Dấu Giáp Lai Là Gì? Cách Đóng Dấu giáp Lai Chính Xác

Dấu giáp lai là gì và cách đóng dấu giáp lai như thế nào? Đây là thắc mắc của nhiều người mới tiếp xúc với con dấu. Bài viết dưới đây, kỹ năng kế toán sẽ hướng dẫn bạn đọc cách đóng dấu giáp lai chính xác nhất.

>>>Tham khảo ngay: Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội

1. Dấu giáp lai là gì

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề phải hoặc trái của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có dấu nhằm đảm bảo tính chính xác của từng tờ văn bản và ngăn sự thay đổi về nội dung. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy. Dấu giáp lai được đóng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, hiện lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa là 5 tờ văn bản.

Tại sao phải đóng dấu giáp lai?

Dấu giáp lai được đóng nhằm tránh việc thay đổi tài liệu được nộp hoặc được trình khi có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho cơ quan nhà nước. Đóng dấu giáp lai giúp tài liệu đảm bảo tính khách quan và tránh văn bản bị sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

2. Cách đóng dấu giáp lai chính xác

Theo điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP nghị định về công tác văn thư thì việc sử dụng con dấu và quy định về đóng dấu giáp lai được thực hiện như sau:

“Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”

Nếu văn bản có nhiều trang thì bạn hãy chia ra để đóng dấu. Các dấu giáp lai phải được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản nối tiếp nhau. Đồng thời, dấu giáp lai phải được khớp toàn bộ các trang lại với nhau và trùng với giáp lai của doanh nghiệp.

Cách đóng dấu giáp lai ảnh thẻ

Đóng dấu giáp lai vào văn bản hay ảnh thẻ đều có cách thức đóng dấu giống nhau. Vì vậy, cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là con dấu đóng lên khoảng giữa mép phải của ảnh. Dấu giáp lai trên ảnh thường được đóng ở chứng minh thư nhân dân hay thẻ căn cước công dân, bằng cấp hay tài liệu có dán ảnh.

3. Các văn bản cần đóng dấu giáp lai

Các văn bản cần đóng dấu giáp lai như sổ chứng thực, bản sao, văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Thứ nhất là sổ chứng thực

• Sổ này dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
• Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.
• Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Thứ hai là bản sao

• Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
• Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
• Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Thứ ba là văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

• Người phiên dịch ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
• Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải.
• Bản dịch được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Vậy qua bài viết trên, bạn đọc đã hiểu được dấu giáp lai là gì và nguyên tắc đóng dấu giáp lai như thế nào. Hy vọng bài viết giúp ích cho bạn đọc trong việc đóng dấu giáp lai. Chúc các bạn thành công.

>>Xem thêm:

• Mẫu Hợp Đồng Vay Tiền – Cho Vay Tiền Mới Nhất
• Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Mới Nhất – Kỹ Năng Kế Toán
• Mẫu Phiếu Thu Mới Nhất – Kỹ Năng Kế Toán
• Mẫu giấy đề nghị thanh toán và cách viết
• Mẫu hợp đồng thuê nhà mới nhất