Quy Trình Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ, Mới Thành Lập

Hiện nay, rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập thường gặp khó khăn trong việc xây dựng hệ thống kế toán bài bản ngay từ đầu. Vậy quy trình kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập cần những bước nào? Làm sao để đảm bảo minh bạch tài chính, tuân thủ quy định pháp luật mà vẫn tối ưu chi phí? Hãy cùng Kỹ năng Kế toán tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Vì sao Doanh nghiệp nhỏ cần có quy trình kế toán?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, các giao dịch tài chính diễn ra liên tục, đòi hỏi một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả và có tổ chức. Quy trình kế toán đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát và xử lý dữ liệu một cách chính xác, kịp thời.

Trước hết, một quy trình kế toán bài bản giúp chuẩn hóa việc ghi nhận và xử lý các giao dịch tài chính, đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.

Bên cạnh đó, hệ thống kế toán đóng vai trò kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp luồng thông tin tài chính được truyền tải một cách liền mạch, chính xác và dễ dàng đối chiếu khi cần thiết.

Không chỉ vậy, việc xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình kế toán còn giúp nâng cao tính minh bạch, tăng cường trách nhiệm cá nhân và đảm bảo sự vận hành trơn tru của hệ thống tài chính kế toán trong doanh nghiệp.

2. Các giai đoạn trong quy trình kế toán

Bước 1: Tổng hợp các giao dịch tài chính phát sinh

Kế toán viên có trách nhiệm thu thập và ghi nhận tất cả các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những nghiệp vụ này có thể xuất phát từ nhiều bộ phận khác nhau như mua bán hàng hóa, chi phí vận hành hay các giao dịch tài chính.

Ví dụ: Chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán lương nhân viên, tạm ứng tiền để mua sắm công cụ phục vụ hoạt động quản lý,…

Bước 2: Lập chứng từ kế toán từ các giao dịch thu thập được

Sau khi tổng hợp đầy đủ thông tin về các giao dịch phát sinh, kế toán cần lập chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách. Chứng từ này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ.

Ví dụ: Khi thanh toán lương, kế toán lập phiếu chi tiền; khi mua hàng hóa nhập kho, cần có hóa đơn mua hàng kèm phiếu nhập kho.

Bước 3: Kiểm tra và xác minh chứng từ

Trước khi chứng từ được sử dụng để ghi nhận chính thức vào hệ thống kế toán, cần thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chúng. Bộ phận kế toán sẽ rà soát chứng từ để đảm bảo không có sai sót trước khi trình lên kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính phê duyệt.

Việc kiểm tra chứng từ giúp phát hiện kịp thời những sai lệch, tránh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Bước 4: Ghi sổ kế toán theo dữ liệu đã kiểm tra

Sau khi xác minh tính chính xác của chứng từ, kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống sổ sách. Dữ liệu sẽ được nhập vào các sổ kế toán theo từng nghiệp vụ cụ thể, bao gồm sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung,…

Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm kế toán như MISA AMIS để tự động hóa quá trình nhập liệu, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót so với cách làm thủ công.

Bước 5: Phân loại và lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần được phân loại, sắp xếp hợp lý để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết. Hệ thống lưu trữ khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài liệu mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ kế toán.

Bước 6: Thực hiện bút toán kết chuyển vào cuối kỳ

Cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm), kế toán viên cần thực hiện các bút toán kết chuyển để tổng hợp số liệu tài chính. Việc này giúp xác định tình trạng tài chính doanh nghiệp, bao gồm số dư tài sản, nguồn vốn cũng như lợi nhuận hoặc lỗ lãi trong kỳ.

Bước 7: Khóa sổ kế toán và xác định số dư cuối kỳ

Sau khi hoàn tất bút toán kết chuyển, kế toán thực hiện bước khóa sổ để đảm bảo các số liệu không bị chỉnh sửa ngoài ý muốn. Đây là bước quan trọng nhằm cố định dữ liệu kế toán, giúp thông tin tài chính sẵn sàng để lập báo cáo chính thức.

Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh

Dựa trên thông tin từ sổ cái và sổ chi tiết, kế toán viên lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra độ chính xác của số liệu. Bảng này cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ giao dịch trong kỳ, giúp đối chiếu các tài khoản một cách rõ ràng.

Bước 9: Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Lập báo cáo tài chính là một trong những công việc quan trọng nhất của kế toán doanh nghiệp, đòi hỏi sự chính xác cao. Doanh nghiệp cần lập đầy đủ bốn báo cáo tài chính chính gồm:

• Bảng cân đối kế toán – Phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn tại thời điểm báo cáo.

• Báo cáo kết quả kinh doanh – Thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận hoặc lỗ của doanh nghiệp trong kỳ.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Theo dõi dòng tiền ra vào của doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp.

• Thuyết minh báo cáo tài chính – Cung cấp chi tiết các thông tin liên quan đến các khoản mục trong báo cáo.

Bên cạnh báo cáo tài chính, kế toán cũng cần lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) để nộp lên cơ quan thuế quản lý.

>>> Xem thêm: Nguyên tắc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

- Tuân thủ thời hạn nộp báo cáo thuế để tránh phạt

Doanh nghiệp cần tuân thủ các mốc thời gian nộp thuế và báo cáo tài chính theo đúng quy định của cơ quan thuế. Việc nộp chậm có thể dẫn đến bị phạt hành chính, làm ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

Các loại báo cáo thuế quan trọng và thời hạn nộp:

• Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Kê khai theo tháng hoặc quý, hạn chót là ngày 20 của tháng sau hoặc quý sau.

• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu doanh nghiệp có khấu trừ thuế TNCN của nhân viên, cần kê khai theo tháng hoặc quý, thời hạn tương tự thuế GTGT.

• Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Nộp tạm tính hàng quý, hạn chót là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

• Báo cáo tài chính năm: Phải nộp chậm nhất vào ngày 31/03 của năm sau.

• Quyết toán thuế TNDN, TNCN: Nộp muộn nhất vào ngày 31/03 của năm tiếp theo.

Mẹo tránh nộp chậm thuế:

• Cài đặt nhắc nhở trên phần mềm kế toán hoặc Google Calendar để đảm bảo không bỏ lỡ thời hạn.

• Luôn cập nhật số liệu kế toán hàng tháng để tránh dồn khối lượng công việc vào cuối kỳ.

• Sử dụng dịch vụ kế toán thuế nếu doanh nghiệp chưa có kế toán chuyên trách.

- Lưu trữ chứng từ đầy đủ (hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu chi)

Việc lưu trữ chứng từ kế toán đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp có bằng chứng pháp lý khi cần thiết mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

Các loại chứng từ quan trọng cần lưu trữ:

• Hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy (nếu có): Chứng từ bắt buộc khi xuất hàng hóa, dịch vụ.

• Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động: Cơ sở pháp lý cho các giao dịch và chi phí hợp lý.

• Phiếu thu, phiếu chi: Theo dõi các khoản thu, chi nội bộ.

• Sao kê ngân hàng: Đối chiếu giao dịch và kiểm tra tài chính doanh nghiệp.

• Tờ khai thuế và biên lai nộp thuế: Bằng chứng cho việc kê khai đúng hạn.

Cách lưu trữ chứng từ hiệu quả:

• Sắp xếp chứng từ theo danh mục: Hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu chi, thuế.

• Lưu bản cứng và bản mềm: Scan tài liệu để tránh thất lạc.

• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc Google Drive, OneDrive để lưu trữ điện tử.

• Tuân thủ thời gian lưu trữ: Theo quy định, chứng từ kế toán cần lưu tối thiểu 10 năm.

- Áp dụng phần mềm kế toán để giảm sai sót

Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót trong tính toán và quản lý tài chính.

Lưu ý khi chọn phần mềm:

• Xác định nhu cầu doanh nghiệp trước khi mua phần mềm.

• Chọn phần mềm có hỗ trợ cập nhật chính sách thuế tự động.

• Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm để tối ưu hiệu quả.

- Thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới

Chính sách thuế ở Việt Nam có thể thay đổi hằng năm, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Do đó, kế toán viên cần cập nhật thông tin mới để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.

Một số thay đổi chính sách thuế thường gặp:

• Điều chỉnh thuế suất: Có thể thay đổi mức thuế TNDN, GTGT theo từng giai đoạn.

• Cập nhật quy định về hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần chuyển đổi theo đúng thời hạn.

• Thay đổi mức đóng bảo hiểm xã hội: Ảnh hưởng đến chi phí nhân sự của doanh nghiệp.

Mẹo giúp kế toán cập nhật nhanh thông tin thuế:

• Theo dõi thông tin từ các trang chính thống.

• Đọc các văn bản pháp luật quan trọng ít nhất mỗi quý một lần.

• Tham gia các nhóm kế toán chuyên ngành để trao đổi kinh nghiệm.

Xây dựng quy trình kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật, tránh rủi ro không đáng có. Dù doanh nghiệp tự làm kế toán hay thuê dịch vụ bên ngoài, việc nắm vững các bước cơ bản sẽ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính của mình.

Hy vọng bài viết này của Kỹ năng Kế toán đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để áp dụng vào thực tế. Nếu bạn đang trong giai đoạn khởi nghiệp, hãy dành thời gian đầu tư vào hệ thống kế toán ngay từ đầu để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài! 

>>> Xem thêm: Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội