Một số lưu ý khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT được thể hiện như thế nào? Có khác so với hóa đơn bán hàng không?

Hãy cùng Kỹ năng kế toán tìm hiểu rõ về hoá đơn giá trị gia tăng và những lưu ý khi lập hóa đơn VAT nhé

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

Hóa đơn GTGT (thường gọi là “Hóa đơn đỏ”) là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: 03 mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng theo quy định mới nhất

Lưu ý về thời điểm lập hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT được phân loại thành: Hóa đơn GTGT đầu vào và hóa đơn GTGT đầu ra.

Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn tài chính khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình
• Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
• Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có thông tin về:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có)
• Danh mục hàng hóa dịch vụ
• Ngày thực hiện giao dịch
• Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ
• Giá trị tính thuế GTGT
• Thuế suất GTGT
• Giá trị thuế GTGT

Lưu ý: Hóa đơn GTGT là hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý. Nó tách riêng giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm, là căn cứ để khấu trừ thuế.

Nhiều người vẫn hay nhầm lẫn mẫu hóa đơn GTGT với mẫu hóa đơn bán hàng là cùng một loại. Tuy nhiên thực tế, nó là 2 loại hóa đơn khác nhau và mẫu hóa đơn áp dụng cũng hoàn toàn khác nhau.

Mẫu hóa đơn bán hàng là mẫu hóa đơn dùng để bán hàng hay cung cấp dịch vụ thông thường của các doanh nghiệp và chỉ có tính chất nội bộ. Hóa đơn bán hàng hóa thì được coi là một loại chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán, có thể gộp giá trị của nhiều hàng hóa vào một hóa đơn và không được khấu trừ trong thuế đầu vào của doanh nghiệp.

Xem thêm: 4 Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Phân biệt hóa đơn GTGT giấy và hóa đơn GTGT điện tử

Những quy định và lưu ý khi lập hóa đơn GTGT

Theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau:

Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:

• Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
• Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
• Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
• Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
• Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Cách viết thông tin người mua hàng

Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ và tên người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.

• Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Tên đơn vị: Ghi tên công ty của bên mua đúng như trên Giấy phép đăng ký kinh doanh.

Mã số thuế: Ghi mã số thuế đã được cấp theo Giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của công ty khách hàng.

Địa chỉ: Ghi địa chỉ của công ty khách hàng theo Giấy phép đăng ký kinh doanh.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường - P”; “Quận - Q”, “Thành phố - TP”, “Việt Nam - VN”, “Cổ phần - CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn - TNHH”, “khu công nghiệp - KCN”, “sản xuất - SX”, “Chi nhánh - CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Hình thức thanh toán:

• Thanh toán bằng tiền mặt ghi: TM
• Thanh toán bằng chuyển khoản ghi: CK
• Chưa xác đinh hình thức thanh toán ghi: TM/CK

Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền.

Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (xem thêm: Các mức thuế suất thuế GTGT hiện hành)

• Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).
• Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”.

Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.

Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Lưu ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.

Người mua hàng: Người đi mua hàng ký tên.

Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Người bán hàng: Người lập hóa đơn ký tên.

Thủ trưởng đơn vị: là Giám đốc, yêu cầu: Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên.

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

• Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
• Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
• Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Trên đây là những quy định và một số lưu ý khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT). Mong rằng qua những chia sẻ của Kỹ năng kế toán đã giúp các bạn tránh được những sai sót khi lập hóa đơn GTGT

Xem thêm:

• Xác định giá tính thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ
• Hướng dẫn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu
• Hướng dẫn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ