Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử

Tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào? Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử vì những lợi ích mà nó đem lại. Với kế toán khi mới sử dụng sẽ gặp phải những vướng mắc như không biết cách tra cứu hóa đơn. Bài viết sau Kỹ năng kế toán hướng dẫn chi tiết đến bạn đọc.

1. Các loại hóa đơn điện tử

- Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử.

»»»» Nên Học Kế Toán Ở Đâu Tốt

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

2.1. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Thông tin hóa đơn điện tử có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm hoặc trên website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông qua mã xác thực, thông tin hóa đơn hoặc đăng nhập vào tài khoản hỗ trợ khách hàng để tra cứu. Tùy thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, cách tiến hành tra cứu hóa đơn sẽ khác nhau.

Khách mua hàng tại các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập vào website tra cứu của bên bán, nhập thông tin hóa đơn để tìm kiếm hoặc sử dụng account do bên bán cung cấp để đăng nhập và tra cứu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
• Bước 2: Chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lai → Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn
• Bước 3: Nhập đầy đủ 5 trường thông tin Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực → Nhấn nút Tìm kiếm
• Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về.

Hóa đơn điện tử hợp pháp nếu hiển thị đầy đủ cả hai trường thông tin về người bán hàng hóa, dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

Nếu thiếu một trong hai trường trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

2.2. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hay trước đây thường gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực), doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu thông qua Website tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên website của Tổng cục Thuế. Điều này đảm bảo sự an toàn và tính xác thực tuyệt đối của hóa đơn bởi kết quả trả về cho biết hóa đơn là thật hay giả, có đầy đủ tính pháp lý hay không và thiếu những thông tin gì.

Doanh nghiệp và khách hàng có thể tra hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo trình tự dưới đây:

• Bước 1: Truy cập trang web tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Hoặc trang tra cứu hóa đơn điện tử http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn, chọn Menu Hóa đơn có mã xác thực và chọn Xác minh hóa đơn.

• Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 ký tự đầu) và Mã kiểm tra (hiển thị dạng Capcha), sau đó click vào mục Tra cứu.

• Bước 3: Kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn có giá trị pháp lý và được phép sử dụng để kê khai thuế hay không.

Hóa đơn hợp lệ thì kết quả tra cứu sẽ thuộc một trong các trường hợp sau:

Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Hóa đơn không có giá trị pháp lý nếu bị xóa bỏ hoặc thay thế. Khi đó mục Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị một trong các trường hợp sau:

Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày....
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

Hy vọng bài viết Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử hữu ích với bạn đọc. Ngoài ra để nâng cao kiến thức thực tế bạn có thể tham khảo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành ở trung tâm uy tín.

>> Bài viết xem thêm:

• Mẫu Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Điện Tử Đã Lập
• Hoá đơn điện tử xác thực và những nội dung cần biết
• Hướng dẫn định dạng hóa đơn điện tử hợp lệ
• Có cần đóng dấu khi in hóa đơn điện tử ra giấy cho khách hàng
• Một số vấn đề về hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất