Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử - Tất Tần Tật Các Trường Hợp

Quy trình xuất hóa đơn điện tử là công việc cơ bản mà kế toán nào cũng phải nắm rõ. Nếu bạn còn thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử đúng cách thì đừng bỏ qua bài viết này, Kỹ Năng Kế Toán sẽ giải đáp ngay sau đây.

1. Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Để đảm bảo quy trình phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp, quy trình phát hành hóa đơn điện tử phải thực hiện theo 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm lập hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng.

Bước 2: Tiến hành chọn chức năng “In và Chuyển đổi” hóa đơn điện tử.

Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần phát hành.

Bước 4: Chọn thao tác “In và Chuyển đổi” trên thiết bị điện tử đã được kết nối để phát hành hóa đơn.

Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy, sau đó ký tên và đóng dấu để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ in ra.

Thông thường, các doanh nghiệp thường xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm hóa đơn điện tử mà họ sử dụng như phần mềm hóa đơn điện tử Misa

https://kynangketoan.vn/review-hoc-ke-toan-online-o-dau-tot-nhat.html

2. Cách xuất hóa đơn điện tử trên Misa

2.1. Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Theo quy định, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh được phép xuất hóa đơn điện tử đã phát hành trong phần mềm hóa đơn điện tử, bao gồm: Hóa đơn bán hàng xuất – nhập khẩu, hóa đơn bán hàng đại lý bán theo giá phù hợp, chiết khấu bán hàng, trả lại hàng mua, phiếu xuất kho và vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Để xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Xuất hóa đơn điện tử theo từng hóa đơn

Cách 2: Xuất hóa đơn điện tử hàng loạt

2.2. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu

Để xuất hóa đơn điện tử cho hàng hóa xuất khẩu, thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn “Phát hành hóa đơn điện tử”

Bước 2: Chọn chứng từ bán hàng là “Bán hàng xuất khẩu”

Bước 3: Chọn Phát hành hóa đơn

3. Cách xuất hóa đơn điện tử lùi ngày

Thông thường, việc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày là không hợp lệ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh muốn xuất hóa đơn điện tử lùi ngày thì sẽ chia ra 3 trường hợp về ngày lập và ký hóa đơn như sau:

Trường hợp 1: Xuất hoá đơn lùi ngày không hợp lệ

Ngày lập hóa đơn là thời gian trước thời điểm hiện tại muốn xuất hóa đơn. Thông thường, phần mềm hóa đơn điện tử không cho phép doanh nghiệp sửa hoặc lùi ngày trên hóa đơn bởi ngày trên hóa đơn được tự động cập nhật vào thời điểm thực hiện giao dịch.

Ví dụ: Hôm nay là ngày 12/10/2022, doanh nghiệp muốn xuất hóa đơn số 12 ngày 10/10/2022. Doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện sửa ngày thành 12/10/2022 trên hóa đơn số 12 ngày 10/10/2022 vì đây là điều không thể thực hiện được. Như vậy, trong trường hợp này, doanh nghiệp không thể thực hiện xuất hóa đơn lùi ngày.

Trường hợp 2: Thời gian lập và ký hoá đơn có sự sai lệch

Ngày lập hóa đơn là thời điểm hiện tại khi hóa đơn chưa được hoàn thiện hoặc ở trong trạng thái là bản nháp hoặc chưa được ký. Sau một khoảng thời gian, hóa đơn mới sẽ được ký, đóng dấu và gửi cho khách hàng.

Ví dụ: Trong ngày 10/10/2022, doanh nghiệp lập hóa đơn số 12 ngày 10/10/2022 nhưng chưa ký, đóng dấu và gửi cho người mua mà đến ngày 12/10/2022, sau khi hóa đơn được chốt và doanh nghiệp mới ký, đóng dấu và gửi cho người mua.

Trong trường hợp này, hóa đơn này vẫn hợp lệ nhưng phải giải trình với cơ quan thuế về sự khác nhau giữa thời gian lập và ký hóa đơn. Nếu không giải trình được thì hóa đơn sẽ bị hủy.

Tham khảo: Nên Học Kế Toán Thực Hành Ở Đâu?

Trường hợp 3: Hoá đơn cũ chưa được ký nên không thể xuất hoá đơn mới

Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử không cho phép xuất hóa đơn mới cho đến khi hóa đơn cũ được ký. Tính năng này nhằm tránh trường hợp người dùng xuất sai hóa đơn không đúng thời hạn, hóa đơn lẻ phải được lập trước thời gian so với hóa đơn số sau.

Ví dụ: Trong ngày 10/10/2022, doanh nghiệp lập hóa đơn số 12 ngày 10/10/2022 nhưng chưa ký, đóng dấu và gửi cho người mua. Đến ngày 12/10/2022, doanh nghiệp muốn lập hóa đơn số 13 thì sẽ không thể thực hiện được bởi hóa đơn số 12 chưa được ký.

Vì vậy, để doanh nghiệp có thể lập được hóa đơn số 13, bắt buộc phải hoàn thiện hóa đơn số 12.

4. Cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử xuất sai

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua

Bước 3: Nộp thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT

Xem thêm: Mẫu Biên Bản Hủy Hóa Đơn Điện Tử – Chi Tiết Cách Lập

5. Cách hủy hóa đơn điện tử đã xuất

Bước 1: Chọn hóa đơn cần hủy

Bước 2: Điền ngày và lí do hủy hóa đơn

Bước 3: Chọn hủy hóa đơn

Bước 4: Nộp thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT

Như vậy có thể thấy phần mềm hóa đơn điện tử cho phép lập và xuất hóa đơn điện tử rất đơn giản và dễ dàng, tiết kiệm thời gian nên được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Vì vậy, để đạt hiệu quả cao trong công việc, các bạn cần nắm rõ quy trình cũng như quy định lập, xuất hóa đơn điện tử để tránh sai sót, rủi ro cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm:

• Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử
• Mẫu Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Điện Tử Đã Lập
• Trường hợp hóa đơn điện tử không cần đầy đủ nội dung
• Hoá đơn điện tử xác thực và những nội dung cần biết
• Hướng dẫn định dạng hóa đơn điện tử hợp lệ