sở kế toán tiền mặt là phương pháp kế toán đơn giản, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp mới. Doanh thu và chi phí được ghi nhận khi thu được hoặc chi ra các khoản thanh toán. Cơ sở này cũng đặc biệt hữu ích cho các công ty không duy trì hàng tồn kho.

17. Khấu hao (Depreciation): Được định nghĩa là việc giảm giá trị của một mặt hàng theo thời gian do việc sử dụng, khấu hao có ý nghĩa quan trọng cho mục đích tính thuế, vì các thiết bị có giá trị cao trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm doanh thu và lợi nhuận của công ty có thể được tính là chi phí được trừ trên tờ khai thuế dựa trên giá trị hao mòn của chúng. Thông thường, đó là những tài sản/thiết bị được sử dụng trong thời gian hơn một năm.

18. Cổ tức (Dividends): Cổ tức là thu nhập của công ty được phân phối định kỳ cho các cổ đông của công ty. Số tiền cổ tức hoặc tỷ lệ cổ tức thường được quyết định bởi hội đồng quản trị của một công ty và có thể được ban hành dưới dạng tiền mặt, cổ phiếu hoặc tài sản khác.

19. Chi phí cố định (Fixed Expense): Chi phí này cố định từ tháng này sang tháng khác, năm này sang năm khác. Các chi phí thường bao gồm tiền lương, tiền thuê nhà, v.v. Những chi phí này không bị ảnh hưởng bởi biến động doanh thu, sản xuất hay thị trường.

20. Chi phí biến đổi (Variable Expense): Chi phí biến đổi liên quan đến việc sản xuất của công ty. Những chi phí này có thể tăng lên hoặc giảm xuống dựa trên tăng giảm trong sản xuất hoặc bán hàng.

21. Chi phí hoạt động (Operating Expense): Chi phí hoạt động là những chi phí cần thiết cho một công ty để vận hành được việc kinh doanh.

22. Năm tài chính (Fiscal Year): Năm tài chính là khoảng thời gian mà một công ty xác định cho mục đích kế toán và lập báo cáo tài chính. Năm tài chính có thể trùng với năm lịch, hoặc có thể khác, chẳng hạn như năm tài chính từ tháng 10 đến tháng 9 năm sau, hoặc từ tháng 7 đến tháng 6 năm sau.

23. Dự báo (Forecasting): Là việc sử dụng dữ liệu tài chính lịch sử của công ty để dự đoán xu hướng kinh doanh trong tương lai, dự báo thường được sử dụng bởi các tổ chức để ước tính một cách tốt nhất ngân sách cho một khoảng thời gian sắp tới. Thông tin dự báo thường gồm các con số về nguồn cung, nhu cầu, thông tin bán hàng và chi phí.

24. Sổ cái (General Ledger): Đây là nơi mà tất cả các dữ liệu trên bảng cân đối xuất phát. Tất cả các giao dịch xảy ra cuối cùng được ghi lại trên sổ cái. Nó được sử dụng để sắp xếp tất cả dữ liệu kế toán của công ty trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

25. Báo cáo lãi lỗ (Profit and Loss Statement): Thường được gọi là “P&L”, bản báo cáo các khoản lợi nhuận và lỗ là một báo cáo được phát hành bởi công ty để liệt kê các khoản thu nhập, chi phí và lợi nhuận ròng cho một khoảng thời gian nhất định.

26. Trial balance (TB): Là việc xác nhận lại các con số cuối cùng trước khi lên báo cáo tài chính. Việc này đòi hỏi kế toán viên đưa các khoản nợ và có vào bảng cân đối để đảm bảo tài khoản cân bằng.

27. Tín dụng: Khi một người nghe thấy từ tín dụng, thẻ Visa, MasterCard, Discover hoặc American Express thường xuất hiện trong tâm trí. Tuy nhiên trong kế toán, thuật ngữ này có một chút khác biệt so với các ngành còn lại. Tín dụng là một nửa của hệ thống kế toán kép đảm bảo số dư trong hồ sơ kế toán của một người. Một số loại tài khoản sẽ được tăng hoặc giảm về phía tín dụng, tùy thuộc vào giao dịch.

28. Vốn chủ sở hữu: Là cách kế toán nhìn vào giá trị của một công ty. Nếu giá trị nợ phải trả của công ty vượt quá tài sản của họ, thì vốn chủ sở hữu là âm; nếu điều ngược lại là đúng, thì vốn chủ sở hữu là dương.

29. Giá vốn hàng bán: Khi một công ty thực hiện bán hàng, họ mất hàng tồn kho, có giá trị bằng tiền (được xác định bằng số tiền đã được trả cho họ). Điều quan trọng là phải tính toán chi phí này để một tổ chức có thể biết giá trị thực của việc bán hàng.

30. Nhật ký chung : Mặc dù tất cả các giao dịch phải được ghi lại trên một sổ cái chung, mọi thứ ban đầu được ghi lại trên nhật ký chung. Một tạp chí chung không được sử dụng để thực hiện bất kỳ bài đăng chính thức nào cho bất kỳ tài khoản nào; thay vào đó, nó chỉ là một bản ghi các hoạt động trong ngày.

31. Thu nhập ròng: Đây là điểm mấu chốt của một công ty cho một kỳ kế toán. Điều này được tính bằng cách trừ bất kỳ giao dịch nào có thể được coi là "chi phí kinh doanh" (chi phí, thuế, khấu hao tài sản, v.v.) khỏi doanh thu.

32. Sổ nhật ký: Sổ nhật ký giống như một thư mục mà bạn lưu tất cả các cuộc giao dịch cùng loại: tất cả bản sao kê ngân hàng, hóa đơn khách hàng, hóa đơn của nhà cung cấp. Sổ nhật ký được dùng để gom nhóm các giao dịch tương tự lại với nhau.

33. Điều khoản thanh toán: Điều khoản thanh toán mô tả cách thức khách hàng thanh toán hóa đơn theo thời gian. Ví dụ: 30% thanh toán trực tiếp, số dư nợ trong vòng 2 tháng.

34. Đối soát ngân hàng: Đối soát ngân hàng là quy trình điều chỉnh các giao dịch lưu trong bộ hồ sơ ngân hàng sao cho khớp với các chi tiết bút toán hiện hành trong sổ nhật ký hoặc chi tiết bút toán mới được tạo ra theo thời gian. Đây là quy trình rà soát để đảm bảo các nghiệp vụ ngân hàng và số liệu trên Odoo có thông tin giống nhau.

35. Đối soát: Đối soát chi tiết bút toán là quy trình liên kết nhiều chi tiết bút toán trong sổ nhật ký lại cùng với nhau như hóa đơn và thanh toán. Điều này cho phép bạn đánh dấu hóa đơn là đã trả rồi và cũng hữu dụng khi so sánh giá trị của trạng thái đơn hàng 'goods received not invoiced' và 'goods shipped not billed'.

36. Đề xuất thanh toán: Đề xuất thanh toán cho phép gom nhóm lệnh thanh toán (thường là séc) cùng ngân hàng và cùng một thời điểm. Điều này cho phép dễ dàng đối soát các giao dịch ngân hàng với các lần thanh toán.

37. Bút toán : Bút toán là giao dịch kế toán, thường liên quan đến chứng từ tài chính như: hóa đơn, thanh toán, biên nhận,... Bút toán luôn có ít nhất 2 dòng bao gồm tài khoản có và tài khoản nợ. Tổng có của tất cả các chi tiết bút toán phải bằng với tổng nợ để cho bút toán có hiệu lực.

38. Chi tiết bút toán: Chi tiết bút toán là một dòng của bút toán có giá trị nợ hoặc có liên quan đến một tài khoản cụ thể.

39. Tài khoản quản trị: Thỉnh thoảng gọi là tài khoản chi phí (trung tâm phí) gồm tất cả các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản kế toán và cho phép bạn theo dõi chi phí và doanh thu. Các tài khoản quản trị thường được gom lại theo dự án, phòng ban, v.v để dễ dàng cho việc tính toán các khoản chi của công ty. Mỗi bút toán được đưa vào trong một tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán và có thể được đưa vào tài khoản quản trị để báo cáo hoặc phân tích.

40. Bút toán quản trị: Chi phí và doanh thu ghi nhận trên tài khoản quản trị, thường thì liên quan đến khoản mục phân tích.

41. Biên lai bán hàng: Biên lai hoặc các giấy tờ khác được cửa hàng hoặc người bán khác xuất ra để miêu tả thông tin chi tiết của một đơn bán hàng (số lượng, ngày, phòng ban,..) Biên lai bán hàng thường được sử dụng thay cho hóa đơn nếu như khách hàng trả tiền mặt khi mua hàng trong cửa hàng.

42. Tài sản cố định : Tài sản mà công ty sở hữu, thường có giá trị sử dụng lâu hơn khoảng thời gian báo cáo. Ứng dụng quản lý tài sản của Odoo được sử dụng để quản lý khấu hao/hao mòn của tài sản theo thời gian. Ví dụ điển hình là thiết bị sản xuất, phương tiện giao thông và bất động sản.

43. Mô hình tài chính: Định mức thuế áp dụng cho từng khách hàng/nhà cung cấp hoặc hóa đơn cụ thể. Ví dụ: nếu một số khách hàng hưởng lợi từ những mức thuế cụ thể (chính phủ, công ty xây dựng, các công ty thuộc liên minh châu Âu phải đóng thuế VAT,...), bạn có thể áp dụng mô hình tài chính với họ và mức thuế hợp lý sẽ được chọn tùy theo sản phẩm mà họ mua.

>>> Xem thêm: Tại Sao Kế Toán Cần Học Excel? Kiến Thức Trọng Tâm Cần Biết

II. Cách học và áp dụng thuật ngữ kế toán hiệu quả

Việc nắm vững các thuật ngữ kế toán không chỉ giúp người học dễ dàng tiếp cận lĩnh vực này mà còn hỗ trợ trong công việc thực tế. Để học nhanh và hiệu quả, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:

1. Học thông qua thực tế làm việc

a. Thực hành đọc và phân tích báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là tài liệu tổng hợp toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp, trong đó chứa rất nhiều thuật ngữ kế toán quan trọng.

Khi đọc báo cáo, hãy tập trung vào các chỉ số chính như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lợi nhuận để làm quen với cách các thuật ngữ được sử dụng trong thực tế.

So sánh báo cáo tài chính của nhiều doanh nghiệp khác nhau sẽ giúp bạn hiểu được sự khác biệt trong cách hạch toán và quản lý tài chính.

b. Tham gia vào công tác kế toán thực tế

Nếu có cơ hội, hãy trực tiếp tham gia vào công việc kế toán như nhập liệu hóa đơn, lập bảng cân đối kế toán, hoặc tính toán các khoản thuế.

Khi làm việc thực tế, bạn sẽ gặp các thuật ngữ kế toán thường xuyên, giúp ghi nhớ dễ dàng hơn.

Ngoài ra, bạn có thể xin thực tập tại một công ty kế toán hoặc làm thử các bài tập mô phỏng để hiểu rõ hơn về cách áp dụng thuật ngữ vào thực tế.

2. Sử dụng công cụ hỗ trợ

a. Tra cứu thuật ngữ trên các tài liệu chuyên ngành, phần mềm kế toán

Hiện nay, có rất nhiều sách và tài liệu hướng dẫn về kế toán từ cơ bản đến nâng cao. Một số tài liệu nổi tiếng như:

• Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính.

• Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

• Sách nguyên lý kế toán của các chuyên gia tài chính.

>>> Xem thêm:  Sách Nguyên Lý Kế Toán Ứng Dụng" - cẩm nang toàn diện cho các kế toán, sinh viên chuyên ngành, và những ai quan tâm đến kế toán.

Ngoài ra, phần mềm kế toán như MISA, FAST,…  cũng cung cấp danh mục thuật ngữ kế toán được sử dụng trong quá trình nhập liệu và lập báo cáo tài chính.

b. Học qua các khóa đào tạo kế toán online hoặc offline

Tham gia các khóa học kế toán trực tuyến giúp bạn tiếp cận kiến thức một cách có hệ thống, được hướng dẫn bởi giảng viên có kinh nghiệm.

Nếu có thời gian, bạn cũng có thể tham gia các lớp học kế toán offline tại các trung tâm uy tín để học thực hành trực tiếp.

>>> Tham khảo: Review học kế toán ONLINE ở đâu tốt nhất

Việc hiểu rõ thuật ngữ kế toán cơ bản mọi người mới cần biết là nền tảng quan trọng giúp bạn tiếp cận và áp dụng kế toán một cách hiệu quả, dù trong học tập hay công việc thực tế. Khi nắm vững các khái niệm cơ bản, bạn sẽ dễ dàng theo dõi báo cáo tài chính, quản lý dòng tiền và đưa ra những quyết định phù hợp để tối ưu hoạt động kinh doanh.

Hy vọng bài viết trên của Kỹ năng Kế toán đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những thuật ngữ kế toán quan trọng. Hãy tiếp tục trau dồi kiến thức và thực hành thường xuyên để nâng cao kỹ năng, từ đó giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn!

>>> Xem thêm: Kế toán trưởng - Những thông tin kế toán cần biết