Kế toán công nợ là một vị trí không thể thiếu trong nghề kế toán. Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quản lý tài chính hiệu quả để tồn tại và phát triển thì vai trò của kế toán nội bộ càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

 Để hiểu rõ hơn về khái niệm,vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ. Bài viết sau Gia đình kế toán sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn. Cùng tìm hiểu ngay nhé.

1. Kế toán công nợ là gì?

Định nghĩa

Kế toán công nợ là việc ghi nhận và theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp đối với các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, và các đối tác khác. Đây là một phần quan trọng của quản lý tài chính trong doanh nghiệp, đảm bảo việc thu nợ và trả nợ được thực hiện một cách hiệu quả và đúng thời hạn

Tầm quan trọng của kế toán công nợ

Kế toán công nợ không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp mà còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp đó:

Quản lý vốn làm việc: Kế toán công nợ giúp doanh nghiệp quản lý vốn làm việc một cách hiệu quả bằng cách theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ cần thiết của vốn làm việc và hạn chế tình trạng thiếu hụt vốn.

Duy trì dòng tiền: Quản lý kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng tiền cho doanh nghiệp. Theo dõi và quản lý công nợ phải thu giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền mặt để thanh toán các chi phí hoạt động và duy trì hoạt động kinh doanh.

Xác định rủi ro tín dụng: Bằng cách theo dõi và đánh giá tình hình công nợ phải thu, doanh nghiệp có thể đánh giá được rủi ro tín dụng từ phía khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định về việc cung cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng.

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Quản lý công nợ phải thu một cách chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Việc thanh toán đúng hạn và theo dõi công nợ một cách kỹ lưỡng có thể tạo lòng tin và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Đối phó với nợ xấu: Quản lý kế toán công nợ cũng giúp doanh nghiệp phát hiện và đối phó với các trường hợp nợ xấu. Việc xử lý kịp thời các khoản nợ không thu được giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và duy trì sự ổn định của doanh nghiệp.

Tóm lại, kế toán công nợ không chỉ là một phần quan trọng của quản lý tài chính mà còn 

Phân biệt kế toán công nợ và kế toán thanh toán

Kế toán công nợ và kế toán thanh toán là hai khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính trong doanh nghiệp, nhưng chúng có mục đích và phạm vi khác nhau:

Kế toán công nợ (Accounts Receivable Accounting):

Mục đích: Quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp từ khách hàng hoặc các bên nợ khác.

Phạm vi: Tập trung vào việc ghi nhận và theo dõi các khoản nợ phải thu, bao gồm việc tạo hóa đơn, ghi nhận doanh thu, giữ kỷ luật, và xử lý các khoản nợ quá hạn.

Đặc điểm: Mục tiêu của kế toán công nợ là tăng cường dòng tiền và đảm bảo thanh toán đúng hạn từ phía khách hàng.

Kế toán thanh toán (Accounts Payable Accounting):

Mục đích: Quản lý và theo dõi các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đến nhà cung cấp hoặc các bên nợ khác.

Phạm vi: Tập trung vào việc ghi nhận và theo dõi các khoản nợ phải trả, bao gồm việc kiểm tra và xác nhận hóa đơn, lập kế hoạch thanh toán, và quản lý nguồn lực tài chính để đảm bảo có đủ tiền mặt để thanh toán.

Đặc điểm: Mục tiêu của kế toán thanh toán là duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp và đảm bảo thanh toán đúng hạn để tránh phí phạt và mất uy tín.

Tóm lại, kế toán công nợ tập trung vào việc quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu từ khách hàng, trong khi kế toán thanh toán tập trung vào việc quản lý và theo dõi các khoản nợ phải trả đến nhà cung cấp. Cả hai loại kế toán này đều quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính và mối quan hệ với các bên liên quan.

2. Phân loại công nợ

Kế toán công nợ được chia thành 2 loại: Kế toán công nợ phải thu và Kế toán công nợ phải trả

Kế toán công nợ phải thu: Quản lý và theo dõi các khoản nợ mà doanh nghiệp chờ đợi từ khách hàng hoặc các bên nợ khác sau khi cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ mà họ chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán một phần. 

Kế toán công nợ phải trả: Quản lý và theo dõi các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các bên nợ khác sau khi nhận hàng hoá hoặc dịch vụ. Bao gồm các giá trị về vật tư, nguyên liệu, hàng hóa, thiết bị…. phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

3. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán công nợ

Chức năng và nhiệm vụ của kế toán công nợ là quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp, cụ thể như sau: 

Ghi nhận và theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả: Kế toán công nợ ghi nhận và theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp và nợ phải thu từ khách hàng. Điều này bao gồm việc nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán, xác định các khoản nợ, và cập nhật thông tin liên quan.

Thực hiện đối soát công nợ: Kế toán công nợ thực hiện đối soát giữa các khoản nợ phải thu và nợ phải trả để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Báo cáo và phân tích tình hình công nợ: Kế toán công nợ chuẩn bị các báo cáo và phân tích về tình hình công nợ cho quản lý và các bên liên quan khác. Điều này bao gồm việc tạo báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo công nợ nhà cung cấp, và phân tích các xu hướng và biến động trong công nợ.

Xác định và xử lý các khoản nợ quá hạn: Kế toán công nợ giúp xác định các khoản nợ quá hạn từ khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời xử lý chúng theo quy trình của doanh nghiệp, bao gồm việc liên hệ với khách hàng hoặc nhà cung cấp để đòi tiền hoặc chủ động thương lượng các phương án thanh toán.

Theo dõi thanh toán và ghi nhận doanh thu hoặc chi phí: Kế toán công nợ theo dõi các thanh toán từ khách hàng và nhà cung cấp và ghi nhận chúng vào hệ thống kế toán. Nếu là thanh toán từ khách hàng, kế toán công nợ cũng ghi nhận doanh thu tương ứng; nếu là thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán công nợ ghi nhận chi phí tương ứng.

Phát triển các chính sách và quy trình quản lý công nợ: Kế toán công nợ có thể đóng vai trò trong việc phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình quản lý công nợ cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xây dựng các điều khoản về thanh toán, quy định về hạn mức tín dụng, và quy trình xử lý các khoản nợ quá hạn.

Tóm lại, vai trò của kế toán công nợ là quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến công nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

4. Mô tả công việc kế toán công nợ

Công việc của kế toán công nợ liên quan đến quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến công nợ phải thu và công nợ phải trả của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả về công việc của kế toán công nợ:

- Kiểm tra chứng từ trong khi lập thủ tục thu-chi

- Giám sát và theo dõi các khoản tạm ứng tiền mặt định kỳ hàng tuần và đối chiếu với tồn quỹ tiền mặt và tồn quỹ cuối ngày

- Đóng chứng từ theo thời gian, số thứ tự, nghiệp vụ phát sinh,…

- Lập phiếu thu và chi dựa trên biểu mẫu cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện chi tiền và gửi đến những bộ phận liên quan

- Theo dõi và lập báo cáo số dư công nợ của công ty theo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên

- Ghi chép, tính toán và cung cấp thông tin về các khoản nộp một cách chính xác.

- Lập phiếu nộp ngân sách và ngân hàng; biểu mẫu thuế GTGT hàng hóa mua vào

- Tiếp nhận các phiếu nhập-xuất kho hoặc bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán.

- Đối chiếu công nợ của khách hàng và lên lịch thanh toán.

- Theo dõi và tính toán số công nợ phát sinh hàng tháng, lập giấy báo thanh toán và đôn đốc thu hồi các khoản nợ.

- Đề xuất và đóng góp ý kiến để tăng cường hiệu quả trong việc thu hồi công nợ….

Xem thêm: https://giadinhketoan.com/ke-toan-cong-no-la-gi-can-lam-gi

5. Kỹ năng và yêu cầu đối với kế toán công nợ

Công việc kế toán công nợ đòi hỏi những kỹ năng cụ thể và yêu cầu nhất định để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ năng và yêu cầu quan trọng đối với kế toán công nợ:

Kiến thức về kế toán và tài chính: Hiểu biết sâu sắc về nguyên tắc kế toán, quy định tài chính, và các phương pháp kế toán phục vụ cho việc ghi nhận và xử lý các khoản công nợ phải thu và phải trả.

Kỹ năng số: Có khả năng làm việc với số liệu và dữ liệu kế toán, biết sử dụng các công cụ và phần mềm kế toán để nhập liệu, xử lý dữ liệu, và tạo ra báo cáo.

Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp hiệu quả, cả bằng văn bản và lời nói, để có thể liên lạc và làm việc với khách hàng, nhà cung cấp, và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Có khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ, bao gồm xử lý các khoản nợ quá hạn, giải quyết các xung đột, và thực hiện các biện pháp để cải thiện quản lý công nợ.

Kiên nhẫn và sự tỉ mỉ: Có khả năng làm việc cẩn thận và tỉ mỉ trong việc kiểm tra và xử lý dữ liệu kế toán, đảm bảo độ tin cậy và chính xác của thông tin

Khả năng tự quản lý và làm việc độc lập: Có khả năng tự chủ trong việc quản lý thời gian và ưu tiên công việc, cũng như làm việc một cách độc lập mà không cần sự giám sát trực tiếp.

Hiểu biết về quy định và chính sách công nợ: Hiểu biết về các quy định và chính sách liên quan đến quản lý công nợ, bao gồm các quy định về thanh toán, chính sách tín dụng, và các quy trình đối soát.

Sự chuyên nghiệp và trách nhiệm: Thái độ làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm và tích cực trong công việc, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc đạo đức và quy định của doanh nghiệp.

6. Tham khảo

Các hàm excel trong kế toán công nợ

Trong Excel, có nhiều hàm hữu ích mà kế toán công nợ có thể sử dụng để thực hiện các tác vụ phổ biến như tính toán, phân tích và quản lý dữ liệu. Dưới đây là một số hàm Excel trong kế toán công nợ thường được sử dụng:

SUM : Hàm này được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu. 

Ví dụ: =SUM(A5:A9) sẽ tính tổng các giá trị từ ô A5 đến A9.

IF : Hàm này được sử dụng để thực hiện một phép so sánh và trả về một giá trị nếu điều kiện được chỉ định là đúng và một giá trị khác nếu điều kiện là sai. 

Ví dụ: =IF(A1>100,"Quá nợ","Không quá nợ") sẽ kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn 100 không và trả về "Quá nợ" nếu đúng và "Không quá nợ" nếu sai.

VLOOKUP : Hàm này được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một bảng và trả về giá trị tương ứng trong cột được chỉ định. 

Ví dụ: =VLOOKUP(A1,Sheet2!A:B,2,FALSE) sẽ tìm kiếm giá trị trong ô A1 trong cột A của Sheet2 và trả về giá trị ở cột B của Sheet2.

COUNTIF : Hàm này được sử dụng để đếm số lượng các ô trong một phạm vi mà đáp ứng một điều kiện cụ thể. 

Ví dụ: =COUNTIF(A1:A10,">100") sẽ đếm số lượng ô trong phạm vi từ A1 đến A10 có giá trị lớn hơn 100.

AVERAGE : Hàm này được sử dụng để tính trung bình của một phạm vi các giá trị. 

Ví dụ: =AVERAGE(A2:A6) sẽ tính trung bình của các giá trị từ A2 đến A6.

DATE : Hàm này được sử dụng để tạo ra một giá trị ngày từ các thành phần của ngày như ngày, tháng và năm. 

Ví dụ: =DATE(2022,4,8) sẽ tạo ra giá trị ngày là ngày 8 tháng 4 năm 2022.
….

Xem thêm: 

Câu hỏi phỏng vấn kế toán công nợ

Các câu hỏi phỏng vấn thường tùy thuộc vào vị trí của công việc và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên điều quan trọng là đảm bảo câu hỏi mang tính chất thảo luận và giúp hiểu biết về kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên trong lĩnh vực kế toán công nợ.

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán công nợ có thể được sử dụng để đánh giá kỹ năng và hiểu biết của ứng viên:

- Hãy nêu nhiệm vụ của một kế toán công nợ?

- Bạn đã từng xử lý một trường hợp khách hàng không thanh toán nợ đúng hạn. Hãy mô tả cách bạn giải quyết tình huống đó.

- Làm thế nào để bạn xác định xem một khoản nợ từ khách hàng cụ thể có quá hạn không? Bạn sẽ thực hiện những biện pháp gì để giải quyết tình hình này?

- Trong quá trình làm việc, bạn đã từng sử dụng các công cụ hoặc phần mềm kế toán nào để quản lý công nợ? Hãy mô tả kinh nghiệm của bạn với các công cụ này.

- Làm thế nào để bạn đảm bảo tính chính xác trong việc nhập liệu và xử lý dữ liệu kế toán công nợ?

- Bạn thấy rằng việc quản lý công nợ là quan trọng như thế nào đối với sự thành công của một doanh nghiệp?

- Theo bạn, những điều gì là quan trọng nhất khi làm việc trong vai trò kế toán công nợ?…

Kết luận

Kế toán công nợ là một phần không thể thiếu trong việc quản trị tài chính nói chung của doanh nghiệp. Không chỉ giới hạn ở theo dõi và xử lý các khoản nợ phải thu – phải trả, vị trí này còn đảm nhận nhiều công việc và vai trò khác nhau, nhằm đảm bảo cho hoạt động tài chính cũng như dòng tiền của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi

Tuy nhiên, cũng giống như các ngành nghề khác, kế toán công nợ cũng có những thách thức riêng, trong đó, phải kể đến là sự phức tạp trong các quy định liên quan đến công nợ đòi hỏi người làm kế toán phải nắm rõ về luật cũng như các quy định pháp lý  liên quan đến công nợ để tránh các rủi ro phát sinh và đảm vào việc thực hiện kế toán theo đúng quy trình

Hy vọng những chia sẻ trên của Kỹ năng Kế toán sẽ giúp bạn hiểu hơn về “Kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ làm gì?”

Tham khảo: https://ketoanleanh.edu.vn/kinh-nghiem-ke-toan/mo-ta-chi-tiet-cong-viec-cua-ke-toan-cong-no-trong-doanh-nghiep.html