Quy định chi phí công tác phí được ghi nhận hợp lý

Mặc dù kể từ ngày Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực - 6/8/2015 - công tác phí không còn bị khống chế mức trần (không quá 2 lần so với chi phí dành cho cán bộ - công chức) nhưng một số quy định về thuế vẫn còn ràng buộc khoản chi phí này.

>>>Bài viết hay: Học kế toán tổng hợp thực hành ở đâu tốt nhất

I. Điều kiện ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý

Để ghi nhận công tác phí là chi phí hợp lý, các doanh nghiệp cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh các khoản chi phí công tác đó.

1. Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

2. Quyết định cử đi công tác. (Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).

3. Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú. khóa học trưởng phòng nhân sự online

II. Quy định về chi phí công tác phí được ghi nhận hợp lý

1. Định nghĩa và quy định chung về chi phí công tác phí

Công tác phí là khoản chi phí trả cho người đi công tác, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu mang theo, nếu có) ...
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
Những trường hợp sau đây không được hưởng công tác phí:
- Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;
- Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học; lớp kế toán thực hành
- Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác;
- Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác.
- Trong thời gian đi công tác, nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì vẫn được hưởng lương làm thêm giờ. Tuy nhiên, không chấp nhận giờ làm thêm trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô...

2. Định mức công tác phí

Công tác phí nếu không vượt định mức đã ấn định hoặc đã khoán thì được hạch toán chi phí hợp lý đồng thời được miễn tính thuế TNCN.

- Mức khoán công tác phí là khoảng 500.000 đ/tháng. Tuy nhiên, mức này chỉ dành cho cán bộ công chức Nhà nước, chỉ mang tính tham khảo đối với doanh nghiệp khi xây dựng quy chế khoán công tác phí của riêng doanh nghiệp mình. Từ ngày 6/8/2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã gỡ bỏ mức trần khoán chi phí công tác khi nên mức khoán công tác phí của Nhà nước không còn ý nghĩa đối với doanh nghiệp.

3. Hạch toán công tác phí

Hạch toán công tác phí có cần hóa đơn?
- Nếu công tác phí đã được khoán theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khi hạch tóa không cần kèm theo hóa đơn. Dĩ nhiên là phải trong hạn mức khoán
- Nếu không khoán, được phép hạch toán theo chi phí thực tế nhưng phải kèm hóa đơn

4. Chứng từ chi

Các khoản chi cho công tác phí đã được khoán mặc dù không yêu cầu hóa đơn nhưng phải có chứng từ chi tiền, đồng thời phải đảm bảo khoản công tác phí đó có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

5. Miễn tính thuế TNCN

Các khoản phụ cấp công tác (còn gọi là công tác phí) nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 và khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì được hạch toán vào chi phí hợp lý, đồng thời cũng được miễn thuế TNCN theo tiết đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Theo đó, khoản công tác phí nào đã được chấp nhận là chi phí hợp lý thì đồng thời cũng sẽ được miễn tính thuế TNCN

6. Tiền điện thoại

Tiền điện thoại liệu có được xem là một khoản công tác phí và khi khoán cho nhân viên có được miễn thuế TNCN?
Theo quy định tại tiết đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu mức khoán phù hợp với mức xác định chịu thuế TNDN thì được miễn thuế TNCN. Từ sau ngày 6/8/2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã gỡ bỏ mức trần công tác phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nên khoản tiền điện thoại không còn bị khống chế mức khoán.
Theo đó, khoản tiền điện thoại giao khoán vừa được hạch toán chi phí, vừa được miễn tính thuế TNCN

7. Hóa đơn

- Nếu công tác phí được khoán gọn thì khi hạch toán không cần hóa đơn, nhưng chỉ được hạch toán trong hạn mức quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.
- Nếu có hóa đơn thì được hạch toán toàn bộ theo mức ghi trên hóa đơn, không bị khống chế (khoản 1, điểm 2.8 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC).
Lưu ý: các hóa đơn công tác phí phát sinh ở nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt

8. Khoán cho cá nhân không cư trú

Công tác phí nếu khoán cho lao động người nước ngoài cho dù là cá nhân không cư trú đều được miễn tính thuế TNCN.
10. Công tác phí của chủ công ty MTV
Đối với loại hình Công ty TNHH một thành viên (MTV), tiền lương, tiền công của chủ công ty không được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Khoản công tác phí phát sinh từ chủ công ty MTV (như vé máy bay, tiền khách sạn...) cũng được xem là khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công nên không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Tuy nhiên, nếu Công ty TNHH MTV thuê giám đốc thì các khoản lương, phụ cấp trả cho giám đốc làm thuê nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại HĐLĐ, Thỏa ước lao động hoặc Quy chế tài chính thì được chấp nhận (điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Công văn số 81382/CT-TTHT ngày 20/12/2017 ).

9. Xăng xe

Chi phí "xăng xe" không được xem là công tác phí
Theo Tổng cục Thuế, khoản chi phí xăng xe mà công ty khoán cho người lao động theo mức cố định hàng tháng để phục vụ cho việc đi lại của cá nhân đó thì không được xem là công tác phí để được miễn thuế TNCN.
(Công văn số 2192/TCT-TNCN ngày 25/5/2017)

10. Trả vào lương

Công tác phí nếu trả vào lương hàng tháng thì không được miễn thuế TNCN
Với hình thức trả định kỳ vào lương, tuy có quy định trong HĐLĐ nhưng nếu không có hóa đơn và quyết định cử đi công tác thì đây được xem là khoản lợi ích bằng tiền phải chịu thuế TNCN theo điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

11. Thuế nhà thầu

Chi hộ công tác phí cho bên nước ngoài sẽ phải tính thuế nhà thầu và bên nhận công tác phí sẽ phải chịu thuế TNCN
Một Công ty tại Việt Nam nếu ký hợp đồng với Bên nước ngoài và Bên nước ngoài cử chuyên gia đến Việt Nam làm việc, nếu hợp đồng có thỏa thuận yêu cầu Bên Việt Nam trả hộ các khoản công tác phí như tiền khách sạn, taxi, vé máy bay, phí làm visa... thì các khoản phí này sẽ phải cộng gộp với trị giá hợp đồng để chịu thuế nhà thầu, hoặc nếu chưa xác định được thì trích nộp thuế nhà thầu theo mỗi lần chi trả.
Về phía chuyên gia, người hưởng lợi từ các khoản công tác phí nói trên, sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, kê khai như là khảon "Thu nhập khác" trên tờ khai mẫu 02/KK-TNCN .

12. Phụ cấp đi lại

Quy định hiện hành tại điểm đ.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi tại khoản 4 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC) chỉ mới xét miễn thuế TNCN khoản chi phí thuê phương tiện phục vụ đưa đón người lao động, không miễn thuế đối với trường hợp chi trả bằg tiền
Theo đó, nếu phụ cấp đi lại được chi bằng tiền sẽ phải chịu thuế TNCN

Nguồn tham khảo viết bài: Kế toán Lê Ánh

>>>Xem thêm: Điều kiện để chi phí lãi vay hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN