Cách xử lý hàng thừa, thiếu khi kiểm kê

Một phần quan trọng trong công việc kế toán tổng hợp hoặc kế toán kho đó là kiểm kê hàng hóa trong kho. Vậy khi kiểm kê bạn phát hiện ra hàng thừa hoặc thiếu, bạn cần xử lí như thế nào? Để giúp các bạn dễ dàng trong việc xử lý hàng thiếu, thừa hơn, bài viết dưới đây, Kỹ năng kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách xử lý hàng thiếu, thừa khi kiểm kê.

>>>>> Xem thêm: Kế toán kho phải làm những công việc gì? 

1. Cách xử lý hàng thừa khi kiểm kê

Hàng thừa khi kiểm kê tức là số lượng hàng có trong kho tại thời điểm kiểm kê lớn hơn số lượng hàng đang được theo dõi trên sổ sách kế toán ở thời điểm đó. Số chênh lệch đó, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê. học khai báo thuế 

• Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu 

Nợ TK 155: Nếu thừa thành phẩm 

Nợ TK 156: Nếu thừa hàng hóa 

Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân

• Khi xác định được nguyên nhân dẫn đến hàng thừa, căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để tiến hành định khoản theo từng trường hợp như sau:

Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định trả hàng thừa cho nhà cung cấp, kế toán ghi:

Nợ TK 3381 

Có TK 152, TK 155, TK 156

Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định mua hết số hàng giao thừa. Căn cứ vào hóa đơn nhà cung cấp xuất bổ sung, ghi:

Nợ TK 3381 

Nợ TK 1331 

Có TK 331

Không xác định được nguyên nhân hàng thừa, dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc công ty, kế toán ghi tăng vào thu nhập khác:

Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý 
Có TK 711: Thu nhập khác

2. Cách xử lý hàng thiếu khi kiểm kê

Hàng thiếu khi kiểm kê tức là số lượng hàng có trong kho ở thời điểm kiểm kê nhỏ hơn số lượng hàng được theo dõi trên sổ sách kế toán. Số chênh lệch, kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tế khi kiểm kê.

Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý 

Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ 

Có TK 155: Thành phẩm 

Có TK 156: Hàng hóa

Khi xác định được nguyên nhân, dựa vào quyết định xử lý để định khoản theo từng trường hợp sau: 

Trường hợp 1: Hàng thiếu do bên bán giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu, khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm, kế toán ghi:

Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156 lớp học kế toán thuế 

Có TK 1381

Trường hợp 2: Nếu thiếu hàng tồn kho do lỗi của cá nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền) kế toán ghi:

Nợ TK 1388, TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt), TK 334 (Nếu trừ lương) 

Có TK 1381

Trường hợp 3: Không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng trong kho, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch toán vào chi phí khác 

Nợ TK 811 

Có TK 1381

>>>> Bài viết tham khảo: Cách hạch toán tài khoản 131 phải thu khách hàng theo thông tư 133 

Như vậy, trước khi hạch toán kế toán, chúng ta cần kiểm tra thật kĩ tình trạng hàng hóa sau khi kiểm kê từ đó có cách xử lí phù hợp. Đặc biệt, nếu bạn đang làm kế toán kho bạn cần nắm chắc về cách xử lý hàng thừa, thiếu khi kiểm kê.

Nguồn tham khảo: Kế toán Lê Ánh

Ngoài việc tự tìm hiểu về những nghiệp vụ kế toán trên website thì Kỹ năng kế toán gợi ý bạn nên đăng ký học kế toán thực hành để có thể hệ thống lại được kiến thức và biết được những công việc của một kế toán trong thực tế cần phải làm những gì. 

Nếu bạn có nhu cầu học kế toán có thể tham khảo bài viết Học thực hành kế toán ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội để lựa chọn được địa chỉ học uy tín