Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Cho Người Mới Bắt Đầu

Trong bối cảnh công nghệ số ngày càng phát triển, việc ứng dụng phần mềm vào kế toán đang trở thành một xu hướng không thể thiếu. Bài viết dưới đây Kỹ năng Kế toán sẽ Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Cho Người Mới Bắt Đầu, cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản cùng các bước thực hành cụ thể, giúp bạn nhanh chóng làm quen và vận dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả. Qua đó, bạn sẽ có thêm công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp.

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một phần mềm máy tính có thể sử dụng trực tuyến hoặc cài đặt trực tiếp trên máy tính cá nhân. Được thiết kế nhằm hỗ trợ việc tính toán các số liệu báo cáo tài chính do người dùng nhập các dữ liệu đầu vào như hồ sơ, giao dịch, chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu chấm công….

Khi bạn nhập dữ liệu mới, phần mềm sẽ lấy thông tin đó và xử lý bằng các công thức được lập trình sẵn, giúp tối ưu hóa thời gian của người dùng.

Lợi ích của phần mềm kế toán

Tiện lợi – Nhanh gọn – Tiết kiệm thời gian: Phần mềm kế toán mang lại sự tiện lợi và nhanh gọn hơn hẳn so với phương pháp ghi chép thủ công, giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tự động hóa thông minh: Các phép tính cơ bản đã được tích hợp sẵn trong phần mềm, cùng với chức năng tự động tạo báo cáo, giúp giảm thiểu sai sót khi tính toán và tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ xuất báo cáo dưới nhiều định dạng khác nhau như Word, Excel,…

Quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả: Phần mềm kế toán cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Cập nhật kịp thời các quy định mới nhất: Khi có sự thay đổi về chính sách thuế, bảo hiểm xã hội hoặc các quy định kế toán khác, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin mới nhất, giúp bạn luôn tuân thủ quy định pháp luật.

Tích hợp đa dịch vụ và tiện ích hiện đại: Đáp ứng xu thế chuyển đổi số, phần mềm kế toán hiện đại còn tích hợp với các giải pháp hóa đơn điện tử và hỗ trợ nộp báo cáo, tờ khai thuế trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện đến cơ quan Thuế.

2. Một số phần mềm kế toán phù hợp cho người mới bắt đầu

- MISA SME.NET

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người mới bắt đầu.

• Hỗ trợ đầy đủ các phân hệ kế toán như: Mua hàng, Bán hàng, Quản lý hóa đơn, Báo cáo tài chính.

• Cập nhật kịp thời các quy định kế toán mới nhất tại Việt Nam.

Phù hợp cho: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cá nhân mới học kế toán.

- Fast Accounting Online

• Là phần mềm kế toán online, dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị có kết nối internet.

• Có phiên bản dành riêng cho người mới bắt đầu với giao diện đơn giản, trực quan.

• Tích hợp đầy đủ các chức năng từ ghi chép, quản lý thu chi, đến báo cáo tài chính.

Phù hợp cho: Cá nhân kinh doanh nhỏ, startup.

- Simple Accounting

• Tập trung vào các chức năng cơ bản, không quá phức tạp, giúp người mới bắt đầu dễ tiếp cận.

• Giao diện trực quan, dễ thao tác.

• Phù hợp cho quản lý thu chi cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Phù hợp cho: Cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ.

- GnuCash

• Là phần mềm kế toán mã nguồn mở miễn phí.

• Phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

• Hỗ trợ quản lý tài khoản ngân hàng, thu chi, và báo cáo tài chính cơ bản.

Phù hợp cho: Người học kế toán hoặc cá nhân muốn quản lý tài chính cá nhân.

- Wave Accounting

• Miễn phí 100% cho các tính năng kế toán cơ bản.

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho người mới.

• Hỗ trợ tạo hóa đơn, quản lý thu chi và báo cáo tài chính cơ bản.

Phù hợp cho: Freelancer, cá nhân kinh doanh nhỏ.

Lưu ý khi chọn phần mềm kế toán cho người mới bắt đầu:

Giao diện dễ sử dụng: Ưu tiên các phần mềm có giao diện đơn giản, dễ hiểu.

Hỗ trợ tiếng Việt: Chọn phần mềm có hỗ trợ tiếng Việt nếu bạn không quen sử dụng tiếng Anh.

Tính năng cơ bản đầy đủ: Bao gồm ghi chép thu chi, báo cáo tài chính, và quản lý hóa đơn.

Hỗ trợ kỹ thuật: Chọn phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật tốt để giải đáp thắc mắc trong quá trình sử dụng.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán cho người mới bắt đầu

Bước 1: Nhập tài liệu đầu vào – Cách sử dụng phần mềm kế toán

Để sử dụng phần mềm kế toán bắt buộc kế toán viên phải nhập các thông tin đầu vào.

Các thông báo, sau thời điểm được nhập liệu vào sẽ được ứng dụng lưu lại vào khối hệ thống. Tất cả theo một định dạng riêng theo đơn vị hỗ trợ phần mềm.

Lưu ý rằng: Khi nhập liệu cần bảo đảm nhập đủ. Đặc biệt như con số, số chi phí,…

Bước 2: Xử lý dữ liệu kế toán

Tại bước này những dữ liệu đầu vào được lưu trữ, xử lý, tổ chức công bố, thống kê. Đồng thời cả tính toán theo tiến trình ứng dụng. Và cũng bao gồm mức sử dụng thông thường của chính sách kế toán hiện hành.

Trong quy trình này, dựa vào những tài liệu đầu vào có trên giấy tờ, phần mềm tự động hóa trích lọc những dữ liệu then chốt chuyển vào hệ thống cũng giống như ghi dìm các bút toán định khoản. Từ đó sẽ hoàn toàn có thể cung ứng số liệu cho người dùng khi cần thiết.

Lưu ý rằng: Với cách sử dụng phần mềm kế toán ở bước này, người dùng nên yêu cầu tiêu giảm câu hỏi tắt ngang ứng dụng vào tiến trình này. Vì nó có thể dẫn mang đến lỗi hỏng tài liệu. Bên cạnh đó, người dùng nên đề xuất chú ý các thông báo lỗi, các nhắc nhở. Từ đó, kịp thời điều chỉnh với cách xử lý lại tài liệu.

Bước 3: Trích xuất tài liệu kế toán

Dựa vào cách xử lý tài liệu, phần mềm tự động trích xuất số liệu cho sổ sách kế toán. Bao gồm, sổ mẫu, sổ chi tiết thông tin tài khoản,… Các report sẽ bao gồm, các report theo nguyên lý của Thuế cũng giống như các báo cáo thống kê lại, so với tính chất của khách hàng,…

Qua đó, kế toán viên hay chủ doanh nghiệp có thể xem, lưu trữ, in ấn. Đồng thời là dán hoặc trích xuất tài liệu ra những format khác. Như vậy rất dễ dàng để gửi cho các mục tiêu đối chiếu, thống kê lại, quản lí trị. Hoặc cũng có thể kết nối cùng với các khối hệ thống ứng dụng khác của người tiêu dùng.

Lưu ý rằng: Với cách sử dụng phần mềm kế toán này, người dùng có thể đề xuất thao tác làm việc đúng, đủ. Tất cả theo các bước sử dụng của từng kỹ năng hoặc từng phần mềm kế toán. Nhằm để tài liệu cổng đầu ra tất cả tính đúng mực cao.

>>> Tham khảo: Cách Đọc Báo Cáo Tài Chính Cho Người Mới Bắt Đầu

4. Những lưu ý trong cách sử dụng phần mềm kế toán 

Để sử dụng hiệu quả bất kỳ công cụ nào, người dùng cần phải hiểu rõ và nắm vững tất cả các tính năng mà công cụ đó cung cấp. Phần mềm kế toán cũng không ngoại lệ. Do đó, bước đầu tiên cần làm là người dùng phải tìm hiểu kỹ lưỡng về cấu trúc và chức năng của từng phân hệ trong phần mềm kế toán. Điều này bao gồm việc nắm rõ các phân hệ chi tiết cũng như hiểu cách thức mà mỗi phân hệ thực hiện nhiệm vụ cụ thể của mình.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm kế toán là sự liên kết chặt chẽ giữa các phân hệ chi tiết. Chính vì vậy, trong quá trình sử dụng, người dùng cần chú ý đến cách thức kết nối giữa các phân hệ kế toán để đảm bảo quy trình làm việc được trôi chảy và hiệu quả hơn. Việc này giúp tối ưu hóa tốc độ xử lý công việc và giảm thiểu thời gian chờ đợi khi thực hiện các tác vụ kế toán.

Một yếu tố quan trọng khác khi sử dụng phần mềm kế toán là người dùng phải có kiến thức chuyên môn vững vàng về kế toán. Điều này đảm bảo việc chọn lựa và áp dụng đúng phân hệ kế toán cho từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể, giúp xử lý chính xác và hiệu quả các công việc kế toán. Hơn nữa, kiến thức chuyên sâu về kế toán còn hỗ trợ người dùng khai thác tối đa các tính năng của phần mềm, góp phần công nghệ hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc trong lĩnh vực kế toán.

Thông qua bài viết Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Cho Người Mới Bắt Đầu, Kỹ năng Kế toán hy vọng bạn đã nắm được các bước cơ bản và những mẹo hữu ích để làm quen với phần mềm kế toán. Việc áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Hãy thực hành thường xuyên và đừng ngại thử nghiệm thêm những tính năng mới để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình!

>>> Xem thêm: Học kế toán cho người mới bắt đầu ở đâu tốt