Kiểm tra sổ sách khi lên báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là công việc hàng năm vô cùng quan trọng của một kế toán viên, vì thế trước khi làm báo cáo tài chính , chúng ta cần kiềm tra, rà soát lại sổ sách để tránh sai sót không đáng có xảy ra.

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách nộp báo cáo tài chính qua mạng  

I. Những vấn đề khi kiểm tra số sách báo cáo tài chính   

Khi kiểm tra sổ sách báo cáo tài chính kế toán cần lưu ý những vấn đề sau: 

1. Lợi nhuận kết chuyển chưa phân phối đầu năm tài chính, cần lưu ý những gì  
2. Vấn đề về kết chuyển hạch toán thuế môn bài ở đầu năm tài chính liên quan  
3. Tài khoản liên quan đến tiền mặt TK111  
4. Vấn đề liên quan đến TK112  
5. Vấn đề liên quan tới tiền lương TK334  
6. Chi phí về tài khoản phân bổ và khấu hao TK 142,242,214

II. Hướng dẫn soát xét sổ sách chi tiết 

1.Hạch toán đầu năm để kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối  

Trong đầu năm tài chính sẽ làm bút toán kết chuyển lợi nhuận chưa được phân phối từ năm nay xang năm trước đó.

+ Nếu trong tài khoản TK 4212 xuất hiện số dư Có (Lãi), ghi:

Nợ TK 4212 – Thể hiện lợi nhuận chưa được phân phối trong năm kế toán hiện tại 

Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước. 

+ Trong trường hợpTK 4212 xuất hiện số dư Nợ (Lỗ) thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 4211 – Nguồn lợi nhuận chưa được phân phối từ năm trước đó 

Có TK 4212 – Nguồn trích lợi nhuận chưa phân phối của năm hiện tại 

= >Kế toán cần phải kiểm tra chi tiết những tài khoản TK 421 (gồm 4211,4212) xem đã hạch toán hay chưa?

Lưu ý khi hạch toán và kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối cần lưu ý:

– Phân biệt được lợi nhuận chưa phân phối năm tài chính trước đó với năm tài chính hiện tại để gom lại tài khoản 421 phương pháp nhập trước xuất trước  

– Kế toán hay sử dụng phương pháp gom các đầu TK421 làm các số liệu lợi nhuận năm trước và năm nay để bù trừ lẫn nhau

– Phân biệt chi tiết từng TK421 để kết chuyển đươc đầy đủ và chi tiết số tiền lãi lỗ từ năm trước xang năm sau mà kế toán trưởng thương quên hạch toán tài khoản này. 

– Nếu ghi chứng từ kế toán vào TK 421 của năm chi tiết để làm căn cứ kết chuyển lãi lỗ theo chỉ tiêu: 

+ Chỉ tiêu A1 của tờ khai quyết toán thuế TNDN năm chính là lỗ Kế toán

+Chi tiêu B12 chính là thu nhập tính thuế cũng là căn cứ làm số chuyển lỗ phụ lục: phụ lục Chuyển Lỗ 03– 2a 

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ  

2. Hướng dẫn kiểm tra xem tài khoản thuế môn bài đã được hạch toán và nộp thuế môn bài đầy đủ hay chưa  

Hướng dẫn hạch toán theo TT200:

Quy định về cách tính sô thuế môn bài nộp: Nợ TK6425 / Có TK 3338  
Thực hiện nộp thuế bằng tiền mặt: Nợ TK 3338 / Có TK 1111

Theo quy định tính tiền thuế môn bài phải nộp hach toán: Nợ TK6422 / Có TK 3338

Hướng dẫn nộp thuế môn bài tính bằng tiền mặt: Nợ TK 3338 / Có TK 1111

Mức thuế phải đóng khi làm báo cáo tài chính thực hiện gồm: Kê khai + nộp thuế môn bài

Quy định nộp thuế môn bài theo quy mô vốn đăng ký phải thực hiện như sau:  
– Bậc 1: Trên 10 tỷ = 3.000.000 đồng khóa học kế toán căn bản   
– Bậc 2: Từ 5 tỷ đến 10 tỷ = 2.000.000 đồng  
– Bậc 3: Từ 2 tỷ đến dưới 5 tỷ = 1.500.000 đồng  
– Bậc 4: Dưới 2 tỷ = 1.000.000 đồng 

Lưu ý khi nộp thuế môn bài, cần lưu ý về những thời điểm đăng ký ảnh hưởng tới việc nộp thuế như sau:  
Nếu giấy phép thành lập doanh nghiệp trong khoảng 01/01- 30/06 thì phải đóng 100% giá trị: Doanh nghiệp thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/01 đến ngày 30/6 thì phải nộp100% mức thuế môn bài theo quy định tương ứng với số tiền thuế tối đa theo quy mô vốn.  
Nếu giấy phép đăng ký vào 10/07 - 31/12 doanh nghiệp sẽ được giảm 50% số tiền thuế môn bài. 

Quy định về tiền thuế môn bài với những chi nhánh: 

- Mức đăng ký phụ thuộc vốn đăng ký giá trị là: 1.000.000đ

- Đơn vị và doanh nghiệp thành viên đã hạch toán độc lập sẽ phải hạch toán: 2.000.000đ

Các bước kiểm tra sổ sách trước khi làm báo cáo tài chính 

*Lưu ý: Trong trường hợp mà doanh nghiệp có đơn vị trực thuộc là cửa hàng, chi nhánh kinh doanh ở địa phương cấp để nộp thuế môn bài, tính trên tờ khai thuế môn bài với trường hợp thay đổi định mức. Những đơn vị trực thuộc có cơ quan thuế trực tiếp của doanh nghiệp nộp thuế môn bài hoặc tờ khai thuế (đối với trường hợp có thay đổi mức thuế môn bài) đơn vị trực thuộc cho cơ quan thuế được quản lý trực tiếp doanh nghiệp.  
Nếu đơn vị trực thuộc ở những địa phương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính thi đơn vị được trực thuộc này được thực hiện nộp thuế và tờ khai thuế. Với trường hợp thay đổi định mức của đơn vị trực thuộc. bảng mã loại hình xuất nhập khẩu  

Quy định thời hạn nộp tờ khai thuế môn bài 

– Nếu người nộp thuế có hoat động kinh doanh thì thời hạn kê khai thuế môn bài phải chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động kinh doanh.

– Nếu người nộp thuế mà thành lập cơ sở kinh doanh mà chưa có hoạt động sản xuất phải kê khai thuế trong thời hạn 30 ngày từ khi cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tính từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Hạn chấm nhất để nộp tờ khai thuế môn bài là ngày 30/01 của năm tài chính ở thời điểm hiện tại. lớp học kế toán  

3. Quy định về tài khoản TK111- tài khoản tiền mặt  

Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu của sổ quỹ tiền mặt

Trên quỹ sổ phát sinh các số nợ ở sổ cái có tài khoản TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ- Có trên phát sinh số tiền mặt. 

– Tính số dư cuối kỳ của số cái TK Số dư nợ cuối kỳ sổ cái tính theo TK 1111 = Tính bằng số dư cuối kỳ của TK1111 dựa trên bảng cân đối phát sinh hàng tính trên bảng cân đối phát sinh sẽ = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt

– Kế toán phải kiểm tra lại số dư trong ngài của thangs bị âm quỹ tiền mặt. Nếu doanh nghiệp bị âm quỹ nhập nghiệp vụ thu tiền lên trước sau đó nghiệp vụ chi tiền sẽ được hạch toán sau. 

– Trường hợp bị âm quỹ thì kế toán phải tìm biện pháp xử lý làm hợp đồng, vay tiền, làm giấy vay mượn mà bổ sung vốn lưu động tính tạm thời sẽ có biện pháp xử lý để:lập hợp đồng vay tiền, giấy vay mượn để bổ sung vốn lưu động tạm thời.

Hạch toán Nợ TK 111/ có TK 3388. Ngoài ra kế toán có thể xử lý theo những trường hợp sau: 

Trường hợp quỹ tiền mặt bị âm:

- kế toán phải làm thủ tục cấp giấy phép kinh doanh để nâng vốn điều lệ => Nhược điểm của phương pháp này là phải đi làm thủ tục xin đổi giấy phép.

Nợ TK111/ có TK 411 

Lưu ý: Tất cả những khoản mua hàng hóa phải ghi nhận nợ treo trên tài khoản TK331. Trường hợp có hàng thì phải trả lai khách hàng. 

Nợ TK 152,153..627,641,642….,1331/ Có TK 331

Nợ TK331/ Có TK111

Trường hợp làm phiếu thu tiền mặt + và hợp Ba là làm phiếu thu tiền mặt + hợp đồng vay mượn với cá nhân lãi xuất 0% thông thường kế toán sẽ sử dụng cách này.

Nợ TK111/ Có TK3388

- Hướng dẫn đầu tư tài trợ không có niên biểu không 

Nợ TK111/ Có TK 711

= > Đối với phương pháp này những doanh nghiệp bị đánh thuế TNDN bằng 20%. Quá cao nên rất ít doanh nghiệp sử dụng vì ảnh hướng trực tiếp tới lợi ích công ty.

- Hạch toán tài khoản tiền mặt sẽ không bị âm 

4. Hướng dẫn hạch toán với tài khoản tiền gửi ngân hàng TK11 2 

– Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 sẽ tính bằng với số dư nợ đầu kỳ của TK112 có trên bảng cân đối phát sinh, tính bằng số dư nợ đầu kỳ của tài khoản tiền gửi ngân hàng = số dư đầu kỳ sổ phụ ngân hàng hoặc tính được sao kê.

– Thông tin trên sổ cái của TK 112 = Số tiền phát sinh Nợ trên TK112của bảng cân đối = Số phát sinh Nợ - Có trên tiền gửi ngân hàng đã sao kê tính bằng = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.

– Trường hợp số dư nợ TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 tính trên bảng cân đối phát sinh = Sẽ bằng số dự Nợ cuối kỳ có trên Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ trong sổ phụ ngân hàng 

– Trường hợp này thì nên chú tích mỗi ngân hàng cần có tài khoản riêng theo: 1121 ngân hàng Agribank, 1122 ngân hàng á châu....

– Cần phải in đầy đủ số và số tiền gửi kiểm tra lại xem đã khớp được với nhau chưa, trường hợp số tiền gửi cuối kỳ phát sinh tính xem có bị âm theo ngày nào không, trường hợp phát hiện bị âm sẽ phải tính và sắp xếp nghiệp vụ thu lên trước nghiệp vụ chi hoạch toán sau, hoặc có hoạch toán nhầm số liệu.

Đối với chứng từ ngân hàng: Đối với trường hợp chuyển khoản hóa đơn lớn hơn 20.000.000 đồng phải thực hiện:

– In và sao kê lại đủ 12 tháng các chứng từ : Giấy báo Nợ, Giấy báo có của Ngân hàng

– Tổng hợp và kẹp lại từng tháng vào nhau để không bị lẫn lộn. 

– Với hóa đơn có giá trị hơn 20.000.000 thì phô tô ủy nhiệm chi để kẹp cùng hóa đơn. 

– Trường hợp sổ TK112 quy định với sổ phụ ngân hàng và số dư hàng tháng và số dư cuối năm tính có phải tính trên sổ phụ ngân hàng hay không, thì cần phải kiểm tra kỹ hàng tháng của năm tài chính. 

– Kế toán cần liệt kê đầy đủ chứng từ gồm sổ phụ có chứng từ hàng tháng gồm: sổ phụ, giấy báo (nợ, có) và chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…) đã thực hiện sao kê theo tháng và theo năm.

– Kế toán cần làm sổ phụ ở file cứng và file mềm kết xuất, kế toán cần đăng ký để kiểm tra thường xuyên. 

– Trường hợp phát hiện thiếu chứng từ thì cuối năm kế toán phải kiểm tra lại thông tin để xin bổ sung gây mất chi phí. Tốt nhất doanh nghiệp nên đóng theo quy định từng tháng một. Lưu ý cần chú ý thông tin chuyển khoản có bị nhầm lẫn không. 

Lưu ý khi hạch toán với hóa đơn có giá trị lớn hơn 20.000.000 đồng 

Trường hợp kế toán cần hạch toán thực hiện các nghiệp vụ sau sẽ được tính là không lệ: 

– Nếu bên mua hàng nộp thẳng tiền vào tài khoản bên bán bằng giấy nộp tiền thì sẽ được xem xét là không hợp lện Mua Nộp thẳng tiền vào tài khoản bên Bán = Giấy nộp tiền

– Bên mua hàng sẽ gửi lại ủy nhiệm chi thanh toán tới tài khoản của giám đốc hay cá nhân bên bán 

– Trường họp Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán 

– Trường hợp mà bên mua hàng dùng tài khoản của giám đốc công ty sau khi thanh toán tới tài khoản của công ty bên bán hàng 

– bên mua hàng gửi ủy nhiệm chi thanh toán từ công ty mua hàng tới tài khoản công ty bên bán hàng 

5. Những vấn đề cần lưu ý với kế toán tài khoản TK334 khi hạch toán 

Trường hợp số dư nợ đầu kỳ của TK 334 là số dư nợ đầu kỳ tính trên TK334 của bảng cân đối phát sinh. 

– Tổng Phát sinh Có trong kỳ sẽ tính bằng tổng phát sinh của thu nhập phải trả ở bảng lương đã có trong kỳ khi tính lương tháng, phụ cấp và cả tiền lương tăng ca. 

– Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng

– Tổng Số dư Có cuối kỳ sẽ bằng tổng phát sinh Có cuối kỳ trên bảng cân đối số dư phát sinh 

– Kiểm tra xem những nghiệp vụ đó có khớp khi thanh toán không. 

– Phải ký tá đấy đủ trên chứng từ. 

– Trường hợp doanh nghiệp cần đăng ký mã số TNCN cuối năm kết toán thuế cá nhân xem có hợp về thời vụ hay không, cân lưu ý thêm những gì. 

–Những khoản phụ cấp này xem có khớp với phụ cấp trên bảng lương có được ghi chép cụ thể hay không, phù hợp với quy chế tài chính nào....

– Có cần lập phụ lục hợp đồng khi quyết định tăng lương không?

Những khoản được miễn thuế TNCN khi quyết toán thuế: các khoản quy định về tiền ăn tại văn phòng được hơn 730.000đ/tháng. Đồng phục lao động không được vượt quá 5.000.000đ/người chi hỗ trợ bằng tiền. Nếu hỗ chợ hiện vật sẽ không giới hạn nếu có hóa đơn chứng từ đầy đủ. 

lập báo cáo tài chính với lương thưởng hồ sơ tính như sau:

+ Hợp đồng lao động và chứng minh thư phô tô

+ Quy định bảng chấm công hàng tháng 

+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công của tháng đó

+ Các loại phiếu thanh toán, tiền lương chứng từ của ngân hàng nếu thanh toán bằng tiền gửi. 

+Tất cả chứng từ có ký tá đầy đủ 

+ Đăng ký mã số thuế TNCN để lập danh sách nhân viên đã có MSTTNCN

+Hồ sơ của người lao động

+Tờ khai: Quyết tóan thuế TNCN cuối năm

+Tờ khai thuế TNCN trong tháng phát sinh nếu có 

+Những chứng từ nộp thuế TNCN

*Chú ý: Trường hợp người lao động dưới 03 tháng Nếu ký hợp đồng dứơi 03 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bản CK02 để tạm không khấu trừ 10% của họ (điều kiện đã có MSTTNCN)

6. Lưu ý với tài khoản TK 142,TK 242,TK 214 

Quy định về sô tiền dùng để phân bổ mỗi tháng trên bảng công cụ dụng cụ để số tiền phân bổ hàng tháng có khớp với số tiền phân bổ trên số tài khoản TK142,TK 242,TK 214

– Bảng phân bổ hàng tháng có được lập không?

– Xem số tiền này có khớp không 

– Hướng dẫn kiểm tra lại số năm phân bổ tài khoản và công cụ dụng cụ này có quy định trùng khớp với thời giang tối đa Kiểm tra xem số năm phân bổ của công cụ dụng cụ có đúng với thời gian tối đa 36 tháng không. 

– Trường hợp tài sản tài sản và công cụ được quy định trong TK153 trung gian hay không sẽ được tính vào TK142 hay TK242

Hướng dẫn theo đúng chuẩn mực kế toán:

– Khi mua: Nợ TK 153,1331/ có TK 111,112,331

– Kết chuyển sử dụng: Nợ TK 142,242/ Có TK 153

– Phân bổ hàng kỳ: Nợ 627,641,642/ có 142,242

Hướng dẫn hạch toán thường không qua tài khoản TK153 với lý do mua chung hàng với lý do mua về dùng luôn nên ko nhập kho nên ko đưa vào 153 hướng dẫn nguyên lý kế toán không phù hợp với những mặt hàng phân bổ bản chất TK142,242 để mua về làm bút toán dẫn tới cán bộ thuế không biết dòng tiền của tài sản phân bố. 

7. Hướng dẫn hạch toán khi mua hàng: Nợ TK 142, 242, 1331/ có TK 111, 112, 331 

Phân bổ tài khoản hàng ký thực hiện: Nợ TK 627, TK641, TK642/ Có TK142, TK242

Đối với trường hợp công cụ nhập kho cuối kỳ TK153 sẽ có số dư bình thường giống với hàng tồn kho TK152,156,155

– Đối với những tài sản có giá trị nhỏ hơn 30 triệu sẽ được cho vào công cụ dụng cụ vì không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ theo TT45

– Việc phân bổ hàng tháng phải căn cứ vào bảng phân bổ theo quy định phân bổ công cụ dụng cụ, hoặc phân bổ tài chi phí ngắn hạn và dài hạn hoặc khấu hao tài sản cố định theo 2 phương pháp:

– Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ 

– Lập bảng phân phối chi phí ngắn hạn 

– Khấu hao tài sản cố định

– Cú pháp thực hiện: =SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

>> Tham khảo bài viết: Cách ghi sổ kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ  

Kỹ năng kế toán - Chia sẻ kinh nghiệm - Kết nối thành công 

có nên tự học xuất nhập khẩu không