Nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Nội dung của hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Dưới đây Kỹ năng kế toán sẽ thông tin đến các bạn đầy đủ 09 nội dung của hóa đơn điện tử

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

a. Tên hóa đơn điện tử là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (Loại hóa đơn điện tử) được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
  • Tem
  • Vé….

b. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

  • Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
  • Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
  • Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

c. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn đế phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

06 ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó:

  • C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
  • K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

– Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đon điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2020 thì thể hiện là số 20.

– Một ký tự tiếp theo là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

  • Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tố chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  • Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
  • Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí để nhận biết).

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:

  • “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Nội dung của hóa đơn điện tử

  • “2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.

Nội dung của hóa đơn điện tử

  • “1C21LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • “1K21TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  • “1K21DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tố chức đăng ký sử dụng.
  • “3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Ký hiệu của hóa đơn điện tử

d. Số hóa đơn

– Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Xem thêm: Những lỗi cần tránh và mức xử phạt khi khởi tạo hóa đơn điện tử

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại:

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,
  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh,
  • Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh,
  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế,
  • Thông báo mã số thuế,
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

a. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại:

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,
  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh,
  • Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh,
  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế,
  • Thông báo mã số thuế,
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

b. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.

Xem chi tiết: 8 Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

a. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

– Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại

Ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…

– Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà

Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin, bảo hiếm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường

Ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…

Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.

Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.

b. Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

c. Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường họp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn điện tử.

Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thi người mua ký sổ, ký điện tử trên hóa đơn.

– Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

7. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm

Ví dụ: Ngày 30 tháng 4 năm 2019

8. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn

9. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm d.3 Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Nội dung của hóa đơn điện tử

Như vậy, trên đây kỹ năng kế toán thông tin đến các bạn đầy đủ nội dung cần có trên hóa đơn điện tử. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Xem thêm: Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế áp dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Để làm được các công việc của kế toán cần làm trong doanh nghiệp, ngoài việc tự tìm hiểu thêm kiến thức kế toán, các bạn nên theo học kế toán thực hành tại các trung tâm để được các kế toán trưởng nhiều năm kinh nghiệm hướng dẫn.

Tham khảo bài viết học kế toán tổng hợp ở đâu tốt để lựa chọn được địa chỉ học uy tín

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *