Ủy nhiệm chi là gì? Mẫu ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là gì? Mẫu ủy nhiệm chi như thế nào? Ủy nhiệm chi là một trong những chứng từ thanh toán được doanh nghiệp sử dụng khá thường xuyên khi mua bán hàng. Trong bài viết sau Kỹ năng kế toán sẽ thông tin đến các bạn tất tần tật những vấn đề liên quan đến ủy nhiệm chi.

Ủy nhiệm chi và những điều cần lưu ý 

1. Ủy nhiệm chi là gì? 

Ủy nhiệm chi chính là một phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (thường là ngân hàng) quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản, yêu cầu ngân hàng đó trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

Có thể hiểu ủy nhiệm chi như sau:

- Ủy nhiệm chi là sự ủy quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho đơn vị ngân hàng. Hình thức của ủy nhiệm chi theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Người có nghĩa vụ thanh toán sẽ cần phải điền và ký vào ủy quyền này.

- Người được ủy quyền chính là ngân hàng. Theo đó dưới góc độ pháp luật ngân hàng thì việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lệnh chi trả cho khách hàng chính các hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng có thu phí.

- Nội dung công việc ủy quyền chính là trích tiền từ tài khoản của người có nghĩa vụ thanh toán để trả cho người thụ hưởng số tiền ghi trên lệnh chi đó.

* Lưu ý khi tiến hành giao dịch về ủy nhiệm chi

- Khi đã nhận được ủy quyền nhiệm chi cho khách hàng được chuyển đến dưới dàn chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử thì ngân hàng cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi. Đồng thời còn cần kiểm tra việc đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.

- Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc không hợp pháp, hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì cần phải nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy tờ ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên trước đó không có thỏa thuận nào khác.

- Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền ghi trên ủy nhiệm chi được đảm bảo về khả năng thanh toán thì ngân hàng cần phải nhanh chóng tiến hành chi trả cho người thụ hưởng, trích tiền từ tài khoản của người thụ hưởng.

2. Các loại ủy nhiệm chi

Hiện nay khách hàng có thể sử dụng mẫu ủy nhiệm chi online hoặc mẫu ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch ngân hàng.

- Ủy nhiệm chi online: Đây mẫu ủy nhiệm chi được in trực tiếp từ trên website của ngân hàng xuống. Theo đó khách hàng chỉ cần truy cập vào website ngân hàng, điền theo form thông tin có sẵn trên website và in ra mang đến ngân hàng.

- Ủy nhiệm chi tại quầy: Nếu như không muốn viết ủy nhiệm chi online thì bạn có thể ra các quầy giao dịch của ngân hàng để lấy các mẫu giấy ủy nhiệm chi để viết trực tiếp. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên thì ngân hàng thường sẽ cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước nhằm tiết kiệm thời gian.

3. Mẫu ủy nhiệm chi

Thông thường, mẫu ủy nhiệm chi sẽ có 2 liên, bao gồm:

- Liên 1: Do ngân hàng giữ lại

- Liên 2: Sau khai nhân hàng xác nhận đóng dấu vào liên này thì sẽ đưa cho khách hàng giữ để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm các quy trình hạch toán. 
Hạch toán ủy nhiệm chi:

Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước), 
331 (Phải trả người bán), 
642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) , 
338 (Phải trả phải nộp khác), 
242(Chi phí trả trước) … 
Có TK 112

4. Nội dung và cách viết ủy nhiệm chi

Một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ thường sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

- Chữ ủy nhiệm chi/payment order, số seri là yếu tố bắt buộc đầu tiên.

- Tên tài khoản, số tài khoản, tên chi nhánh ngân hàng của đơn vị trả tiền

- Tên, số tài khoản, [số CMND, ngày cấp, nơi cấp (nếu là cá nhân)], tên ngân hàng của đơn vị thụ hưởng (Số tài khoản của người thụ hưởng mở tại ngân hàng nào thì ghi tên ngân hàng đó)

- Số tiền thanh toán bằng chữ và số.

- Nội dung thanh toán

- Lựa chọn phí chuyển tiền do đơn vị trả tiền chịu phí hay đơn vị thụ hưởng trả phí

- Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.

- Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.

- Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

5. Ưu điểm và nhược điểm của thanh toán ủy nhiệm chi

a. Ưu điểm

Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản. Bởi người thụ hưởng không còn phụ thuộc quá nhiều vào thời gian chi trả của người trả tiền.

Bên trả tiền có thể ủy thác hoàn toàn cho ngân hàng giao dịch thanh toán trực tiếp với người thụ hưởng. 

Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi diễn ra tuyệt đối an toàn và ít có sơ sót xảy ra.

b. Nhược điểm

Trong trường hợp tài khoản người trả tiền không có đủ số dư thì sẽ dễ gây ra chậm trễ thanh toán trong quá trình thanh toán cho bên thụ hưởng. Lúc này ngân hàng có thể sẽ từ chối thực hiện thanh toán và sẽ thực hiện thanh toán lại khi bên trả tiền bổ sung tiền vào tài khoản.

Người trả tiền phải trả một khoản phí cho bên ngân hàng thương mại thực hiện ủy nhiệm chi.

6. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Theo đó quy trình thanh toán ủy nhiệm chi sẽ bao gồm 3 bước:

- Bước 1: Người trả tiền làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng khi có nhu cầu chi trả. Theo đó ủy nhiệm chi phải ghi đầy đủ thông tin theo đúng mẫu mà pháp luật quy định mới được xem là hợp lệ.

- Bước 2: Ngân hàng phục vụ phải trả tiền làm thủ tục trích tiền trên tài khoản người chi trả khi nhận được ủy nhiệm chi và tiến hành thủ tục chuyển tiền với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

- Bước 3: Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán nhanh chóng đối với người thụ hưởng. Lúc này giao dịch ủy nhiệm chi chính thức hoàn tất.

Trên đây là ủy nhiệm chi là gì? Mẫu ủy nhiệm chi. Hy vọng hữu ích với bạn đọc. Để trau dồi thêm kiến thức kế toán bạn có thể tham học kế toán thực hành tại các trung tâm uy tín. 

>>> Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền cá nhân, công ty mới nhất