Khi Nào Cần Đóng Dấu Treo Và Cách Thực Hiện Chuẩn Xác

Khi nào cần đóng dấu treo và cách thực hiện chuẩn xác là câu hỏi được nhiều người quan tâm khi làm việc với các văn bản hành chính hay tài liệu doanh nghiệp. Dấu treo giúp xác nhận nguồn gốc tài liệu nhưng không phải lúc nào cũng cần sử dụng và nếu không thực hiện đúng cách, có thể dẫn đến những sai sót về pháp lý. 

Bài viết dưới đây Kỹ năng Kế toán sẽ giúp bạn nắm vững các trường hợp cần sử dụng dấu treo cũng như hướng dẫn chi tiết cách thực hiện chuẩn xác để tránh những rủi ro không đáng có.

1. Dấu treo là gì?

Dấu treo là một loại con dấu được đóng lên một phần tiêu đề hoặc tên cơ quan, tổ chức trên văn bản nhưng không đi kèm chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu này không có giá trị pháp lý độc lập, mà chủ yếu được sử dụng để xác nhận nguồn gốc văn bản do đơn vị phát hành.

Dấu treo thường được đóng ở góc trái, phía trên của văn bản, chủ yếu nhằm xác định văn bản thuộc quyền quản lý của cơ quan, tổ chức đó. Nó thường xuất hiện trên các phụ lục, giấy giới thiệu, thông báo nội bộ, hóa đơn hoặc các tài liệu đính kèm một văn bản chính.

Vai trò của dấu treo trong các loại văn bản

Dấu treo tuy không có giá trị pháp lý như dấu chính thức (dấu đóng kèm chữ ký), nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong nhiều loại văn bản, cụ thể:

- Xác nhận văn bản có nguồn gốc từ tổ chức phát hành

Trong nhiều trường hợp, văn bản không yêu cầu dấu chính thức nhưng vẫn cần dấu treo để chứng minh tài liệu có nguồn gốc hợp pháp.

Ví dụ: Phụ lục hợp đồng, tài liệu đi kèm công văn cần dấu treo để xác nhận thuộc về văn bản chính.

- Hợp thức hóa tài liệu nội bộ

Trong các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, nhiều văn bản không bắt buộc phải có chữ ký lãnh đạo, nhưng vẫn cần đóng dấu treo để có giá trị lưu hành nội bộ.

Ví dụ: Giấy mời, thông báo, lịch làm việc nội bộ được đóng dấu treo để xác nhận tính chính thống.

- Hợp lệ hóa hóa đơn và chứng từ kế toán

Đối với các hóa đơn tài chính, nếu chi nhánh được ủy quyền xuất hóa đơn, dấu treo của công ty giúp xác nhận nguồn gốc hóa đơn.

Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng của chi nhánh doanh nghiệp cần có dấu treo để tránh bị cơ quan thuế từ chối.

- Tăng tính bảo mật và ngăn chặn giả mạo văn bản

Mặc dù dấu treo không có giá trị pháp lý cao, nhưng nó giúp hạn chế tình trạng giả mạo hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Ví dụ: Sao y bản chính thường được đóng dấu treo để xác nhận bản sao thuộc về cơ quan, tổ chức phát hành.

- Hỗ trợ trong các văn bản có nhiều trang

Khi một văn bản có nhiều trang và không yêu cầu đóng dấu giáp lai, dấu treo có thể được sử dụng trên trang đầu tiên để xác nhận rằng các nội dung sau thuộc về văn bản chính.

Ví dụ: Phụ lục hợp đồng, tài liệu kèm theo quyết định sẽ có dấu treo để đảm bảo tính liên kết.

>>> Xem thêm: Có cần đóng dấu khi in hóa đơn điện tử ra giấy cho khách hàng

2. Khi nào cần đóng dấu treo?

Việc đóng dấu treo không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng trong một số trường hợp, dấu treo được sử dụng để đảm bảo tính xác thực và hợp lệ của văn bản. Có hai nhóm chính:

a, Các trường hợp bắt buộc phải đóng dấu treo

- Văn bản có phụ lục kèm theo (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nếu một văn bản chính có phụ lục đính kèm, thì dấu treo bắt buộc phải đóng trên trang đầu của phụ lục, trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Mục đích:

• Xác nhận phụ lục là một phần không thể tách rời của văn bản chính.

• Tránh tình trạng giả mạo, chỉnh sửa phụ lục mà không có sự phê duyệt từ đơn vị ban hành.

Ví dụ:

• Một hợp đồng kinh tế có kèm theo bảng giá hoặc danh mục hàng hóa (phụ lục hợp đồng).

• Một quyết định bổ nhiệm có danh sách nhân sự đi kèm.

- Hóa đơn tài chính, chứng từ kế toán

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, một số hóa đơn và chứng từ kế toán cần có dấu treo để xác nhận tính hợp lệ.

Mục đích:

• Xác nhận hóa đơn, chứng từ được phát hành từ đúng đơn vị kinh doanh.

• Hạn chế gian lận thuế, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra tính chính xác.

Ví dụ:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) của chi nhánh được ủy quyền xuất hóa đơn.

• Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền do đơn vị hành chính công lập phát hành.

Lưu ý quan trọng: Nếu không đóng dấu treo khi cần thiết, hóa đơn có thể bị cơ quan thuế từ chối, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế và quyết toán tài chính.

- Giấy tờ nội bộ của doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước

Một số giấy tờ nội bộ được đóng dấu treo thay vì dấu chính thức để xác nhận tài liệu được phát hành bởi cơ quan hoặc doanh nghiệp, nhưng không nhất thiết phải có chữ ký lãnh đạo.

Mục đích:

• Hợp thức hóa văn bản nội bộ, tránh tranh chấp về nguồn gốc.

• Giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc cơ quan dễ dàng xử lý tài liệu.

Ví dụ:

• Giấy mời họp nội bộ.

• Thông báo về lịch công tác, phân công nhiệm vụ.

• Báo cáo gửi giữa các phòng ban.

Lưu ý: Dấu treo không thể thay thế dấu chính thức nếu văn bản yêu cầu chữ ký của lãnh đạo.

- Văn bản sao y từ bản chính

Khi một tài liệu được sao y từ bản chính để sử dụng trong nội bộ hoặc gửi đi nơi khác, dấu treo giúp xác nhận rằng bản sao này được sao từ tài liệu gốc của tổ chức.

Mục đích:

• Đảm bảo bản sao có giá trị tham khảo chính xác.

• Giúp đơn vị tiếp nhận xác minh nguồn gốc của tài liệu.

Ví dụ:

• Sao y các văn bản pháp lý trong nội bộ công ty.

• Bản sao quyết định bổ nhiệm, điều động nhân sự gửi tới các bộ phận liên quan.

Lưu ý: Bản sao có đóng dấu treo không thể thay thế bản chính trong giao dịch pháp lý quan trọng.

b, Các trường hợp không bắt buộc nhưng nên sử dụng để tăng tính xác thực.

- Văn bản hướng dẫn, thông báo nội bộ

Đối với một số văn bản hướng dẫn, thông báo nội bộ không yêu cầu dấu chính thức, nhưng đóng dấu treo giúp tài liệu có tính xác thực và tránh bị chỉnh sửa trái phép.

Mục đích:

• Đảm bảo văn bản có giá trị tham khảo nội bộ.

• Tránh tình trạng nhân viên hoặc bên liên quan chỉnh sửa sai nội dung.

Ví dụ:

• Hướng dẫn nội bộ về quy trình làm việc, quy tắc ứng xử.

• Thông báo thay đổi lịch làm việc của doanh nghiệp, cơ quan.

Lưu ý: Trong một số trường hợp, nếu văn bản có ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, dấu treo không thể thay thế dấu chính thức kèm chữ ký.

- Hợp đồng có nhiều trang để tăng tính xác thực

Khi ký kết hợp đồng có nhiều trang, dấu treo không bắt buộc nhưng có thể giúp văn bản dễ kiểm tra và hạn chế nguy cơ giả mạo.

Mục đích:

• Xác nhận tính thống nhất của hợp đồng.

• Hỗ trợ kiểm tra nguồn gốc hợp đồng khi làm việc với đối tác, cơ quan thuế, ngân hàng.

Ví dụ:

• Hợp đồng lao động có phụ lục lương, chính sách đãi ngộ.

• Hợp đồng mua bán có nhiều điều khoản chi tiết.

Lưu ý: Nếu hợp đồng cần tính pháp lý cao, nên sử dụng dấu giáp lai thay vì dấu treo.

- Hóa đơn do chi nhánh phát hành để xác định nguồn gốc

Một số doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, trong khi hóa đơn được phát hành bởi chi nhánh thay vì trụ sở chính. Khi đó, dấu treo giúp xác nhận rằng hóa đơn này thuộc hệ thống công ty mẹ.

Mục đích:

• Giúp cơ quan thuế xác minh tính hợp lệ của hóa đơn.

• Tránh nhầm lẫn giữa hóa đơn của chi nhánh và trụ sở chính.

Ví dụ:

• Công ty có nhiều cửa hàng bán lẻ, mỗi chi nhánh xuất hóa đơn riêng.

• Tập đoàn có nhiều công ty con nhưng sử dụng hệ thống hóa đơn chung.

Lưu ý: Nếu hóa đơn không có dấu treo khi cần thiết, có thể bị từ chối khi kê khai thuế, dẫn đến rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn đóng dấu treo đúng quy định

Việc đóng dấu treo phải đúng vị trí để đảm bảo tính hợp lệ của văn bản. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu treo phải được đặt sao cho có thể xác định văn bản xuất phát từ cơ quan, tổ chức phát hành, nhưng không làm thay đổi nội dung tài liệu.

- Dấu treo được đóng ở góc trái, phía trên của văn bản, chồng lên một phần tên cơ quan, tổ chức phát hành hoặc tiêu đề phụ lục.

Lưu ý cần tránh:

• Đóng dấu quá thấp, không trùm lên phần tiêu đề, khiến văn bản không đủ tính xác thực.

• Đóng dấu quá lệch về một phía, làm mất cân đối và khó nhận diện đơn vị phát hành.

- Khi phát hành hóa đơn tài chính, dấu treo thường được đóng trên góc trái, phía trên liên đỏ.

Lưu ý cần tránh:

• Đóng dấu lên phần số hóa đơn hoặc giá trị tiền tệ, làm mất tính rõ ràng của thông tin.

• Dấu treo không đúng vị trí khiến hóa đơn bị từ chối khi kê khai thuế.

Ai có quyền sử dụng dấu treo?

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, việc đóng dấu treo phải do người được giao nhiệm vụ quản lý con dấu thực hiện.

Các đối tượng có thể thực hiện đóng dấu treo:

• Bộ phận văn thư – hành chính của cơ quan, doanh nghiệp.

• Người được ủy quyền sử dụng con dấu theo quy chế nội bộ.

• Kế toán hoặc nhân viên xuất hóa đơn (đối với hóa đơn tài chính).

Trách nhiệm của người quản lý con dấu

Người chịu trách nhiệm quản lý con dấu phải đảm bảo:

✔ Chỉ sử dụng dấu treo cho các tài liệu hợp lệ và theo đúng quy định.

✔ Đóng dấu đúng vị trí, đúng loại tài liệu được phép sử dụng.

✔ Kiểm tra tính hợp lệ của văn bản trước khi đóng dấu.

✔ Lưu trữ và bảo quản con dấu đúng quy trình, tránh lạm dụng.

Các bước thực hiện khi đóng dấu treo

1. Kiểm tra nội dung văn bản trước khi đóng dấu

Trước khi đóng dấu treo, cần kiểm tra tính hợp lệ của văn bản, bao gồm:

✔ Đúng thể thức và mẫu quy định (công văn, hóa đơn, giấy mời…)

✔ Nội dung rõ ràng, không sai chính tả, không chỉnh sửa tẩy xóa

✔ Xác nhận dấu treo có phù hợp với loại văn bản này không

2. Đóng dấu đúng vị trí, không che khuất thông tin quan trọng

Khi thực hiện đóng dấu treo, cần đảm bảo:

✔ Đóng dấu góc trái, phía trên tiêu đề hoặc tên đơn vị.

✔ Với hóa đơn, dấu treo nằm ở góc trên bên trái của liên đỏ.

✔ Dấu phải sắc nét, không bị mờ hoặc nhòe để đảm bảo tính rõ ràng.

3. Lưu trữ tài liệu có đóng dấu treo đúng quy trình

Văn bản sau khi đóng dấu treo cần được lưu trữ theo quy trình quản lý hồ sơ để tránh thất lạc hoặc chỉnh sửa trái phép.

Cách lưu trữ hiệu quả:

✔ Lưu bản gốc có dấu treo trong hồ sơ nội bộ.

✔ Nếu là hóa đơn, phải lưu trữ theo quy định của kế toán để tránh mất chứng từ.

✔ Văn bản điện tử có dấu treo cần quét (scan) và lưu trên hệ thống để dễ dàng tra cứu.

Việc hiểu rõ khi nào cần đóng dấu treo và cách thực hiện chuẩn xác không chỉ giúp bạn sử dụng con dấu một cách hợp lý mà còn đảm bảo tính hợp pháp và chuyên nghiệp của văn bản hành chính. Hy vọng qua bài viết trên của Kỹ năng Kế toán, bạn đã nắm được các trường hợp cần sử dụng dấu treo cũng như cách đóng dấu đúng vị trí và chuẩn xác nhất. 

>>> Xem thêm:  Dấu Giáp Lai Là Gì? Cách Đóng Dấu giáp Lai Chính Xác