Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Tiếp Khách Hợp Lý

Trong doanh nghiệp kinh doanh chi phí tiếp khách là khoản chi phí phát sinh khá thường xuyên. Hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý là vấn đề mà rất nhiều kế toán quan tâm. Tham khảo chi tiết hơn ở bài viết sau của Kỹ năng kế toán.

1. Quy định về hóa đơn tiếp khách hợp lệ

a. Hóa đơn tiếp khách hợp lệ phải đáp ứng được các yêu cầu sau

- Nếu là hóa đơn giấy: Phải được khởi tạo. phát hành và sử dụng hóa đơn đúng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC

- Nếu là hóa đơn điện tử: Phải được khởi tạo. phát hành và sử dụng hóa đơn đúng theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC

- Trên hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc như: Tên loại hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn; Tên liên hóa đơn (nếu là hóa đơn giấy); Số thứ tự hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ...

+ Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

+ Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC

b. Khi lập hóa đơn phải thực hiện

- Nếu là hóa đơn điện tử: trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

- Nếu là hóa đơn giấy: Có 2 cách lập

+ Cách 1: Liệt kê, ghi đầy đủ tất cả các món ăn. đồ uống. dịch vụ đã sử dụng lên trên hóa đơn

+ Cách 2: Lập hóa đơn kèm bảng kê. Nội dung trên hóa đơn là “dịch vụ ăn uống” thì phải lập bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống, dịch vụ sử dụng đính kèm trên hóa đơn.

»»»» Học Kế Toán Online Ở Đâu Tốt

2. Hóa đơn ăn uống tiếp khách có được khấu trừ thuế không?

a. Đối với thuế GTGT

Theo Công văn số 15176/CTHN-TTHT ngày 11/5/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội về hóa đơn dịch vụ ăn uống: Được kê khai, khấu trừ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

- Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.

- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán (các hóa đơn tiếp khách có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán chuyển khoản).

b. Đối với thuế TNDN

Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi phí đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC:

- Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

3. Điều kiện để chi phí tiếp khách được chấp nhận là chi phí hợp lý

Khoản chi phí tiếp khách hoặc hội nghị khách hàng được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ cho mục đích tính thuế TNDN khi có đủ chứng từ chứng minh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.

4. Hồ sơ thanh toán chi phí tiếp khách hợp lý

- Bill thanh toán + oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ)

- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng

- Bảng kê chi tiết món ăn

- Phiếu xác nhận dịch vụ, hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước

- Biên bản thanh lý hợp đồng

- Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán)

5. Hạch toán chi phí tiếp khách

- Theo QĐ 48 thì chi phí tiếp khách được hạch toán như sau:

Nợ TK 6421/ 6422: Chi phí quản lý DN
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111/ 112/131: Tổng số tiền thanh toán

- Theo thông tư 200 thì hạch toán chi phí tiếp khách như sau:

Nợ TK 642/ 641: Chi phí quản lý DN
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111/ 112/131: Tổng số tiền thanh toán

Để hiểu rõ hơn các chi phí này, mời bạn xem thêm ở video sau:

Hy vọng bài viết Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý hữu ích với bạn đọc. Ngoài ra để nâng cao kiến thức thực tế bạn có thể tham khảo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành ở trung tâm uy tín.