Các loại chứng từ cần in cuối năm và cách lưu trữ

Sau khi kết thúc năm tài chính, hoàn thành xong các báo cáo, kế toán cần phải in những chứng từ, sổ sách để lưu trữ và phục vụ cho công việc kiểm tra đối chiếu sau này và phục vụ cho quyết toán thuế.

Sau đây kỹ năng kế toán sẽ cung cấp thông tin các loại chứng từ, sổ sách kế toán cần phải in ra.

>>>>Bài viết tham khảo: Học kế toán thực hành cho người mới bắt đầu

1. Các chứng từ cần in

Tổng hợp Các loại chứng từ, sổ sách cần in cuối năm

a) Hồ sơ pháp lý công ty

– Giấy phép đăng ký kinh doanh

– Thông báo mã số thuế

– Tờ khai thuế môn bài

– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng

– Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháo kê khai tính thuế GTGT

b) Quyết toán năm

– Báo cáo tài chính

– Quyết toán TNDN kèm phụ lục

– Quyết toán TNCN kèm phụ lục

c) Hồ sơ lao động

– Hồ sơ xin việc của người lao động

– Hợp đồng lao động văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý… kẹp riêng 1 tệp riêng biệt cho dễ tìm và rà soát kế toán online

– Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương…

d) In sổ kế toán

Sổ in theo hình thức NKC bao gồm:

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký chi tiền

– Số nhật ký thu tiền

– Sổ tiền gửi ngân hàng: kẹp sổ phụ cùng chứng từ ngân hàng đằng sau sổ

– Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải thu

– Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải trả

– Sổ chi tiết tạm ứng, chi tiết phải thu/phải trả khác.

– Sổ chi tiết vay/mượn khác.

– Sổ chi tiết ngân hàng

– Sổ cái các tài khoản: Có tài khoản nào trên bảng CĐ phát sinh tài khoản thì phải có sổ cái TK đó; các khoản nộp NSNN thì kẹp TK 333, các món vay kẹp TK 311,341, Bảng lương, bảng chấm công kẹp cùng TK 334…

– Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC học kế toán trưởng ở đâu

– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp theo tuần tự.

2. Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán

Cách 1: Sắp xếp theo bộ chung, bộ riêng

Sắp xếp theo bộ chung:

- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….tất cả những cái gì liên quan tới khai thuế thì gộp lại

- Hóa đơn đầu vào và ra sắp theo quy trình tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan

- Mỗi hóa đơn đầu vào:

Nếu như hóa đơn < 20.000.000 mà thanh toán bằng tiền mặt: Hóa đơn kẹp với phiếu chi tiền + phiếu nhập kho

Giả sử hóa đơn > 20.000.000 mà thanh toán bằng tiền chuyển khoản: Hóa đơn kẹp với phiếu nhập kho + Ủy nhiệm chi photo + phiếu hạch toán.

- Mỗi hóa đơn đầu ra:

Nếu như thu ngay bằng tiền mặt: hóa đơn + phiếu thu + phiếu xuất kho

Nếu như thu bằng tiền chuyển khoản: hóa đơn + Phiếu xuất kho + hợp đồng + phiếu báo có photo

Sắp xếp theo bộ riêng: học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất

- Chứng từ ngân hàng:

- Phiếu xuất kho nội bộ (sản xuất, xây lắp): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì một tháng là một bộ

- Bảng phân bổ, khấu hao, bảng báo cáo Nhập – xuất – tồn các tài khoản:: 142,242,214, 152 (153;155;....): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh

Cách 2: Sắp xếp chứng từ từng bộ độc lập

Sắp xếp chứng từ theo cách thức mỗi cái là một bộ, với bí quyết này mỗi loại chứng từ sắp thành trật tự tăng lên dần theo ngày, tháng, năm; độc lập với nhau.

- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26, BCTC….tất cả những gì liên quan tới việc khai thuế thì gộp lại thành một bộ thứ tự từ tháng một tới tháng mười hai, hoặc quý I tới quý IV

- Hóa đơn đầu vào: sắp xếp theo trật tự tăng lên dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan thành một bộ có thứ tự từ tháng một tới tháng mười hai, hoặc quý I tới quý IV

- Hóa đơn đầu ra: sắp theo trật tự tăng lên dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan thành một bộ trật tự từ tháng một _ tới tháng mười hai, hoặc quý I tới quý IV

- Chứng từ phiếu chi: Đóng gộp tất cả phiếu chi thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu như phát sinh ít, nếu phát sinh nhiều thì một tháng là một quyển

- Chứng từ phiếu thu: Đóng gộp tất cả phiếu thu thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu như phát sinh ít, nếu phát sinh nhiều thì một tháng là một quyển.

- Chứng từ ngân hàng: Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm nảy sinh nếu ít, nếu nhiều thì một tháng là một quyển học kế toán thực hành ở đâu

- Phiếu xuất kho: Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm nảy sinh nếu ít, nếu như phát sinh nhiều thì một tháng là một quyển

- Bảng phân bổ, khấu hao, Báo cáo Nhập – xuất – tồn:: 142,242,214, 152 (153;155;....): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh

- Chứng từ hạch toán: Đóng gộp tất cả phiếu hạch toán thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì một tháng là một quyển

>>>Xem thêm: Cách kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lên BCTC

Nguồn tham khảo: Kế toán Lê Ánh

Mong bài viết của kỹ năng kế toán sẽ hữu ích với bạn!

Kỹ năng kế toán – Chia sẻ kinh nghiệm – Kết nối thành công