Hàm Vlookup Trong Excel - Cách Sử Dụng Và Ví Dụ Thực Tế

Hàm vlookup là một trong các hàm tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu trong Excel. Hàm vlookup được sử dụng rất nhiều trong các công việc văn phòng đặc biệt là kế toán. Cách sử dụng hàm vlookup sẽ hơi phức tạp hơn hàm IF, Sum hay Sumif vì có thể kết hợp với nhiều hàm điều kiện khác nhau

Trong nội dung bài viết này Kỹ năng kế toán sẽ giúp các bạn nắm được cách sử dụng hàm Vlookup qua kiến thức lý thuyết và các dạng bài tập ứng dụng cụ thể

>>>> Học kế toán ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội

1. Hàm Vlookup là gì? Khi nào cần dùng hàm Vlookup?

Hàm Vlookup là hàm dò tìm và tham chiếu dữ liệu trong Excel. Hàm Vlookup được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.

Hàm VLOOKUP được sử dụng thông dụng trong thực tế, như tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,... hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên các tiêu chí trên.

Ngược lại với hàm Vlookup và cách sử dụng tương tự đó là khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc thì hãy sử dụng hàm Hlookup.

Có thể hiểu như sau:

• Lookup nghĩa là tìm kiếm (Look Up)
• V là từ viết tắt của Vertical - hàng dọc
• H là viết tắt của Horizontal - hàng ngang.

Cấu trúc hàm Vlookup:

=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])

Hay có thể hiểu là:

=VLOOKUP(Nội dung bạn muốn tra cứu; tại nơi bạn muốn tìm kiếm; số cột trong dải ô chứa giá trị đó sẽ trả về; kết quả trả về gần đúng/chính xác – được biểu thị là 1/TRUE hoặc 0/FALSE).

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể nhập giá trị trực tiếp hay tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
• Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
• [Range_lookup]: Tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, có thể bỏ qua đối số này (nếu bỏ qua thì sẽ mặc định là 1)
  • Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
  • Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Lưu ý:

• Nếu bạn cần copy (kéo hàm) cho các ô dữ liệu bên dưới, thì bạn cần cố định bảng giới hạn dò tìm (table_array) lại bằng cách chọn bảng và nhấn F4 (hay một số máy là Fn+F4)
• Trong một số phiên bản Excel, ngăn cách giữa các đối số là dấu phẩy chứ "," không phải dấu chấm phẩy ";" như trong hình (Mình đang dùng là Excel 2013 để làm ví dụ)

Ý nghĩa hàm vlookup trong Excel

Hàm Vlookup giúp dò tìm các giá trị theo cột vô cùng chính xác tham chiếu với những giá trị theo điều kiện đã cho. Hàm Vlookup có thể được dùng độc lập hoặc kết hợp cùng với các hàm khác (hàm if, and, left, right...) để đảm bảo mang lại giá trị mà bạn đang tìm kiếm.

Việc dùng hàm Vlookup giúp hỗ trợ cho người dùng trong việc tra cứu thông tin trong một trường dữ liệu hay một danh sách dựa trên các mã định danh có sẵn để đưa ra giá trị chính xác nhất.

2. Cách dùng hàm vlookup trong Excel - Bài tập hàm vlookup

Để nắm được cách dùng hàm vlookup trong excel các bạn hãy cùng Kỹ năng kế toán thực hiện các ví dụ dưới đây

Ví dụ cách sử dụng hàm Vlookup:

Lập bảng lương công nhân viên theo bảng sau, yêu cầu: Tính tổng tiền công, tiền thưởng theo từng đội

Ở ví dụ này, ta có thể giải quyết dễ dàng cột "Xếp loại" với hàm IF lồng (xem thêm: Hàm IF trong Excel). Cột Tiền công và Tiền thưởng ta có thể sử dụng hàm vlookup để thực hiện như sau:

Tại Ô F5 ta đặt công thức như sau: =VLOOKUP(E5; $B$16:$E$20; 3; 0)

Diễn giải: Giá trị cần dò tìm (lookup_value) ở đây là "xếp loại" (bảng 1 và bảng 2 có chung Cột xếp loại/loại); bảng dò tìm sẽ là bảng 2 (B16:F20); số thứ tự cột cần lấy giá trị là số 3 (tiền công/1 sản phẩm); tìm chính xác giá trị - 0

Các bạn theo dõi kết quả ở hình dưới đây:

Còn với cột "Tiền thưởng" ta làm tương tự với cột "Tiền Công" nhưng sẽ lấy giá trị tại cột số 4 bảng 2

Cụ thể ta đặt hàm ở Ô G5 như sau: =VLOOKUP(G5; $B$16:$E$20; 4; 0)

Lưu ý: Số tiền phải được định dạng là number (số) hay currency (tiền tệ). Nếu bạn để dạng text (chữ) khi thực hiện phép tính sẽ bị báo lỗi

Hàm Vlookup kết hợp hàm If:

Xem chi tiết trong bài: Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong excel qua bài tập trực quan

Ví dụ cách dùng hàm vlookup giữa 2 sheet:

Ở Sheet1 là bảng chuyển đổi số thành chữ, Sheet2 là bảng kiểm tra học phần (KTHP). Yêu cầu điểm HP/ Bằng chữ được quan hệ tự động với điểm HP/Bằng số thông qua Sheet1

Ta dùng hàm Vlookup dò tìm giá trị trên nhiều sheet như sau:

Tại Ô N8 đặt công thức: =VLOOKUP(M8;Sheet1!B2:C12;2;0)

Diễn giải: Giá trị cần dò tìm (lookup_value) ở đây là "Bằng số" (bảng 1 và bảng 2 có chung cột Số); bảng dò tìm sẽ là bảng bên Sheet1 (Sheet1!B2:C12); số thứ tự cột cần lấy giá trị là số 2 ; tìm chính xác giá trị - 0

Tham khảo Video hướng dẫn sử dụng hàm Vlookup dưới đây để biết thêm cách áp dụng hàm vlookup trong kế toán:

3. Những lỗi thường gặp phải khi sử dụng hàm Vlookup

• Lỗi #N/A trong vlookup

N/A là viết tắt của cụm từ "Not Available" trong tiếng Anh, tức nghĩa là "không tồn tại, không có giá trị". Lỗi #N/A thường xảy ra khi sử dụng hàm Lookup, Vlookup, Hlookup, Match

Lỗi này xảy ra trong trường hợp giá trị do tìm (Lookup_value) không tìm thấy trong Bảng giới hạn dò tìm (Table_array)

• Lỗi #REF!

Lỗi #REF! xảy ra nếu Số cột dò tìm trong công thức (Col_index_num) lớn hơn số cột trong Bảng giới hạn dò tìm (Table_array).

Cách xử lý khi gặp phải lỗi này là bạn hãy kiểm tra lại công thức để đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.

Như ví dụ bên dưới, Col_index_num là 3, trong khi Table_array là B2:C10 chỉ có 2 cột.

• Lỗi #VALUE!

Nếu Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm (Col_index_num) trong công thức < 1, bạn sẽ nhận giá trị lỗi #VALUE!.

Trong Table_array, cột 1 là cột tìm kiếm, cột 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm, v.v... Vì vậy khi xuất hiện lỗi này, hãy kiểm tra lại giá trị Col_index_number trong công thức.

• Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Giá trị dò tìm (Lookup_value) là dạng text nhưng lại không được đặt trong cặp ngoặc kép (""). Để tìm kiếm giá trị định dạng văn bản (Text), bạn dùng dấu ngoặc kép để Excel có thể hiểu công thức.

Trên đây Kỹ năng kế toán đã hướng dẫn xong cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel qua các ví dụ với hình ảnh chi tiết và những lỗi thường gặp phải khi sử dụng hàm này. Mong rằng qua những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn biết cách áp dụng thêm 1 hàm thông dụng trong Excel vào trong công việc của mình.

Xem thêm:

• Hướng dẫn đổi số thành chữ trong excel
• Hàm Vlookup trong Excel – Ý nghĩa và cú pháp
• Hướng dẫn sử dụng hàm Subtotal trong excel