Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là một vị trí vô cùng quan trọng. Bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng cần phải có vị trí này. Công việc của kế toán tiền lương không quá khó nhưng đòi hỏi kế toán viên phải có những kiến thức và tố chất cần thiết.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thì một kế toán sẽ đảm nhận công việc của nhiều vị trí khác nhau trong đó sẽ có vị trí kế toán tiền lương này. Dưới đây kỹ năng kế toán sẽ chia sẻ cho các bạn những kinh nghiệm thực tế khi làm kế toán lương trong doanh nghiệp.

Đầu tiên để làm tốt được vị trí kế toán tiền lương thì các bạn cần hiểu được:

  • Kế toán tiền lương là gì?
  • Kế toán tiền lương có vai trò và nhiệm vụ gì?
  • Công việc của kế toán tiền lương là gì?
  • Kế toán tiền lương cần những chứng từ gì?

Những điều cần biết về kế toán tiền lương

Trong bài chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương này chúng ta sẽ đi làm rõ từng vấn đề này:

1. Khái niệm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là vị trí sẽ phụ trách việc hoạch toán tiền lương dựa trên các dữ liệu như: bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán,…để lập bảng tính lương, thanh toán lương và chế độ bảo hiểm cho người lao động.

Trong đó:

Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động phù hợp với các quan hệ và các quy luật trong nền kinh tế thị trường

(Tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động thanh toán tương đương với số lượng và chất lượng lao động mà họ đã tiêu hao để tạo ra của cải vật chất hoặc các giá trị có ích khác)

Vị trí kế toán tiền lương bên cạnh việc tính lương hợp lý và chính xác cho nhân viên; còn phải đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp

2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

  • Tổ chức hạch toán và thu nhập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động.

Để thực hiện nhiệm vụ này thì doanh nghiệp cần nghiên cứu vận dụng hệ thống chứng từ ban đầu về lao động tiền lương của nhà nước phù hợp với yêu cầu quản lý và trả lương cho từng loại lao động ở doanh nghiệp

  • Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho từng người lao động, từng tổ chức sản xuất, từng hợp đồng giao khoán, đúng chế độ nhà nước, phù hợp với các quy định quản lý của doanh nghiệp
  • Tính toán phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương các khoản trích theo lương, theo đúng đối tượng sử dụng có liên quan
  • Thường xuyên cũng như định kỳ tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và chỉ tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đển quản lý lao động

3. Mô tả công việc kế toán tiền lương

Khi bạn ở vị trí kế toán tiền lương công việc chủ yếu sẽ là:

  • Theo dõi, chấm công cho cán bộ công nhân viên
  • Hạch toán, tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên

Chi tiết quy trình làm việc của kế toán tiền lương:

Quản lý, theo dõi việc chấm công của người lao động

  • Lập các bảng chấm công theo quy định của doanh nghiệp.
  • Theo dõi và đảm bảo việc chấm công của người lao động được thực hiện đầy đủ, chính xác.

Quản lý việc tạm ứng lương

  • Xây dựng các mức tạm ứng lương cho người lao động: theo % lương tháng hoặc giá trị tiền riêng.
  • Lập các bảng tạm ứng lương công ty và phiếu tạm ứng lương nhân viên.
  • Tiếp nhận thông tin tạm ứng và tính tạm ứng lương cho người lao động theo yêu cầu.
  • Quản lý thông tin về các đợt tạm ứng lương trong tháng của người lao động.

Hoạch toán, tính lương và các khoản trích theo lương

  • Xây dựng thang bảng lương cho từng đối tượng lao động dựa trên thông tin nhân viên.
  • Định kỳ thực hiện việc tính lương cho các nhóm đối tượng lao động dựa trên bảng chấm công, các khoản thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ theo quy định của doanh nghiệp. (Thuế thu nhập cá nhân, Bảo hiểm xã hội,…)
  • Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính lương thực nhận cho người lao động
  • Thực hiện việc cập nhật những thông số tính thu nhập mới khi người lao động được thăng chức – tăng lương.
  • Quản lý các khoản thu nhập ngoài lương để quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
  • Thực hiện việc thanh toán lương cho người lao động theo định kỳ.

Các công việc khác

  • Làm các báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo định kỳ.
  • Lập các biểu mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội.
  • Làm các báo cáo định kỳ về tiền lương; BHXH; BHYT; kinh phí công đoàn thuộc trách nhiệm của kế toán tiền lương.
  • Phối hợp các bộ phận liên quan làm các báo cáo phân tích tình hình biến động số lượng, chất lượng lao động.
  • Lưu trữ các dữ liệu kế toán theo quy định của doanh nghiệp.
  • Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên phân công.

4. Các chứng từ liên quan đến kế toán tiền lương

  • Bảng chấm công (Mẫu 01-LĐTL)– Đây là cơ sở chứng từ để trả lương theo thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên. Bảng này được lập hàng tháng theo thời gian bộ phận

Mẫu bảng chấm công theo thông tư 200

Xem chi tiết: Cách lập bảng chấm công theo ban hành theo Thông tư 200 và tải về mẫu 01a – LĐTL

  • Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b-LĐTL)
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo TT200
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo TT200
  • Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL)
  • Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL)
  • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 05-LĐTL)
Mẫu phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành
Mẫu phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành
  • Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu 06-LĐTL)
  • Phiếu làm thêm giờ (Mẫu 07-LĐTL) – Phiếu này dùng để hạch toán thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên ngoài giờ quy định được điều động làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm thêm giờ theo chế độ quy định
  • Hợp đồng lao động (Mẫu 08-LĐTL), các bản cam kết
  • Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (Mẫu 09-LĐTL)
  • Bảng kê trích nộp theo lương (Mẫu số 10-LĐTL)
  • Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu 11-LĐTL
  • Phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệnh, hóa đơn…

Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương

Vị trí kế toán tiền lương không quá khó, không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm, việc tính toán thì có các phần mềm hỗ trợ. Nhưng để có thể làm tốt công việc của một kế toán tiền lương thì các bạn cần tìm hiểu các vấn đề dưới đây:

  • Hồ sơ đăng ký thang bảng lương
  • Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương người lao động được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm đều được quy định tại đây.)
  • Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động
  • Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
  • Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở
  • Bảng chấm công.
  • Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)
  • Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc.

Và trong quá trình làm việc, kế toán tiền lương cũng cần lưu ý các vấn đề dưới đây:

  • Chấm công cho nhân viên phải tuyệt đối chuẩn xác
  • Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) theo quy định của công ty nơi mình làm việc.
  • Nếu bạn làm lương trên excel: Chú ý các công thức tính và khi kéo lương phải chú ý kéo cho đủ, chỉ nên làm trong ở tổng lương (tránh được sai số quá nhiều khi làm trong nhiều lần)
  • Nếu bạn kiêm cả chi lương cho công nhân viên, đếm tiền thật cẩn thận (Trả thừa thì số tiền đấy bạn sẽ phải bỏ tiền túi của mình, nếu trả thiếu sẽ có những hệ lụy sau đó…)

Như vậy trên đây kỹ năng kế toán đã giúp các bạn hiểu về kế toán tiền lương, các công việc kế toán tiền lương phải làm và chia sẻ những kinh nghiệm thực tế khi làm kế toán tiền lương. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn kế toán mới vào nghề

Kỹ năng kế toán chúc các bạn thành công!

Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương
Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *