Hướng Dẫn Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Trong bối cảnh hội nhập và phát triển kinh tế hiện đại, hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong các giao dịch thương mại.
Vậy để có thể triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử cần phải chuẩn bị và thực hiện những thủ tục nào? Kỹ năng Kế toán sẽ Hướng Dẫn Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử một cách chi tiết nhất qua bài viết này nhé!

1. Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Theo quy định hiện hành, từ ngày 01/07/2022, tất cả cá nhân và tổ chức đều phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và ngừng hẳn việc sử dụng hóa đơn giấy. Quy trình thủ tục liên quan đến việc sử dụng hóa đơn cũng đã được thay đổi, cụ thể như sau:

Trước đây: Theo Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn cho mục đích cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng hóa.

Hiện tại: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về thông báo phát hành hóa đơn đã được bãi bỏ. Người nộp thuế chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123) với cơ quan thuế.

Tóm lại, theo Thông tư 78 và Nghị định 123, cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn như trước đây.

Cũng theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục thuế gồm:

- Thứ nhất, đối tượng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

- Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Hướng dẫn ghi Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT

M ẫ u số: 01ĐKTĐ/HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM  
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   
---------------

TỜ KHAI

Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

□ Đăng ký mới

□ Thay đổi thông tin

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.

Mục A: Nếu đăng ký lần đầu tích chọn Đăng ký mới; nếu sửa đổi, bổ sung từ lần 2 trở đi chọn Thay đổi thông tin

Mục B: Ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp, người nộp thuế thực hiện đăng ký. Chú ý địa chỉ email sử dụng email của doanh nghiệp để cơ quan thuế gửi thông báo kết quả đăng ký và các thông báo khác.

Mục 1: Hình thức hóa đơn: doanh nghiệp căn cứ vào Điều 91 Luật Quản lý Thuế để tích chọn hình thức hóa đơn phù hợp hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế (hiện nay cơ quan thuế ưu tiên doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã). Tham khảo chi tiết thêm tại đây.

Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

- a. Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền: nếu rơi vào 2 đối tượng trên thì tích chọn tương ứng

- b. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế: tích chọn nếu thuộc 1 trong 2 trường hợp sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 123, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

+ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: các trường hợp còn lại, là các doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp (hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này).

Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

- Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Áp dụng với các doanh nghiệp sau chuyển dữ liệu cùng kỳ kê khai tháng/ quý:

+ Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

+ Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: các doanh nghiệp còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã. (hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này).

Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng: doanh nghiệp tích chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng. Trường hợp trong cùng loại hóa đơn mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều hơn 1 mẫu số ký hiệu, mẫu hóa đơn thì cơ quan thuế chỉ quản lý theo loại hóa đơn.

Mục 5: Danh sách chứng thư số sử dụng: doanh nghiệp đăng ký thông tin các chữ ký số sử dụng khi xuất hóa đơn. Khi đăng ký trên phần mềm sẽ hỗ trợ đọc thông tin chữ ký số vào. Trường hợp chữ ký số thay đổi thông tin (cấp lại, gia hạn) thì phải thực hiện cập nhật với cơ quan thuế.

Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho Đơn vị khác lập hóa đơn thì kê khai vào (là bên có quan hệ liên kết với người bán như quan hệ góp vốn, quan hệ giữa công ty mẹ-con có thỏa thuận ủy quyền lập hóa đơn). Nếu không phải thì bỏ trống. Xem thêm quy định ủy nhiệm lập hóa đơn tại đây.

Mục C: thể hiện thông tin chữ ký số ký trên bản đăng ký của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Theo Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

- Đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về vấn đề tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế như sau:

Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ Lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế.

Bước 2: Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử cho Người nộp thuế (NNT) để trả lời kết quả về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông qua địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Lúc này, NNT tiến hành:

- Trường hợp được chấp nhận: Xuất hóa đơn theo mẫu mới được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

Điều chỉnh, bổ sung nội dung tờ khai theo thông báo của cơ quan thuế và tiến hành đăng ký sử dụng HĐĐT lại từ đầu (nếu cơ quan thuế gửi thông báo từ chối). 

- Trường hợp không được chấp nhận: DN thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bước 4: Tiến hành hủy hóa đơn cũ, đồng thời làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn mới.

Hy vọng rằng, thông qua bài viết Hướng Dẫn Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử của Kỹ năng Kế toán chia sẻ, các bạn đã nắm rõ được quy trình và biết cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
>>> Tham khảo: Khóa Học Kế Toán Thuế Online & Offline - Học Ở Đâu Tốt?