Giải đáp các câu hỏi liên quan về hóa đơn điện tử

Tính đến thời điểm đầu năm 2019, đã có 100.000 doanh nghiệp trên cả nước chủ động tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử vào quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những vướng mắc. Dưới đây kỹ năng kế toán sẽ giúp các bạn giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử. hoc ke toan online

>>> Mở rộng nhiều đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử

(Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

2. Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đã sử dụng hết hóa đơn đặt in, tự in, hóa đơn mua của cơ quan thuế bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

3. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Công văn 1721/TCT-DNL có quy định một số nội dung về hóa đơn điện tử trong đó có ghi rõ:

• Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu số hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn
• Hóa đơn điện tử của EVN sử dụng trong hoạt động bán điện, hóa đơn điện tử của VNPT sử dụng dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua,…

4. Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy để lưu trữ hoặc giao cho khách hàng?

Những vấn đề về bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy há đơn điện tử được quy định tại Điều 11 Nghị định 119/NĐ-CP

“1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo: khóa học kế toán thuế

a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.” học logistics online

5. Có được dùng bảng kê đi kèm với hóa đơn điện tử?

Căn cứ vào công văn Số 47277/CT-TTHT của cục thuế Hà Nội ngày 19 tháng 6 năm 2019 thì

“Công ty không được lập hóa điện tử không có đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra mà lại kèm theo bảng kê bản giấy cho khách hàng trong đó có các hàng hóa, dịch vụ không được thể hiện trên hóa đơn điện tử.”

6. Trong thời gian chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đơn vị có được dùng song song 2 hình thức hóa đơn?

• Thông tư 39/2014/TT-BTC
• Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014

7. Thời hạn các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng HDĐT?

• Căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP - Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Sửa đổi bổ sung Luật quản lý thuế có hiệu lực từ 1.7.2020

"Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020" khóa học c&b tphcm

8. Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn khác nhau, vậy sử dụng thời điểm nào trên hóa đơn để kê khai?

Theo Công văn số 812/TCT-DNL ngày 13 tháng 3 năm 2019 thì:

"a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền….”

Theo trình bày của Công ty xi măng Nghi Sơn thì đối với hoạt động bán hàng tại Công ty xi măng Nghi Sơn thông thường ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử sẽ cùng ngày. Ngày lập hóa đơn điện tử Công ty đã thực hiện đúng theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, do hoạt động bán hàng được thực hiện trong cả 3 ca liên tục cả ngày đêm trên phần mềm in hóa đơn điện tử của VNPT, nên sẽ có tình trạng một số ít hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn, do khi lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua vào trước 24h của ngày hôm trước, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 00h rơi vào ngày hôm sau.

Căn cứ vào qui định của pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử nêu trên và mô hình hoạt động bán hàng của Công ty xi măng Nghi Sơn trong quá trình sản xuất kinh doanh và kê khai thuế, Tổng cục Thuế đồng ý với đề xuất của Công ty xi măng Nghi Sơn căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định."

Xem thêm: Đăng ký, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

9. Có cần thể hiện ngày ký trên hóa đơn điện tử?

44743/CT-TTHT ngày 11/06/2019 của cục thuế Hà Nội

"Việc gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian ký hóa đơn điện tử là dịch vụ giá trị gia tăng gắn thêm thông tin vào thông điệp dữ liệu theo quy định tại Điều 30 Nghị định 130/2018/NĐ-CP , không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Do vậy, trường hợp đơn vị đã lập hóa đơn điện tử không có chỉ tiêu ngày, giờ ký hóa đơn điện tử, các chỉ tiêu khác thuộc danh mục các chỉ tiêu bắt buộc vẫn đáp ứng theo quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử vẫn được xác định là phù hợp theo quy định."

3134/CT-TTHT cục thuế Đồng Nai

"- Trường hợp Công ty nhận được hóa đơn điện tử từ người bán, tại tiêu thức “Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán” không gắn ngày, tháng, năm thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là không phù hợp theo quy định tại Điều 3, Điều 5 và Điều 30 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ thì hóa đơn điện tử nêu trên được xem là không hợp lệ.

- Trường hợp Công ty nhận hóa đơn điện tử từ người bán thì “chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán” gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu quy định tại Điều 30 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ phải trùng với ngày, tháng, năm lập hóa đơn theo quy định tại Điều 6, Điều 7 và Điều 9 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ. Đối với các hóa đơn điện tử Công ty đã nhận từ người bán không được thực hiện theo hướng dẫn nêu trên thì được xem là hóa đơn điện tử không hợp lệ."

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử

"e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán ...

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính."

10. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử?

Tại khoản 6, điều 18 Luật Kế toán 88/2015/QH13

"6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ."

Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13

"1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ."

Trên đây là tổng hợp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử. Mong rằng bài viết này hữu ích với các bạn đang tìm hiểu về hóa đơn điện tử. Nếu bạn muốn biết thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn thì có thể tham khảo thêm bài viết: Đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào?

Bai viết giải đáp các câu hỏi liên quan về hóa đơn điện tử được đội ngũ chuyên gia của kỹ năng kế toán tổng hợp và biên soạn.

Nguồn tham khảo: Kế toán Lê Ánh