Kế Toán Kho Cần Làm Những Công Việc Gì? Tìm Hiểu Chi Tiết

Kế toán kho là một vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý và vận hành kho của doanh nghiệp. Vậy kế toán kho cần làm những công việc gì để đảm bảo hàng hóa được quản lý chặt chẽ và số liệu trong kho luôn chính xác? Trong bài viết này, hãy cùng Kỹ năng Kế toán tìm hiểu chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết của một kế toán kho, từ quản lý chứng từ, kiểm kê hàng hóa đến báo cáo số liệu kho. 

1. Kế toán kho là gì?

Kế toán kho, hay còn được gọi là kế toán quản lý hàng tồn kho, là một vai trò kế toán chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra và đối chiếu các hóa đơn, chứng từ liên quan; theo dõi hoạt động nhập – xuất kho; so sánh số liệu thực tế với sổ sách; đồng thời quản lý các tình huống phát sinh trong kho. Công việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát và rủi ro trong quản lý hàng hóa.

Bên cạnh đó, thủ kho là một khái niệm liên quan chặt chẽ, chỉ người chịu trách nhiệm quản lý thực tế số lượng hàng hóa, vật tư, thiết bị… trong kho, đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản an toàn, đúng quy định.

Mối quan hệ giữa kế toán kho và thủ kho rất chặt chẽ, bởi công việc của cả hai vị trí có sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, một cá nhân có thể đảm nhận đồng thời vai trò kế toán kho và thủ kho. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn, quản lý khối lượng hàng hóa lớn và đa dạng, thường bố trí riêng biệt các vị trí này, hoặc có nhiều thủ kho để đáp ứng yêu cầu quản lý.

>>> Xem thêm: Kế toán kho là gì

2. Vai trò của kế toán kho trong doanh nghiệp

- Kiểm tra và giám sát hàng tồn kho:

Kế toán kho chịu trách nhiệm duy trì số liệu chính xác và cập nhật thường xuyên về tình trạng hàng hóa trong kho, bao gồm số lượng, chất lượng, và giá trị. Công việc này được thực hiện thông qua việc quản lý chặt chẽ các hoạt động nhập – xuất – tồn, cùng với kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất. Việc giám sát kỹ lưỡng này không chỉ giúp phát hiện sớm các vấn đề như sai lệch số liệu, hư hỏng, hoặc thất thoát, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và chi phí.

- Định giá hàng tồn kho:

Kế toán kho đóng vai trò cốt lõi trong việc xác định giá trị hàng tồn kho, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Việc áp dụng phương pháp tính giá phù hợp, chẳng hạn như FIFO, LIFO hay bình quân gia quyền, cần đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Điều này giúp phản ánh chính xác giá vốn hàng bán và tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

- Cung cấp dữ liệu hỗ trợ quyết định:

Thông tin từ hệ thống kế toán kho đóng vai trò là nền tảng cho các quyết định kinh doanh quan trọng. Dữ liệu liên quan đến lượng hàng tồn, tốc độ luân chuyển, hoặc điểm hòa vốn cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, mua sắm, và bán hàng hiệu quả. Ví dụ, việc phân tích hàng hóa tồn kho lâu ngày giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh, chẳng hạn như giảm giá hoặc thanh lý để giảm thiểu rủi ro tồn đọng hàng hóa.

- Quản lý và tối ưu hóa chi phí:

Kế toán kho góp phần kiểm soát các chi phí liên quan đến hoạt động kho bãi, như chi phí lưu trữ, bảo quản, bảo hiểm, hoặc vận chuyển. Bằng cách phân tích dữ liệu chi tiết, doanh nghiệp có thể tìm ra những giải pháp tiết kiệm chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho và vận hành.

Kế toán kho không chỉ dừng lại ở việc quản lý hàng hóa mà còn đóng góp tích cực vào chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp.

3. Kế toán kho cần làm những công việc gì?

Công việc của kế toán kho được thực hiện liên tục trong suốt quá trình. Tuy nhiên, để dễ hình dung và tổ chức, các nhiệm vụ này có thể được chia thành các giai đoạn thời gian như sau:

a. Công việc hàng ngày

Kiểm tra chứng từ nhập – xuất kho: Đảm bảo tất cả các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất và hóa đơn đều hợp lệ, đầy đủ, đồng thời xử lý ngay các lỗi phát sinh.

Ghi nhận số liệu: Cập nhật thông tin về nhập, xuất, tồn kho lên hệ thống quản lý. Tùy thuộc vào quy trình, việc này có thể được thực hiện thủ công hoặc thông qua phần mềm tự động hóa.

Kiểm tra thực tế tồn kho (khi cần): Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên hoặc định kỳ để đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.

Xử lý sự cố phát sinh: Giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa như thiếu hụt, hư hỏng, hoặc sai lệch số lượng.

Báo cáo hằng ngày (nếu có yêu cầu): Một số doanh nghiệp yêu cầu kế toán kho báo cáo chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày.

b. Công việc hàng tuần

Đối chiếu số liệu: So sánh số liệu tồn kho trong hệ thống với số liệu thực tế để phát hiện và khắc phục sai lệch.

Báo cáo tuần: Tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa trong tuần, chuẩn bị báo cáo gửi các bộ phận liên quan.

Quản lý chứng từ: Lưu trữ, sắp xếp và kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ liên quan đến kho.

Kiểm tra kho bãi: Đảm bảo kho được duy trì an toàn, sạch sẽ, và các hàng hóa được sắp xếp khoa học.

c. Công việc hàng tháng

Kiểm kê định kỳ: Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ hàng tháng để đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán.

Lập báo cáo tồn kho: Chuẩn bị báo cáo tổng hợp cuối tháng về tình hình tồn kho, bao gồm giá trị và số lượng từng loại hàng hóa.

Phân tích chỉ số kho: Đánh giá hiệu quả quản lý kho thông qua các chỉ số như tốc độ luân chuyển hàng hóa, thời gian lưu kho trung bình, hoặc lượng hàng tồn chậm luân chuyển.

Báo cáo tháng: Chuẩn bị báo cáo tổng quan tình hình kho để trình lên cấp quản lý.

Đối chiếu công nợ: Rà soát và đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp, đảm bảo tính chính xác.

d. Công việc hàng năm

Kiểm kê toàn bộ: Tổ chức kiểm kê toàn bộ kho hàng để rà soát lại tính chính xác của số liệu trên sổ sách so với thực tế.

Tổng kết năm: Lập báo cáo chi tiết về tình hình quản lý kho trong năm, bao gồm các phân tích và đề xuất cải thiện.

Đánh giá hoạt động: Xem xét lại hiệu quả của các quy trình quản lý kho, đánh giá thành tích của bộ phận kế toán kho.

Cập nhật quy trình và hệ thống: Điều chỉnh và cải thiện các quy trình quản lý, hệ thống phần mềm, và các quy định nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh trong tương lai.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc kế toán kho

4. Kỹ năng và kiến thức cần thiết của kế toán kho 

Nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc

Từ yêu cầu công việc của kế toán kho, có thể nhận thấy nhân viên cần thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ như lập báo cáo chứng từ, thực hiện hạch toán và kê khai thuế. Vì vậy, công việc này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về chuyên môn kế toán cùng một nền tảng kiến thức vững vàng để nhanh chóng thích nghi và đạt được hiệu suất làm việc tối ưu.

Tính chất cá nhân: tỉ mỉ, cẩn thận và trung thực

Không chỉ riêng kế toán kho, mà tất cả các vị trí trong ngành kế toán đều cần tính cẩn thận và tỉ mỉ, bởi họ thường xuyên phải làm việc với hóa đơn, chứng từ và các báo cáo tài chính. Mọi sai sót, dù nhỏ nhất, có thể gây ảnh hưởng lớn đến hệ thống số liệu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sự trung thực là một yêu cầu quan trọng vì công việc kế toán kho liên quan trực tiếp đến tài sản của doanh nghiệp, đòi hỏi sự đáng tin cậy đối với cấp quản lý.

Kỹ năng tin học và sử dụng phần mềm chuyên dụng

Việc thành thạo các công cụ tin học văn phòng và phần mềm kế toán chuyên dụng là yếu tố cần thiết để kế toán kho thực hiện công việc hiệu quả. Các kỹ năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác cao trong các nhiệm vụ xử lý dữ liệu. Những phần mềm phổ biến mà kế toán kho cần nắm vững bao gồm Excel và các phần mềm kế toán như MISA, FAST, hoặc ERP.

Khả năng làm việc với số liệu

Công việc của kế toán kho gắn liền với số liệu và các báo cáo chi tiết. Do đó, kỹ năng phân tích, tổng hợp dữ liệu và xử lý các con số một cách chính xác là yêu cầu bắt buộc. Điều này giúp kế toán kho đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề và hỗ trợ ra quyết định.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc

Để quản lý tốt hàng hóa và các tài liệu liên quan, kế toán kho cần biết cách tổ chức và sắp xếp công việc một cách khoa học. Việc lập kế hoạch rõ ràng sẽ giúp xử lý các nhiệm vụ nhanh chóng, giảm áp lực công việc và nâng cao hiệu suất làm việc.

Kỹ năng quản lý thời gian

Do khối lượng công việc lớn và thường xuyên phát sinh, kế toán kho cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả. Sự sắp xếp công việc hợp lý giúp hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, tránh tình trạng tồn đọng, đồng thời hạn chế các rủi ro liên quan đến việc quản lý hàng hóa và chứng từ.

Hiểu biết về hàng hóa

Là người chịu trách nhiệm kiểm kê và theo dõi hàng hóa trong kho, kế toán kho cần hiểu rõ các đặc điểm của từng loại hàng hóa, bao gồm mẫu mã, chất liệu, độ bền và giá trị. Kiến thức này giúp họ quản lý kho hàng một cách chính xác, tránh nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình kiểm kê.

Bằng cách phát triển những kỹ năng và kiến thức trên, kế toán kho có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần quan trọng vào hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.

5. Lưu ý để làm tốt công việc kế toán kho 

Kế toán kho đảm nhận nhiều trách nhiệm quan trọng, dẫn đến không thể tránh khỏi một số sai sót trong quá trình làm việc. Để giảm thiểu rủi ro, kế toán kho cần chú ý một số vấn đề sau:

Quản lý quy trình nhập – xuất hàng hóa

Khi thực hiện nhập hoặc xuất hàng, kế toán kho cần kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ, hóa đơn để đảm bảo thông tin chính xác và hàng hóa đạt yêu cầu chất lượng. Ngoài ra, các tài liệu liên quan cần được chuyển giao đúng quy trình cho các bộ phận phụ trách lưu trữ và báo cáo.

Kiểm kê và quản lý hàng tồn kho

Để tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các loại hàng hóa hoặc các sản phẩm có hạn sử dụng khác nhau, kế toán kho nên ghi chú chi tiết từng phiếu nhập – xuất theo vị trí kệ chứa hàng. Việc thường xuyên cập nhật số lượng tồn kho trên phần mềm sẽ đảm bảo kho luôn duy trì mức tồn tối thiểu và hỗ trợ tra cứu thông tin một cách nhanh chóng.

Quản lý quá trình đặt và nhận hàng hóa

Kế toán kho thực hiện việc đặt hàng theo kế hoạch định kỳ, đồng thời giám sát chặt chẽ quá trình nhập hàng. Kiểm tra kỹ các thông tin trên giấy tờ giúp tránh sai sót không mong muốn. Ngoài ra, việc đối chiếu số lượng hàng thực tế với dữ liệu trên các phiếu ghi chú kệ hàng sẽ đảm bảo nguồn cung không bị gián đoạn.

Phân loại và tổ chức hàng hóa

Việc sắp xếp hàng hóa cần được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo tránh hư hỏng do điều kiện môi trường hoặc rủi ro vật lý. Kế toán kho nên lập sơ đồ kệ chứa hàng chi tiết để dễ dàng quản lý, đồng thời dự trữ đủ không gian cho các lô hàng mới.

Đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn hàng hóa

Kế toán kho cần theo dõi chất lượng hàng hóa dựa trên hướng dẫn bảo quản của nhà sản xuất, đồng thời tuân thủ nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) khi xử lý hàng hóa gần đến hạn sử dụng. Điều này giúp hạn chế thiệt hại do hàng hóa quá hạn.

Thực hiện quy định phòng cháy chữa cháy

An toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) là yếu tố không thể thiếu trong quản lý kho hàng. Kế toán kho cần nắm rõ các quy định PCCC và thực hiện kiểm tra định kỳ tình trạng kệ chứa hàng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tài sản doanh nghiệp.

Bằng cách tuân thủ các lưu ý trên, kế toán kho không chỉ hạn chế rủi ro mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Kế toán kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được quản lý một cách hiệu quả và minh bạch, góp phần vào sự vận hành ổn định của doanh nghiệp. Qua bài viết trên của Kỹ năng Kế toán, hy vọng bạn đã nắm rõ kế toán kho cần làm những công việc gì và hiểu được tầm quan trọng của vị trí này. Nếu bạn đang quan tâm hoặc làm việc trong lĩnh vực này, hãy trau dồi thêm kỹ năng và kiến thức để trở thành một kế toán kho chuyên nghiệp!

>>> Xem thêm: Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội