Hóa Đơn Đầu Vào Không Hợp Lệ: Kế Toán Xử Lý Ra Sao?

Trong thực tế nghiệp vụ, không ít kế toán rơi vào tình huống “tiến thoái lưỡng nan” khi phát hiện hóa đơn đầu vào không hợp lệ. Đây là vấn đề nhạy cảm, dễ gây tổn thất về thuế và chi phí nếu không xử lý đúng. Vậy hóa đơn đầu vào không hợp lệ: kế toán xử lý ra sao để vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa bảo vệ lợi ích doanh nghiệp? Hãy cùng Kỹ năng Kế toán phân tích chi tiết các trường hợp thường gặp và hướng dẫn xử lý cụ thể trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là gì?

Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là những hóa đơn doanh nghiệp nhận được từ bên bán nhưng không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật để được sử dụng trong việc hạch toán chi phí, kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc ghi nhận trong báo cáo tài chính. Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị loại chi phí, truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị coi là hành vi gian lận thuế.

Các trường hợp hóa đơn đầu vào không hợp lệ thường gặp:

- Thiếu các tiêu thức bắt buộc

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn được coi là hợp lệ khi đầy đủ các nội dung bắt buộc như:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua

• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền

• Thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

• Ngày lập hóa đơn

• Chữ ký điện tử hoặc chữ ký người bán (đối với hóa đơn giấy), dấu (nếu có)

Trường hợp hóa đơn thiếu một trong các tiêu chí trên, hoặc ghi sai về định danh người mua – người bán, sẽ bị coi là không hợp lệ, và không đủ điều kiện kê khai thuế.

- Thông tin trên hóa đơn sai lệch, không khớp với giao dịch thực tế

Một lỗi phổ biến khác là hóa đơn có thông tin không khớp với hợp đồng, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa. Ví dụ:

• Ghi sai đơn giá, số lượng hàng hóa

• Sai mã số thuế, sai địa chỉ công ty

• Sử dụng hóa đơn của công ty khác để xuất cho giao dịch thực tế… 

Những sai lệch này, nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời, sẽ dẫn đến việc cơ quan thuế loại chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

- Hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động, rủi ro cao

Một tình huống rủi ro lớn mà nhiều kế toán gặp phải là nhận hóa đơn từ:

• Doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, không còn tồn tại trên hệ thống

• Doanh nghiệp bỏ trốn, bị cơ quan thuế đưa vào danh sách rủi ro cao

• Công ty "ma" chuyên bán hóa đơn đầu ra

Trong các trường hợp này, dù hóa đơn có vẻ đầy đủ hình thức, nhưng vẫn không hợp lệ vì không phản ánh giao dịch thực tế và có dấu hiệu trốn thuế, buôn bán hóa đơn trái phép.

- Hóa đơn ghi nhận giao dịch không có thật

Đây là trường hợp vi phạm nghiêm trọng, thường xảy ra khi doanh nghiệp mua hóa đơn để tăng chi phí hoặc hợp thức hóa đầu vào. Dấu hiệu nhận biết:

• Không có giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thực tế

• Không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán

• Hàng hóa không về kho, không có biên bản giao nhận

Hóa đơn trong các trường hợp này sẽ không những không hợp lệ, mà còn có thể dẫn đến việc bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Bộ luật Hình sự nếu có dấu hiệu gian lận thuế.

2. Hậu quả pháp lý khi sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ

Việc sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ không chỉ ảnh hưởng đến số liệu kế toán và thuế, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Dưới đây là những hậu quả điển hình mà doanh nghiệp và kế toán viên cần đặc biệt lưu ý:

- Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Một trong những ảnh hưởng rõ rệt nhất khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ là mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, để được khấu trừ thuế, hóa đơn phải là hợp pháp, hợp lý và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế.

Nếu hóa đơn không hợp lệ (dù đã kê khai), khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện, phần thuế GTGT đó sẽ bị loại khỏi số được khấu trừ, và doanh nghiệp phải nộp lại phần thuế này, kèm theo tiền chậm nộp.

- Không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, chỉ những khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ khiến cho khoản chi phí tương ứng bị loại khỏi chi phí hợp lý, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế, và doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN, kèm theo tiền phạt.

- Bị xử phạt vi phạm hành chính, có thể bị truy cứu hình sự

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:

Nếu dẫn đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo Điều 108 Luật Quản lý thuế thì doanh nghiệp bị xử lý theo hành vi trốn thuế (phạt từ 1–3 lần số thuế trốn).

Nếu không dẫn đến hành vi trốn thuế thì bị xử lý theo hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (phạt từ 20–50 triệu đồng).

- Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và rủi ro kiểm tra thuế chuyên sâu

Dù chưa bị truy cứu trách nhiệm hình sự, một doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp lệ sẽ:

• Bị đưa vào danh sách “rủi ro cao” của cơ quan thuế

• Bị kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất

• Bị đánh giá thiếu minh bạch trong hoạt động tài chính – kế toán

• Gặp khó khăn trong việc huy động vốn hoặc tham gia đấu thầu

Đối với các doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, gọi vốn, niêm yết hoặc hợp tác quốc tế, đây là rào cản lớn.

3. Cách nhận diện hóa đơn đầu vào không hợp lệ

Trong công tác kế toán, phát hiện sớm hóa đơn không hợp lệ là bước quan trọng để hạn chế tối đa các rủi ro về thuế. Dưới đây là các cách thức và dấu hiệu cụ thể giúp bạn kiểm tra, đối chiếu và đánh giá tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào:

- Kiểm tra hình thức và nội dung hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn, một hóa đơn hợp lệ cần có đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế

• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

• Thuế suất GTGT, số tiền thuế, tổng tiền thanh toán

• Ngày tháng năm lập hóa đơn

• Ký hiệu hóa đơn, mẫu số, số hóa đơn

• Chữ ký điện tử của người bán (đối với hóa đơn điện tử) hoặc chữ ký, con dấu (đối với hóa đơn giấy)

Nếu thiếu một trong các nội dung trên, hóa đơn có nguy cơ bị coi là không hợp lệ.

- Đối chiếu với hồ sơ giao dịch thực tế

Một hóa đơn hợp lệ phải gắn liền với giao dịch có thật. Do đó, bạn cần kiểm tra:

• Hợp đồng kinh tế: Có đúng thông tin bên bán không?

• Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa: Có trùng khớp số lượng, đơn giá với hóa đơn không?

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Nếu giá trị từ 20 triệu trở lên thì bắt buộc phải có chuyển khoản qua ngân hàng

• Biên bản nghiệm thu (nếu là dịch vụ): Có chữ ký hai bên và mô tả công việc cụ thể?

Nếu hóa đơn không có chứng từ chứng minh giao dịch thực tế, kế toán nên đặt dấu hỏi về tính hợp lệ.

- Tra cứu thông tin doanh nghiệp phát hành hóa đơn

Hóa đơn được phát hành bởi một doanh nghiệp không còn hoạt động, bỏ trốn hoặc bị đóng mã số thuế sẽ không có giá trị pháp lý.

Cách tra cứu:

1. Truy cập https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn hoặc https://tracuunnt.gdt.gov.vn

2. Kiểm tra xem doanh nghiệp phát hành có đang hoạt động hay không

3. Xem danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn do cơ quan thuế công bố

Nếu phát hiện công ty phát hành hóa đơn đã ngừng hoạt động, bị đóng mã số thuế hoặc không có thật, hóa đơn đó không được chấp nhận để kê khai thuế.

- Kiểm tra mã hóa đơn điện tử và tính xác thực

Với hóa đơn điện tử, hãy thực hiện bước kiểm tra mã tra cứu hoặc mã QR, đối chiếu với cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Những điểm bất thường bao gồm:

• Hóa đơn không thể tra cứu

• Mã tra cứu không tồn tại

• Thông tin trên hệ thống không khớp với bản hóa đơn PDF

Trường hợp này có thể là hóa đơn giả hoặc hóa đơn đã bị thu hồi.

- Nhận diện các dấu hiệu bất thường từ bên bán

Đôi khi, hóa đơn trông có vẻ hợp lệ về hình thức nhưng thực tế lại ẩn chứa rủi ro. Một số dấu hiệu đáng nghi:

• Bên bán yêu cầu thanh toán tiền mặt cho giao dịch lớn

• Công ty vừa thành lập đã có doanh thu bất thường

• Không có trụ sở rõ ràng, không có kho hàng

• Không có website, số điện thoại không liên lạc được

• Cung cấp nhiều hóa đơn với nội dung giống nhau (có dấu hiệu bán hóa đơn)

Trong các trường hợp này, dù hóa đơn chưa bị cơ quan thuế "sờ gáy", kế toán vẫn nên thận trọng, rà soát kỹ và lưu lại toàn bộ hồ sơ giao dịch.

4. Hướng dẫn kế toán xử lý hóa đơn đầu vào không hợp lệ

a. Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế GTGT

Đây là trường hợp dễ xử lý nhất vì hóa đơn chưa được đưa vào hồ sơ thuế. Kế toán cần thực hiện:

- Liên hệ với bên bán để lập biên bản thu hồi hóa đơn

Biên bản phải ghi rõ lý do thu hồi: sai thông tin, sai định danh, sai tên hàng hóa, số lượng

Cần có chữ ký và dấu của cả hai bên (nếu là hóa đơn giấy); với hóa đơn điện tử, thực hiện trên phần mềm hóa đơn và có biên nhận điện tử xác nhận thu hồi.

- Bên bán lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn thay thế phải có ghi chú rõ: “Thay thế hóa đơn số... ngày... do sai...”. Kế toán chỉ kê khai thuế GTGT khi nhận được hóa đơn hợp lệ đã được thay thế.

- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ điều chỉnh

Bao gồm: hóa đơn cũ, biên bản thu hồi, hóa đơn mới và giải trình nội bộ nếu cần.

b. Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế và ghi nhận vào sổ kế toán

Nếu kế toán đã kê khai hóa đơn sai trong kỳ trước, việc xử lý trở nên phức tạp hơn và cần theo đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Thỏa thuận với bên bán để lập biên bản xác nhận lỗi và nhu cầu điều chỉnh hóa đơn (Biên bản phải nêu rõ: nội dung sai, thời điểm sai sót, cách xử lý (điều chỉnh/tăng/giảm/thu hồi)).

- Lập hóa đơn điều chỉnh (điện tử)

Hóa đơn điều chỉnh có thể tăng/giảm số lượng, giá trị hoặc thông tin trên hóa đơn cũ.

Trường hợp hóa đơn sai toàn bộ, cần lập hóa đơn thay thế và hủy hóa đơn cũ.

- Kê khai bổ sung trên tờ khai thuế GTGT

Nộp Tờ khai bổ sung mẫu 01/KHBS, điều chỉnh chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai tháng/quý có sai sót.

Phân tích chênh lệch thuế GTGT phải nộp hoặc được khấu trừ tăng/giảm.

Tính tiền chậm nộp nếu phát sinh thuế phải nộp thêm.

- Điều chỉnh sổ sách kế toán

Ghi nhận lại nghiệp vụ kế toán theo hóa đơn đã được điều chỉnh và lập chứng từ điều chỉnh chi phí (nếu liên quan đến thuế TNDN).

c. Trường hợp phát hiện hóa đơn giả, hóa đơn không phản ánh giao dịch thật

Đây là tình huống rủi ro cao nhất. Kế toán cần:

- Báo cáo nội bộ và lập biên bản xác minh

Gửi báo cáo sự việc cho ban giám đốc —> Lập biên bản làm việc, xác minh có giao dịch thực hay không —> Tạm dừng hạch toán, loại khỏi chi phí và không kê khai vào tờ khai thuế.

- Gửi công văn giải trình cho cơ quan thuế nếu cần

Trình bày lý do nhận hóa đơn, tình huống cụ thể sau đó cung cấp chứng từ có liên quan để chứng minh không cố ý sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

- Tự loại bỏ hóa đơn khỏi hồ sơ khai thuế và kế toán

Không sử dụng hóa đơn cho kê khai thuế, không ghi nhận chi phí sau đó lập hồ sơ lưu riêng, phục vụ thanh tra nếu có.

d. Một số lưu ý khi xử lý hóa đơn không hợp lệ

- Không tự ý xé, hủy hóa đơn sai mà không có biên bản thu hồi hoặc chứng cứ xử lý.

- Không bỏ sót điều chỉnh thuế GTGT hoặc chi phí TNDN vì sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán.

- Ghi chép chi tiết từng bước xử lý sai sót, tránh lặp lại và đảm bảo truy xuất minh bạch khi bị thanh kiểm tra.

Việc phát hiện và xử lý hóa đơn đầu vào không hợp lệ không chỉ là trách nhiệm của kế toán mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và an toàn tài chính cho doanh nghiệp. Qua bài viết trên của Kỹ năng Kế toán, bạn đã hiểu rõ hơn về những dấu hiệu nhận biết hóa đơn sai phạm, các rủi ro pháp lý có thể gặp phải cũng như quy trình kế toán xử lý hóa đơn đầu vào không hợp lệ theo đúng quy định. 

>>> Xem thêm: Có cần đóng dấu khi in hóa đơn điện tử ra giấy cho khách hàng