Hướng dẫn sử dụng hàm Subtotal trong excel

Hàm Subtotal trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng nhất định, nhưng hàm Subtotal lại rất linh hoạt, Chính vì vậy mà rất nhiều kế toán thường xuyên sử dụng hàm này để hỗ trợ tính toán số liệu và các báo cáo.

I.Cú phám và cách sử dụng hàm Subtotal

Hàm Subtotal có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn.

Cú pháp hàm Subtotal: khóa học nguyên lý kế toán

SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

Trong đó:

Function_num: con số xác định chức năng thực hiện

Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.

Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau: mã hs code là gì

• 1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công.
• 101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.

Hàm có rất nhiều con số chức năng, tuy nhiên bạn không cần quá lo lắng học thuộc các con số chức năng này vì ngay khi bạn nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số cho bạn. học kế toán trực tuyến

II.Lợi ích và sự khác biệt của hàm Subtotal

1.Tính giá trị trong các hàng được chọn

Vì hàm Excel Subtotal bỏ qua các hàng đã được lọc ra, bạn có thể sử dụng nó để tính tổng dữ liệu 1 cách linh hoạt, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.

Lưu ý: quản trị nhân sự

Vì các 2 bộ số xác định chức năng (1-11 và 101-111) đều bỏ qua các ô đã được lọc ra, bạn có thể dùng công thức Subtotal 9 hoặc Subtotal 109.

2.Tính các ô nhìn thấy

Công thức SUBTOTAL với số xác định chức năng 101-111 bỏ qua các ô đã ẩn, đã lọc ra và ẩn thủ công. Vì thế, khi bạn sử dụng chức năng Excel’s Hide để ẩn dữ liệu không liên quan, dùng số chức năng 101-111 để loại bỏ các giá trị từ những hàng ẩn khỏi tổng phụ.

3.Bỏ qua giá trị trong công thức Subtotal lồng ghép

Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần.

Xem thêm: Hàm Vlookup trong excel ý nghĩa và cú pháp

III.Ví dụ ứng dụng hàm Subtotal trong excel

Ví dụ 1: Tính tổng tiền cuối ngày

Cú pháp hàm: = SUBTOTAL (9; dãy ô cần tính tổng) ( Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng )

- Tổng phát sinh bên Nợ: = Subtotal (9;H13:H190)
- Tổng phát sinh bên Có: = Subtotal(9;H13:H190)
- Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal:
Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,H$11:H11)-Subtotal(9,I$11:I11) báo cáo tài chính gồm những gì

Ví dụ 2: Dùng hàm Subtotal để tính tổng các khoản nợ ngắn hạn phải trả trên bảng CĐKT

Trên đây là Hướng dẫn sử dụng hàm Subtotal trong excel được biên soạn bởi đội ngũ admin của Kỹ năng kế toán. Mong bài viết trên giúp ích cho bạn đọc, giúp bạn hoàn thành chính xác và hiệu quả công việc kế toán của mình.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn định dạng trang và in ấn file Excel

Kỹ năng kế toán chúc bạn thành công!

Để hiểu rõ và nắm bắt hệ thống được các công việc của kế toán cần làm trong doanh nghiệp, ngoài việc tự trau dồi thêm kiến thức kế toán, các bạn cũng nên tham khảo thêm các khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại đây: học kế toán tổng hợp thực hành ở đâu tốt nhất