Các Mẫu Báo Cáo Kế Toán Xã Phường Cần Nộp Cuối Năm

Cuối năm là giai đoạn cao điểm của kế toán xã, phường khi cần hoàn thiện nhiều báo cáo tài chính, ngân sách, tài sản công theo biểu mẫu và thời hạn quy định. Việc lập báo cáo đầy đủ, chính xác không chỉ phục vụ công tác quyết toán, mà còn là căn cứ quan trọng cho các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.

Tuy nhiên, nhiều kế toán – đặc biệt là người mới – thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn đúng mẫu biểu, chuẩn bị đủ hồ sơ và nộp báo cáo đúng hạn.

Bài viết dưới đây do Kỹ Năng Kế Toán thực hiện sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ các mẫu báo cáo kế toán xã, phường cần nộp cuối năm, kèm thời hạn nộp, nơi nhận và lưu ý khi lập báo cáo.

I. Căn cứ pháp lý cần biết

Để lập và nộp các báo cáo kế toán xã, phường đúng quy định, kế toán viên cần nắm vững các căn cứ pháp lý đang áp dụng trong lĩnh vực tài chính – ngân sách cấp xã. Dưới đây là các văn bản quan trọng làm cơ sở cho việc lập biểu mẫu, trình tự, thời hạn và nội dung báo cáo:

• Thông tư 70/2019/TT-BTC: Hướng dẫn quản lý ngân sách xã, phường, thị trấn và các hoạt động tài chính có liên quan. Đây là văn bản chính thống quy định trách nhiệm lập báo cáo ngân sách, quyết toán thu – chi và biểu mẫu sử dụng.
• Thông tư 107/2017/TT-BTC hoặc Thông tư 24/2023/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Tùy từng địa phương, đơn vị có thể đang áp dụng Thông tư 107 cũ hoặc đã chuyển sang Thông tư 24 mới từ 01/01/2024. Việc xác định đúng chế độ kế toán đang thực hiện giúp kế toán chọn đúng mẫu biểu và tài khoản khi lên báo cáo.
• Luật Ngân sách Nhà nước, Luật Kế toán: Là cơ sở pháp lý nền tảng, quy định về nguyên tắc lập dự toán, thu – chi ngân sách, chế độ báo cáo tài chính, thời hạn và trách nhiệm của đơn vị sử dụng ngân sách.
• Văn bản hướng dẫn của Phòng Tài chính – Kế hoạch, Sở Tài chính: Đây là các công văn cụ thể hóa biểu mẫu, thời hạn nộp báo cáo theo từng năm, phù hợp với thực tế tại địa phương.

 Kế toán cần chủ động cập nhật văn bản mới hằng năm (thường ban hành vào quý IV), đồng thời tham khảo trực tiếp hướng dẫn của Kho bạc hoặc cơ quan tài chính để đảm bảo việc lập báo cáo không sai sót do nhầm biểu mẫu hoặc mốc thời gian.

II. Danh sách các báo cáo kế toán xã, phường cần nộp cuối năm

Cuối năm, kế toán xã/phường cần tổng hợp và nộp nhiều loại báo cáo theo đúng biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. 

Các báo cáo này phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính, ngân sách, tài sản công trong năm và là căn cứ quan trọng để cơ quan tài chính cấp trên thẩm định, phê duyệt quyết toán ngân sách.

Dưới đây là các nhóm báo cáo quan trọng, kèm theo biểu mẫu cụ thể và lưu ý khi lập:

1. Báo cáo tài chính cuối năm

Nhằm phản ánh tình hình tài chính tổng thể của đơn vị vào thời điểm kết thúc năm tài chính.

Biểu mẫu gồm:

B01-X – Báo cáo tình hình tài chính
➤ Tổng hợp số liệu tài sản, nguồn vốn đến ngày 31/12.

• B02-X – Báo cáo kết quả hoạt động
  ➤ Phản ánh thu – chi trong năm theo từng lĩnh vực hoạt động.
• B03-X – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
  ➤ Ghi nhận dòng tiền vào – ra trong năm (nếu áp dụng phương pháp đầy đủ).
• B09-X – Thuyết minh báo cáo tài chính
  ➤ Diễn giải chi tiết các chỉ tiêu và thay đổi lớn trên báo cáo tài chính.

Lưu ý:

Số liệu phải đối chiếu chính xác với sổ kế toán và biên bản kiểm kê cuối năm.

Kèm theo chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản.

2. Báo cáo quyết toán thu – chi ngân sách

Phục vụ công tác đánh giá việc sử dụng ngân sách được cấp trong năm.

Biểu mẫu gồm:

• C01-X – Báo cáo quyết toán thu NSNN
  ➤ Liệt kê chi tiết các khoản thu (thu phí, lệ phí, hỗ trợ...)
• C02-X – Báo cáo quyết toán chi NSNN
  ➤ Tổng hợp chi thường xuyên, chi đầu tư theo mục lục ngân sách.
• C03-X – Báo cáo tổng hợp sử dụng kinh phí
  ➤ Thể hiện mức sử dụng từng nguồn kinh phí đã phân bổ.

Lưu ý:

Căn cứ số liệu trên giấy rút dự toán và bảng sao kê của Kho bạc.

Cần khớp với các lệnh chi, phiếu chi và quyết định phân bổ ngân sách.

3. Báo cáo tài sản công

Phản ánh biến động và tình hình quản lý tài sản của đơn vị trong năm.

Tài liệu gồm:

• Danh sách tài sản cố định đang sử dụng
• Biên bản ghi tăng, ghi giảm tài sản
• Báo cáo biến động tài sản công theo mẫu hướng dẫn
• Danh mục tài sản theo dõi ngoài bảng cân đối (nếu có)

 Lưu ý:

Phải kèm biên bản kiểm kê tài sản cuối năm

Các khoản tài sản nhận bàn giao từ dự án, viện trợ cần ghi rõ nguồn hình thành

4. Báo cáo công nợ, tạm ứng, tồn đọng

Để rà soát lại các khoản phải thu – phải trả đến cuối năm.

Báo cáo cần có:

• Danh sách tạm ứng chưa thanh toán hết
• Công nợ phải thu (học phí, thu hộ, v.v.)
• Công nợ phải trả (lương chưa chi, BHXH, nhà cung cấp…)

Lưu ý:

Phải lập biên bản xác nhận công nợ (nếu số dư lớn)

Các khoản tạm ứng tồn đọng quá hạn phải có giải trình cụ thể

5. Biên bản kiểm kê cuối năm

Là cơ sở xác nhận tính chính xác của số liệu kế toán tại thời điểm 31/12.

Hồ sơ kiểm kê gồm:

• Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ
• Bảng đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán

📌 Lưu ý:

Biên bản phải có chữ ký của hội đồng kiểm kê, đại diện đơn vị và kế toán trưởng

Các khoản chênh lệch (nếu có) phải điều chỉnh đúng theo quy định

III: Thời hạn và nơi nhận báo cáo

Để đảm bảo đúng quy trình quyết toán và không bị nhắc nhở bởi cơ quan cấp trên, kế toán xã/phường cần nắm rõ thời hạn nộp báo cáo và đơn vị tiếp nhận từng loại hồ sơ. Dưới đây là bảng tổng hợp thời gian và nơi nhận báo cáo cuối năm:

 Lưu ý:

Thời hạn nộp có thể điều chỉnh mỗi năm theo văn bản chỉ đạo của cấp huyện – kế toán cần theo dõi sát công văn hướng dẫn hàng năm.

Một số báo cáo cần nộp cả bản giấy và bản mềm (file Excel, PDF) tùy theo yêu cầu của từng địa phương.

Hồ sơ khi nộp phải có chữ ký, đóng dấu đầy đủ và lưu lại bản photo hoặc bản scan để đối chiếu khi cần.

V. Một số lưu ý khi lập báo cáo cuối năm

Việc lập báo cáo cuối năm không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công việc mang tính tổng hợp, đòi hỏi kế toán phải có sự cẩn trọng, đối chiếu chặt chẽ và chủ động chuẩn bị từ sớm. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp quá trình lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách cuối năm diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót:

 1. Chuẩn bị chứng từ và sổ sách từ đầu quý IV

Rà soát toàn bộ chứng từ thu – chi, bảng lương, mua sắm, tạm ứng…

Đảm bảo các chứng từ thanh toán đều đầy đủ chữ ký và đã được hạch toán

Kiểm tra sổ cái, sổ chi tiết đã cập nhật đủ số liệu đến hết ngày 31/12

2. Kiểm kê tài sản và quỹ tiền mặt đúng thời điểm

Tổ chức kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ, quỹ tiền mặt, tồn kho trước ngày 31/12

Lập biên bản kiểm kê có chữ ký của các thành viên và lưu vào hồ sơ

Chênh lệch (nếu có) phải có biên bản giải trình và điều chỉnh kịp thời

3. Đối chiếu số liệu với Kho bạc và sổ nội bộ

Đối chiếu dư tài khoản tiền gửi, số liệu rút dự toán với báo cáo của Kho bạc

Kiểm tra công nợ phải thu – phải trả, tạm ứng chưa thanh toán

Cân đối các khoản chi đã thực hiện với dự toán được giao trong năm

 4. Tuân thủ đúng biểu mẫu và thời hạn nộp

Lập đúng biểu mẫu theo chế độ kế toán đang áp dụng (Thông tư 107 hoặc Thông tư 24)

Kê khai rõ ràng nguồn kinh phí, mã mục – tiểu mục theo Mục lục ngân sách

Nộp báo cáo đúng thời hạn, không trễ hạn hoặc nộp thiếu biểu mẫu

5. Lưu bản mềm và bản giấy đầy đủ

Sau khi in và nộp, nên lưu thêm bản PDF hoặc Excel vào máy hoặc USB

Sắp xếp hồ sơ giấy theo nhóm báo cáo (tài chính, quyết toán, tài sản...)

Đóng dấu, đánh số trang, ký giáp lai theo đúng quy định lưu trữ

Việc lập và nộp các báo cáo cuối năm là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán xã, phường. Báo cáo không chỉ phản ánh kết quả tài chính trong năm mà còn là căn cứ để cơ quan cấp trên đánh giá hiệu quả quản lý ngân sách tại địa phương. Một bộ hồ sơ báo cáo đầy đủ, chính xác và đúng hạn không chỉ giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ tài chính, mà còn bảo vệ kế toán trước các đợt thanh tra, kiểm toán.

Đối với những kế toán mới tiếp cận lĩnh vực hành chính sự nghiệp, đặc biệt ở cấp xã/phường, việc thành thạo biểu mẫu, quy trình và thời hạn nộp báo cáo là điều không dễ. Nếu chưa tự tin hoặc còn bối rối trong quá trình xử lý chứng từ – báo cáo thực tế, bạn hoàn toàn có thể chủ động trau dồi thêm nghiệp vụ để làm việc vững vàng hơn.